12)
прием, экспедиционную
обработку, отправку документов осуществляет экспедитор (проверка целостности
конвертов, содержания; проверка наличия вложений; своевременности отправки
документов и т. д.);
13)
секретарь
принимает участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация
их технического обслуживания.
1.2.2.Виды
документации, существующей в ООО «КЭР»
В ООО «КЭР»
используются следующие виды документации:
1. Организационно
- распорядительная, в которую входят следующие группы документов:
- нормативные
документы: стандарты предприятия, руководство, методики;
- учредительные
документы: устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации в
государственных органах;
- распорядительные
документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;
- организационные
документы: структура и штатная численность, штатное расписание, положения
о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего
трудового распорядка;
- информационно
– справочная документация: акты, письма, справки, служебные и докладные
записки, протоколы, выписки из документов.
2. Плановая
документация: сметы, планы работ, закупок.
3. Отчетная
документация: отчеты по выполненным работам.
4. Документы по
личному составу: трудовые договоры, личные карточки, дела, трудовые книжки.
5. Документы по
снабжению и сбыту: накладные, договоры поставки, заявки на транспорт, акты.
6. Документы по
материально-техническому обеспечению: требования, заявки.
7. Финансово-бухгалтерские
документы: бухгалтерские балансы, отчеты, сметы, планы.
8. Договорная
документация: договоры, протоколы согласования, письма к договорам,
дополнительные соглашения.
1.2.3.Систематизация
документов: формирование дел,
информационно
справочный аппарат, хранение документов в ООО
«КЭР»
Согласно СТП
(стандарт предприятия) 1.02.02 (с изменениями от 01.10.2007 г.) вся поступающая
(создаваемая) в приемную документация регистрируется в журнале входящей
(исходящей) документации в «1С Предприятие» и
направляется на рассмотрение руководителю подразделения.
Ознакомление
заинтересованных работников с поступающей документацией осуществляется в
соответствии с визой руководителя, документация формируется в дела по видам:
-общие приказы,
-приказы о
командировании,
-распоряжения,
-стандарты
предприятия,
-телефонограммы,
-акты проверок,
-исходящая
документация,
-входящая
документация,
-нормативные
документы на оборудование,
-нормативные
документы на готовую продукцию,
Все дела
номеруются в соответствии с номенклатурой дел.
Лицо,
ответственное за предоставление необходимой информации и осуществляющее
контроль исполнения документов – секретарь. Секретарь контролирует
своевременность исполнения документов в соответствии с резолюцией руководителя.
На срочных, документах ставится отметка «Срочно», на документах с контрольными
сроками исполнения ставится отметка «Контроль», секретарь направляет документ
непосредственному исполнителю, получает информацию о перемещении и исполнении, доводит
до сведения руководителя.
Дела хранятся в
приемной, в специальных запирающихся шкафах в последовательности, закрепленной
номенклатурой дел. Экспертная комиссия не организуются, создаются комиссии по
мере надобности. Архив организации находится на стадии формирования. На документах,
отобранных для хранения в архив, на титульном листе, ставится надпись «Архив».
Дела, подлежащие долговременному и постоянному хранению, передаются в архив по
описям дел.
1.2.4.Потоки
движения документов7
В ООО «КЭР»
существует три основных потока документации:
·
Входящий
– документы,
поступающие в организацию (документы вышестоящей организации – ООО «КЭР -
Холдинг», органов власти и управления; документы подчиненных управлений и
производственных баз; документы несоподчиненных организаций; обращения
граждан).
·
Исходящий
– документы,
созданные в ООО «КЭР» и направляемые за пределы организации.
·
Внутренний
– документы,
создаваемые и используемые в ООО «КЭР».
Анализ
движения входящих документов:
Документы,
поступающие в организацию, проходят следующие этапы обработки (Приложение 2):
1)
Прием и
первичная обработка документов;
2)
предварительное
рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям (в
случае, если документы не подлежат регистрации, и если не требуют рассмотрения
руководством);
3)
регистрация
документов;
_________________________________
7 Стандарт
предприятия 01.02.2002 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией в подразделении; стандарт предприятия 01.08.2003 (с изменениями
от 01.10.2007 г.). Управление документацией внешнего происхождения;
4)
рассмотрение
руководством (наложение резолюции);
5)
направление
на исполнение (сначала документ с резолюцией возвращается секретарю, он
переносит резолюцию в регистрационный журнал);
6)
исполнение
и контроль исполнения;
7) помещение
исполненных документов в дело.
