·     приложения к данному документу (например, план работ к договору);

·     документы-основания (приказ/распоряжение и служебная записка, на основании которой он создан);

·     составные части сложного документа;

·     и т.п.

Документы, относящиеся к одной теме, но не имеющие прямой зависимости, рекомендуется складывать в одну папку, но не связывать.

Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП)

  Основное назначение ЭЦП – защитить от изменения утвержденное (согласованное) содержание электронного документа и подтвердить факт правомочности данного документа. Соответственно, наличие ЭЦП не позволяет изменять подписанную версию документа никому из пользователей (включая администратора и автора документа), не зависимо от прав доступа. Поэтому подписываться должны только согласованные документы, которые больше не должны изменяться. При необходимости внесения изменений в подписанный ЭЦП документ, нужно создать новую версию документа (поскольку снять ЭЦП невозможно).ЭЦП, соответствующую подписи на бумажном документе, может ставить либо лицо, имеющее право подписания документа, либо лицо, имеющее полномочия для проставления ЭЦП (например, ЭЦП руководителя может ставить секретарь при наличии подписи руководителя на бумажном документе).

  Для повышения безопасности закрытый ключ устанавливается только на компьютере, закрепленном за пользователем, являющимся владельцем сертификата ключа подписи. Соответственно все документы пользователем могут быть подписаны только с данного компьютера.

  Открытый ключ ЭПЦ хранится в системе  и доступен всем пользователям системы.

Порядок преобразования бумажного документа в электронный и обратно

Перевод бумажного документа в систему осуществляет тот пользователь, который первый применяет его в работе (создает задачу с его вложением) либо хранит данный документ (за предоставлением информации из данного документа будут обращаться к нему). При необходимости подтверждения соответствия электронного документа бумажному оригиналу, может использоваться электронно-цифровая подпись.

Печатает исходящий или внутренний бумажный документ тот сотрудник, который его создал. Если электронный документ уже был подписан ЭЦП, то для подтверждения соответствия бумажной копии электронному документу на бумажном экземпляре может указываться виза «Копия верна» лица, распечатавшего документ.

В случае необходимости указания на бумажной копии документа факта подписания ЭЦП лицо, распечатавшее документ, подтверждает его визой «Подпись верна», а также указывает автора и дату ЭЦП (для этого необходимо убедиться не только в наличии ЭЦП, но проверить сведения о подписи и ее достоверность).

  Ответственность за соответствие бумажного и электронного документов несет лицо, осуществившее перевод документа из одной формы в другую.

Организация работы с папками

  Порядок использования папок для хранения документов

  Для эффективного использования папок (как личных, так и общих) необходимо придерживаться следующих рекомендаций:

·     количество элементов в папке должно быть таким, чтобы помещаться на один экран Проводника документов и задач. Это сделает работу более удобной. Регулировать количество элементов можно выделением вложенных папок;

·     пользователь должен также поместить ссылку на данный документ в соответствующей общей папке, если данный документ может потребоваться для работы другим пользователям;

·     за каждую папку должен быть назначен один ответственный, который будет проводить контроль и оптимизацию размещенных в папке документов;

·     за размещение документов в папках отвечает пользователь, создавший документ (для исходящих и внутренних документов), или пользователь, получивший документ для исполнения (для входящих документов);

·     поскольку ссылка на один и тот же документ может находиться в нескольких папках, то папки следует создавать в различных разрезах, чтобы расширить возможности поиска (например, папка по конкретному проводимому мероприятию, куда собрать ссылки на документы разных отделов). Однако чтобы не затруднять раскладывание документов по папкам лучше использовать группировку папок;

·     для удобства работы по временным проектам рекомендуется создавать папки с подборками документов из других папок. В дальнейшем такие папки можно будет удалить (так как в папке хранятся не сами объекты, а только ссылки на них, то удаление папки повлечет за собой только удаление ссылок, расположенных в ней);

·     название папки должно быть содержательным само по себе, а не только в контексте конкретной папки. Это позволит правильно оценить ее содержание при обращении к ней через поиск папок;

·     название папки должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную (однотипную) сортировку подпапок внутри одной папки;

·     иностранные (английские) названия необходимо писать без перевода, или перевод указывать в скобках. Например, Petrol (Петрол).

