4.    Оформление документации на закупки.

Документация содержит четкие данные, отражающие характер закупаемой продукции в т.ч.:

-              точное наименование продукции в соответствии с НД (ТУ, ГОСТ)

-              требования к упаковке

-              дополнительные требования к качеству (при необходимости)

-              требования по наличию и составу сопроводительной документации, включая идентификационные коды (для импортных комплектующих)

5.                Оформление контракта на закупку.

5.1.                Оформление заявки на продукцию.

Начальник бюро, инженер ОМТС, ОВК оформляет заказ в установленной форме.

5.2.                Регистрация заявок.

Начальник бюро, инженер ОМТС, ОВК регистрирует заявки в журнале регистрации заявок.

5.3.               Отправка заявок в адрес поставщика.

В заявках указывается срок, в течение которого поставщик должен отправить предприятию ОАО «СТАР» проект договора или уведомление об отказе в поставке продукции. Отправка оформленных заявок производится через канцелярию в соответствии с СТП 4.5.11 «Делопроизводство несекретное. Организация и ведение».

5.4.                     Подтверждение принятия заявок. Поступление проекта контракта.

В подтверждение принятия заявок поставщик отправляет проект контракта. Если в течение указанного срока от поставщика не поступил проект договора или уведомление об отказе в поставке продукции, то это воспринимается как отказ в поставке продукции.

5.5.                     Выбор другого поставщика.

Из реестра поставщиков производится выбор другого поставщика.

5.6.                     Регистрация проекта.

Поступивший проект контракта регистрируется в журнале.

5.7.                     Согласование проекта с отделами и службами предприятия.

В согласовании участвуют: ПЭО, ЮБ, бухгалтерия.

5.8.                     Решение подразделений относительно условий контракта.

Письменно в виде резолюций вносятся изменения или отклонения к условиям контракта.

5.9.                     Утверждение контракта.

В случае положительного решения подразделений относительно условий контракта, директор, путем подписания утверждает контракт.

5.10.          Отправка контракта.

Подписанный директором контракт отправляется поставщику. Контракт отправляется через канцелярию в соответствии с СТП 4.5.11 «Делопроизводство несекретное. Организация и ведение».

5.11.          Составление протокола разногласий к проекту контракта.

В случае несоответствия условий контракта требованиям ОАО «СТАР», составляется протокол разногласий. Письменно в двух экземплярах.

5.12.          Утверждение протокола разногласий.

Протокол разногласий утверждается директором завода.

5.13.          Отправка протокола разногласий поставщику.

Через канцелярию протокол разногласий отправляется к поставщику.

5.14.    Поступление контракта.

Пересмотренный контракт поступает от поставщика.

5.15.    Проверка контракта.

Пересмотренный контракт анализируется в порядке изложенном выше.

5.16.    Утверждение контракта.

В случае соответствия контракта требованиям предприятия, контракт подписывается директором завода.

6.    Оплата и доставка закупленной продукции.

Оплата и доставка закупленной продукции определяется условиями контракта.

7.    Входной контроль и испытания закупленной продукции.

Входной контроль продукции проводится по инструкциям, разработанным службами конструкторских отделов, ОГМет, ТОЭ, в которых должны быть указаны:

-              виды продукции подлежащих входному контролю

-              обозначения НД и ТД на виды продукции

-              проверяемые параметры

-              методы проверки (НД и ТД)

-              указания о дополнительной маркировке продукции, прошедшей входной контроль (только для ИЭТ, черных и цветных металлов)

-              процент выборки от партии при входном контроле - периодичность контроля (только для продукции, допускающей перепроверку после окончания гарантийного срока годности)

-              специальные защитные меры, применяемые при проведении входного контроля

-              применяемое оборудование, если оно не указано в НД и ТД на продукцию

Разрешается проведение входного контроля по решениям и служебным запискам конструкторских отделов. В решениях или служебных записках указывают только те параметры, для проверки которых на предприятии имеется контрольно-измерительное оборудование. Решения или служебные записки действуют в течение того года, в котором они были выпущены, если в них не указан иной срок действия.

Входной контроль по  импортной элементной базе должен проводиться по инструкциям либо решениям, оформляемым разработчиком

Поступающая на предприятие продукция вместе с сопроводительной документацией предъявляется работниками ОМТС и ОВК на входной контроль в БВК. Предъявление продукции производится в таре изготовителя.