Анализ
движения исходящих документов (Приложение 3).
Документы,
направляемые за пределы организации, проходят следующие этапы обработки:
1)
Составление
черновика (с документом работает исполнитель);
2)
визирование
(внутреннее согласование);
3)
подписание
(утверждение) документов руководителем;
4)
регистрация
исходящих документов;
5)
отправка
исходящих документов;
6)
направление
исходящих документов в дело.
Анализ
движения внутренних документов.
На этапах
подготовки и оформления порядок работы с внутренним документом такой же, как и
с исходящим документом:
1) Составление
проекта документа (черновик) исполнителем;
2) проверка
правильности оформления проекта документа;
3) согласование
проекта документа;
4) подписание
(утверждение) документа руководителем;
5) регистрация
документа (регистрируются только документы по особо важным вопросам).
На этапах
исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой
же, как и с входящими документами:
1) Передача
документа исполнителю (снятие копий при наличии нескольких исполнителей);
2) контроль
исполнения документа;
3) исполнение
документа;
4) подшивка
(направление) исполненного документа в дело.
Если документ был
зарегистрирован при поступлении в организацию, а теперь он передается в другое
подразделение, в регистрационной карточке документа ставится отметка о его
направлении в это подразделение, а также сведения о решении данного вопроса (резолюция).
Если документ
создан внутри организации и предназначен для переписки между подразделениями
(служебная записка), то он регистрируется в журнале внутренней переписки с
указанием подразделения, которому предназначен данный документ. В «1 С» на
данный момент не создана регистрационная форма для внутренних документов.
После отметки в
журнале регистрации документы раскладываются в ячейки с названиями
подразделений, если работа ведется в системе «1С», создается список рассылки.
1.3.Определение
уровня автоматизации ДОУ объекта
Основной
технологический инструмент работы с документами – компьютеры, установленные на
рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с
выходом в Интернет.
В целях защиты
конфиденциальной информации организации, каждому пользователю определен личный
пароль при входе в систему компьютера.
Рабочие места
секретаря и делопроизводителя находятся в приемной. В приемной находится 2
компьютера, 2 принтера, 1 факс, 1 сканер, 1 копировально-множительный аппарат.
Блок-схема
компьютерной сети аппарата управления в
ООО
«КамЭнергоРемонт»
Локально-вычислительная
сеть
Руководитель Сервер
Отдел снабжения
Планово-сметный отдел
Технический отдел
ПК
Отдел по работе с персоналом
Отдел маркетинга
Финансовый отдел
Бухгалтерия
Приемная Отдел качества и
стандартизации
Таким образом, каждый
компьютер подключается к серверу, что обеспечивает быструю скорость передачи
данных, высокую надежность (например, при повреждении какого – либо кабеля вся
сеть продолжает работать).
Используемое аппаратное
обеспечение для сервера:
1)
Процессор
- Pentium 4 1.7 GHz/400MHz/256K BOX 478-PGA;
2)
материнская плата GigaByte GA-81RX S478 <i845D> AGP+SB Creative
CT5880;
3)
оперативная память - SAMSUNG DIMM 512 Mb SDRAM <PC-133>;
4)
венчестер (жесткий диск) – IDE Seagate 300,0 Gb ST3300831A (7200rpm) 8Mb;
5)
монитор – LG Flatron 776FM M/Media TCO”95;
6)
модем – PCI Zyxel Omni+;
7)
сетевая
карта – D-Link DFE-528TX PCI 10/100Mbit;
8)
клавиатура – А4 Tech KSB-21533RP A-Type RF keyboard;
9)
манипулятор типа – мышь –
PS/2 Genius Net Scroll Plus Traveler Red (оптическая);
10)
колонки – Genius SP-K10 200W PMPO.
Используемое аппаратное
обеспечение для клиентской части:
1)
Процессор
– Pentium III 1000EB /133MHz/256K FC-PGA;
2)
материнская
плата GigaByte GA-BX2000+Slot <443BX> AGP ATX UDMA66;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14
|