Порядок назначения прав доступа к папке

  Права доступа пользователей к папке следует делать менее жесткими, нежели к документам, т.к. папки носят более общий характер, нежели конкретный документ, и могут потребоваться большему числу пользователей. Отсутствие доступа к папке затруднит поиск, но не повысит конфиденциальность, поскольку на документы права задаются отдельно. Однако за папку всегда должен быть назначен один ответственный.При назначении прав доступа к папке рекомендуется придерживаться следующих правил:

·     права на просмотр папки необходимо давать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме (в большинстве случаев – всем пользователям системы);

·     права на изменение папки необходимо давать тем пользователям, которые могут пополнять ее содержимое;

·     полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки.

Правила использования папок для хранения заданий

  Папки для хранения заданий, как правило, являются личными папками пользователя. Их основное назначение: разделять задачи по темам, срочности, месту выполнения и т.п. Например, можно рекомендовать выделение следующих папок:

·     наиболее важные для исполнения задания;

·     наиболее важные задачи, переданные исполнителям и находящиеся на контроле;

·     сборник заданий, находящихся в работе у подчиненных (ссылки на папки «Входящие» сотрудников отдела);

·     отложенные задания без указания срока исполнения;

·     и т.п.

Порядок формирования и примеры использования заданий

  Задания используются для выдачи и контроля исполнения поручений, а также для согласований и обсуждений отдельных документов и вопросов.

  На основании задания можно сократить время на выдачу заданий, сохранить историю и описание выполнения, обеспечить гарантированное выполнение необходимых работ и оценить загрузку персонала. Маршруты движения заданий могут быть самыми различными и отражать как вертикальные, так и горизонтальные связи внутри организации:

·     от начальника – подчиненному;

·     от начальника одного подразделения – начальнику другого подразделения;

·     от сотрудника одного подразделения – сотрудника другого подразделения (с уведомлением начальника подразделения исполнителя);

·     от руководителя одного филиала – руководителю другого филиала или головной организации (и обратно);

·     от подчиненного – начальнику подразделения;

·     и т.д.

  Результаты выполнения заданий могут быть любыми, но должны быть контролируемыми:

·     подготовка документа или проекта документа;

·     выполнение конкретных физических действий (ремонт дверного замка, проведение ревизии и т.п.);

·     высказывание замечаний к рецензируемому документу;

·     отметка согласования или ознакомления с документом;

·     и т.д.

  Для повышения эффективности работы не рекомендуется формализовать каждый шаг общения сотрудников и создавать лишние задания. Например, не стоит создавать задания  на:

·     постоянные функциональные обязанности сотрудника (бухгалтеру – напечатать платежные документы);

·     простые действия, которые коротко формулируются и выполняются в течение дня (найти и распечатать конкретный документ, перезвонить партнеру и др.);

·     и т.п.

Определение маршрута задания

  Маршрут по заданию может быть параллельным, последовательным или сложным.

  Параллельный маршрут используется  в том случае, если порядок выполнения заданий исполнителями не имеет значения (например, ознакомление с документом).

  Последовательный маршрут используется тогда, когда исполнители должны получать задания только в определенной последовательности (например, один сотрудник проверяет результаты другого или документ согласовывается с учетом иерархии руководителей).

  Сложная маршрутизация используется тогда, когда необходимо в одном задании сделать часть заданий последовательно, а часть параллельно.   Кроме того, можно задать последовательность получения заданий для каждого исполнителя и условия приема задания.

  Если по ходу выполнения задания необходимо получать уведомление о каждом выполненном задании, то в параметрах задания маршрута необходимо установить галочку в поле Уведомления об этапах.

  В качестве наблюдателей заданий могут выступать:

·     все сотрудники, которые не принимают непосредственного участия в выполнении задания, но должны быть в курсе работ, определенных заданием;

·     исполнители данного задания, которые получат свои задания в последовательности, определенной маршрутом (при последовательной маршрутизации), но которым необходимо знать, что работы по заданию уже ведутся.

  Если задание адресуется напрямую исполнителю другого подразделения, то его руководитель обязательно должен быть указан в качестве наблюдателя к заданию.

  Для соблюдения принятых регламентов и упрощения работы необходимо использовать, соответствующие настроенные типовые маршруты.

Использование подзаданий

Подзадания создаются в том случае, если для выполнения полученного задания необходимо привлечение других сотрудников или проведение дополнительных процедур.

Примеры использования подзаданий:

·     задание поступает начальнику подразделения, а он создает подзадачу своему подчиненному или подчиненным;

·     для выполнения задания надо задать уточняющий вопрос инициатору (если вопрос не значительный, то лучше это сделать устно);

·     нужно отправить на согласование инициатору проект документа, который создается по его заданию;

·     наблюдатель в рамках задачи вносит уточняющие уведомления или задания.

