12)            прием, экспедиционную обработку, отправку  документов осуществляет экспедитор (проверка целостности конвертов, содержания; проверка наличия вложений; своевременности отправки документов и т. д.);

13)            секретарь принимает участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

  1.2.2.Виды документации, существующей в ООО «КЭР»

В ООО «КЭР» используются следующие виды документации:

1. Организационно - распорядительная, в которую входят следующие группы документов:

- нормативные документы: стандарты предприятия, руководство, методики;

- учредительные документы: устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации в государственных органах;

- распорядительные  документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;

- организационные документы:  структура и штатная численность, штатное расписание,  положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;

- информационно – справочная документация: акты, письма,  справки, служебные и докладные записки, протоколы, выписки из документов.

2. Плановая документация: сметы, планы работ, закупок.

3. Отчетная документация: отчеты по выполненным работам.

4. Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки, дела, трудовые книжки.

5. Документы по снабжению и сбыту: накладные, договоры поставки, заявки на транспорт, акты.

6. Документы по материально-техническому обеспечению: требования, заявки.

7. Финансово-бухгалтерские документы: бухгалтерские балансы, отчеты, сметы, планы.

8. Договорная документация: договоры, протоколы согласования, письма к договорам, дополнительные соглашения.

1.2.3.Систематизация документов: формирование дел,

информационно справочный аппарат, хранение документов в ООО

«КЭР»

Согласно СТП (стандарт предприятия) 1.02.02 (с изменениями от 01.10.2007 г.) вся поступающая (создаваемая) в приемную документация регистрируется в журнале входящей (исходящей) документации в                      «1С Предприятие»  и направляется на рассмотрение руководителю подразделения.

Ознакомление заинтересованных работников с поступающей документацией осуществляется в соответствии с визой руководителя, документация формируется в дела по видам:

-общие приказы,

-приказы о командировании,

-распоряжения,

-стандарты предприятия,

-телефонограммы,

-акты проверок,

-исходящая документация,

-входящая документация,

-нормативные документы на оборудование,

-нормативные документы на готовую продукцию,

Все дела номеруются в соответствии с номенклатурой дел.

Лицо, ответственное за предоставление необходимой информации и осуществляющее контроль исполнения документов – секретарь. Секретарь контролирует своевременность исполнения документов в соответствии с резолюцией руководителя. На срочных, документах ставится отметка «Срочно», на документах с контрольными сроками исполнения ставится отметка «Контроль», секретарь направляет документ непосредственному исполнителю, получает информацию о перемещении и исполнении, доводит до сведения руководителя.

Дела хранятся в приемной, в специальных запирающихся шкафах в последовательности, закрепленной номенклатурой дел. Экспертная комиссия не организуются, создаются  комиссии по мере надобности. Архив организации находится на стадии формирования. На документах, отобранных для хранения в архив, на титульном листе, ставится надпись «Архив». Дела, подлежащие долговременному и постоянному хранению, передаются в архив по описям дел.

  1.2.4.Потоки движения документов7

  В ООО «КЭР» существует три основных потока документации:

·                    Входящий – документы, поступающие в организацию (документы вышестоящей  организации – ООО «КЭР - Холдинг», органов власти и управления; документы подчиненных управлений и производственных баз; документы несоподчиненных организаций; обращения граждан).

·                    Исходящий – документы, созданные в ООО «КЭР» и направляемые за пределы организации.

·                    Внутренний – документы, создаваемые и используемые  в              ООО  «КЭР».

  Анализ движения входящих документов:

  Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы обработки (Приложение 2):

1)           Прием и первичная обработка документов;

2)           предварительное рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям (в случае, если документы не подлежат регистрации, и если не требуют рассмотрения руководством);

3)           регистрация документов;

_________________________________

7 Стандарт предприятия 01.02.2002 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией в подразделении; стандарт предприятия  01.08.2003 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией  внешнего происхождения;

4)           рассмотрение руководством (наложение резолюции);

5)           направление на исполнение (сначала документ с резолюцией возвращается секретарю, он переносит резолюцию в регистрационный журнал);

6)           исполнение и контроль исполнения;

7) помещение исполненных документов в дело.