Погрузо-разгрузочные работы, а также операции распаковки-упаковки, необходимые при входном контроле материалов проводят работники ОМТС.

Входной контроль производится в сроки, не превышающие гарантийный срок хранения продукции на складах, если не оговорен другой срок.

Результаты входного контроля продукции заносятся работниками БВП в журналы по типам продукции, ставится личное клеймо работника БВП и дата проверки. Необходимость дополнительного маркирования проверенной в БВП продукции определяется инструкциями по входному контролю. Срок хранения журнала учета – не менее 10 лет для всей продукции.

Необходимыми средствами индивидуальной защиты, а также приспособлениями (весла для перемешивания и т.д.) и тарой (банки и т.д.) для взятия проб продукции контролеров БВП обеспечивает ОМТС.

Проверенная и признанная годной продукция возвращается на склады ОМТС, ОВК в таре, в которой была на момент предъявления в БВП, и храниться отдельно от продукции, не прошедшей входной контроль.

Сопроводительная документация на КИ и ИЭТ с отметкой БВП возвращается на склад ОВК. Сопроводительная документация на прочую продукцию, прошедшую входной контроль, храниться в БВП. Сроки хранения сопроводительной документации на металлы, химикаты, электроизоляционные, горюче-смазочные и разные материалы – 15 лет.

Ответственность за соблюдение правил хранения продукции в соответствии с требованиями НД  и ТД за выдачу и производство забракованной или не прошедшей входной контроль продукции и за возникший в результате этого брак несет конкретный работник ОМТС или ОВК. За своевременной изоляцией забракованной продукции следят работники складов ОМТС и ОВК

9.    Выдача разрешения на использование закупленной продукции.

Выдача разрешения на использование закупленной продукции по результатам входного контроля.

10.                      В случае выявления брака, действовать в соответствии с требованиями  СТП 4.10.01 «Входной контроль материалов полуфабрикатов и комплектующих изделий»

11.                      Хранение.

Условия хранения материалов, полуфабрикатов, сырья и комплектующих изделий на складах должны соответствовать требованиям нормативной документации (НД). Временное изменение условий хранения на определенный срок допускается только при оформлении решения, согласованного с ОТК и ПЗ.

Все материалы, сырье и комплектующие изделия поступают на склады в упаковке соответствующей ОСТу, ГОСТ, ТУ заводов- изготовителей.

Складские рабочие освобождают материалы и комплектующие от упаковки и укладывают в стеллажи предварительного хранения.

Работники склада за 1,5 - 2 месяца до окончания срока хранения материалов, сырья и комплектующих изделий с ограниченными сроками хранения, сообщают в ОМТС, ОВК для принятия мер по их использованию в производстве или реализации.

Материалы, полуфабрикаты, сырье и комплектующие изделия с истекшим гарантийным сроком складского хранения подлежат изоляции в течение суток в отдельном помещении. Могут быть допущены к использованию в производстве по ведомости отступления или решению, согласованным (при необходимости) с ПЗ только после проверки их на соответствие требованиям НД с положительным результатом.

12.                      Использование продукции.

Выдача в производство материалов, полуфабрикатов, сырья и комплектующих, признанных годными по результатам входного контроля, производится складом.

Цеха-потребители материалов, полуфабрикатов, сырья и комплектующих изделий подают требования на склады за 2 – 3 дня до их получения.

Перед выдачей в производство, контролер сверяет соответствие марки, сертификата материала, спецификации, номера ГОСТ, ОСТ или ТУ по биркам и маркировке на материале, полуфабрикате, сырье и комплектующих изделиях, проверяет гарантийные сроки хранения и заключение по результатам входного контроля.

Материалы, полуфабрикаты, сырье и комплектующие изделия кладовщики выдают в присутствии контролера. Транспортирование материалов, полуфабрикатов, сырья и комплектующих изделий транспортными средствами должно обеспечивать сохранность груза и защиту его от атмосферных осадков.

Транспортирование комплектующих ЭРИ со склада ОВК производится в заводской упаковке (большие партии), а маленькие партии с использованием фольги.

Ответственность за порядок выдачи материалов, полуфабрикатов, сырья и комплектующих изделий в соответствии с НД, настоящим стандартом, несет начальник складского хозяйства.

4.1.7          Индикаторы процесса «Закупки».