  При создании подзадания лучше не менять название ведущего задания, но дописывать в конец темы пояснения.

  Результат выполнения должен быть отражен в задании (вложена ссылка на подготовленный документ, в тексте задания описаны выполненные действия и способы решений или приложен отчет о проведенной работе).

  Если в ходе выполнения работ по заданию необходимость их выполнения отпала, инициатор может прекратить задачу на любом этапе ее выполнения.

Способы контроля исполнения

  Контролировать выполнение поставленных заданий и полученных заданий рекомендуется одним из следующих способов:

·     с помощью закладки Состояние (по конкретному заданию);

·     с помощью содержимого папок Входящие/Исходящие (своих, подчиненных и замещаемых);

·     с помощью графической схемы маршрута (серым цветом на схеме отображаются пройденные этапы задачи; зеленым – этапы, на которых задача находится в настоящей момент; этапы, задания по которым еще не получены, не выделяются);

·     с помощью специальных поисков (Поиск/Входящие незавершенные задания  и  Поиск/Исходящие незавершенные задачи); 

·     с помощью аналитических отчетов.

Замещение лица, ответственного за организацию документационного обеспечения управления на предприятии и в подразделении

  На время отсутствия сотрудника (болезнь, отпуск, командировка) может быть назначен замещающий его сотрудник. Назначение замещающего производится путем указания создания записи в справочнике замещение пользователей. В справочнике заполняются необходимые параметры: Замещающий, Замещаемый, период и тип замещения. По истечению периода замещение автоматически снимается.

  Замещающий автоматически получает те же права на документы и задачи, что и замещаемый (даже если это явно не указано в правах доступа к документу или задаче, исключение составляют зашифрованные документы).

  Тип замещения имеет значения: «Полное», «Ассистент».

  Если указать тип замещения «Ассистент», то замещающий получает права замещаемого на объекты системы, за исключением зашифрованных объектов (документы, задачи, задания, папки). Данный тип замещения удобно использовать для руководителей отделов, чтобы они имели доступ к информации всего отдела.

  При полном замещении функции замещаемого полностью переходят на замещающего. Поэтому, кроме наследования прав доступа, в папках «Входящие» и «Исходящие» замещающего автоматически появляются ссылки на папки «Входящие» и «Исходящие» замещаемого. С помощью этих папок замещающий может контролировать и выполнять задания замещаемого. Кроме того, замещающий с типом замещения «Полное» получает уведомления о приходе новых заданий замещаемого.  При окончании периода действия замещения ссылки на папки автоматически будут удалены.

Правила  работы с бумажными документами

Делопроизводитель должен обеспечивать работу с входящими и исходящими документами организации: обработка, сортировка, регистрация, передача документов внутри предприятия, ознакомление с документами. Так же к функциям делопроизводителя относятся: создание и ведение номенклатуры дел, регистрация документов в автоматизированной системе, организация рассмотрения документов у руководства, контроль исполнения документов и пр.

Создание номенклатуры дел

  Номенклатура дел организации должна пересматриваться и утверждаться ежегодно.

  Список записей в справочнике номенклатура дел в системе должен соответствовать бумажным папкам для хранения документов на бумажных носителях.

  Создание номенклатуры дел предприятия  возлагается на делопроизводителя

Ведение журналов регистрации

  Перечень журналов регистраций в организации должен пересматриваться и утверждаться ежегодно вместе с номенклатурой дел.

  Список записей справочника журналы регистрации в системе должен соответствовать утвержденному перечню журналов.

  Формат регистрационных номеров задается для каждого  журнала в соответствии с правилами, принятыми на предприятии.

  Создание и ведение журналов регистрации возлагается на делопроизводителя.

Порядок сканирования бумажных документов

  При регистрации бумажных документов осуществляется перевод этих документов в электронный вид (сканирование). Исключение составляют:

·     Многостраничные бумажные отчеты.  Документы, поступающие в организацию в бумажном виде, и состоящие более чем из 15-ти страниц. Такие документы в систему не заносятся, а только регистрируются через РКК, чтобы контролировать местонахождения документа;

·     нерегистрируемые документы. Документы, поступающие в организацию в бумажном виде, но не имеющие непосредственного отношения к деятельности организации (рекламные материалы, книги и т.п.).

Выдача/возврат бумажных документов

  При выдаче оригинала бумажного документа обязательно должна производиться отметка на закладке «Местонахождение» в РКК данного документа с указанием текущего местонахождения документа, датой выдачи и признаком необходимости возврата.

  При возврате бумажного документа производится отметка в РКК с указанием даты возврата документа.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14