Анализ движения исходящих документов (Приложение 3).

Документы, направляемые за пределы организации, проходят следующие этапы обработки:

1)           Составление черновика (с документом работает исполнитель);

2)           визирование (внутреннее согласование);

3)           подписание (утверждение) документов руководителем;

4)           регистрация исходящих документов;

5)           отправка исходящих документов;

6)           направление исходящих документов в дело.

Анализ движения внутренних документов.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренним документом такой же, как и с исходящим документом:

 1) Составление проекта документа (черновик) исполнителем;

 2) проверка правильности оформления проекта документа;

 3) согласование проекта документа;

 4) подписание (утверждение) документа руководителем;

 5) регистрация документа (регистрируются только документы по особо важным вопросам).

  На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

1) Передача документа исполнителю (снятие копий при наличии нескольких исполнителей);

2) контроль исполнения документа;

3) исполнение документа;

4) подшивка (направление) исполненного документа в дело.

Если документ был зарегистрирован при поступлении в организацию, а теперь он передается в другое подразделение, в  регистрационной карточке документа ставится отметка о его направлении в это подразделение, а также сведения о решении данного вопроса (резолюция).

Если документ создан внутри организации и предназначен для переписки между подразделениями (служебная записка), то он регистрируется в журнале внутренней переписки с указанием подразделения, которому предназначен данный документ. В «1 С» на данный  момент не создана регистрационная форма для внутренних документов.

После отметки в журнале регистрации документы раскладываются в ячейки с названиями подразделений, если работа ведется в системе «1С»,  создается список рассылки.

  1.3.Определение уровня автоматизации ДОУ объекта

  Основной технологический  инструмент работы с документами – компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет.

  В целях защиты конфиденциальной информации организации, каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера.

  Рабочие места секретаря и делопроизводителя находятся в приемной. В приемной находится 2 компьютера, 2 принтера, 1 факс, 1 сканер, 1 копировально-множительный аппарат.

Блок-схема компьютерной сети аппарата управления в

ООО «КамЭнергоРемонт»

Локально-вычислительная сеть

Руководитель                                                                    Сервер                                                    Отдел снабжения

Планово-сметный отдел                                                                                             Технический  отдел

			свитч		свитч		ПК
	ПК

 

ПК

Отдел по работе с персоналом                                                                                   Отдел маркетинга

Финансовый отдел                                                                                                               Бухгалтерия

                                                              Приемная                                        Отдел качества и стандартизации

	свитч						свитч

 

  Таким образом, каждый компьютер подключается к серверу, что обеспечивает быструю скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении какого – либо кабеля вся сеть продолжает работать).

  Используемое аппаратное обеспечение для сервера:

1)                          Процессор - Pentium 4 1.7 GHz/400MHz/256K BOX 478-PGA;

2)                          материнская плата GigaByte GA-81RX S478 <i845D> AGP+SB Creative CT5880;

3)                          оперативная память - SAMSUNG DIMM 512 Mb SDRAM <PC-133>;

4)                          венчестер (жесткий диск) – IDE Seagate 300,0 Gb ST3300831A (7200rpm) 8Mb;

5)                          монитор – LG Flatron 776FM M/Media TCO”95;

6)                          модем – PCI Zyxel Omni+;

7)                          сетевая карта – D-Link DFE-528TX PCI 10/100Mbit;

8)                          клавиатура – А4 Tech KSB-21533RP A-Type RF keyboard;

9)                          манипулятор типа – мышь – PS/2 Genius Net Scroll Plus Traveler Red (оптическая);

10)                      колонки – Genius SP-K10 200W PMPO.

  Используемое аппаратное обеспечение для клиентской части:

1)                          Процессор – Pentium III 1000EB /133MHz/256K FC-PGA;

2)                          материнская плата GigaByte GA-BX2000+Slot <443BX> AGP ATX UDMA66;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14