К документам внешнего происхождения отнесены: законодательная документация; нормативная документация.

Законодательные документы (законы, правовые документы, указы, постановления и т. д.) на предприятии могут отслеживаться путем:

–          организации приобретения и подписки;

–          еженедельного обновления и изучения юридической программы «Гарант».

–          изучения официальных изданий газет и журналов, соответствующих разделов Интернета.

Нормативные документы делятся на контрольные и рабочие (копии). Контрольные экземпляры должны храниться в архиве предприятия.

К технологический документации относят: технологические инструкции; технологические схемы; правила организации и ведения технологического процесса.

Потребность в разработке и внесении изменений в технологическую документацию должен определять механик на момент внедрения требований нормативной документации; внедрения и модернизации оборудования; разработке новых видов услуг.

Проверка данных видов документов должно проводиться не реже 1 раза в год.

Изменения вносятся путем полной переработки. Отмененные документы изымаются из производства и подлежат утилизации.

К организационно-распорядительной документации относятся:

–          организационная структура предприятия;

–          должностные инструкции, производственная инструкция;

–          приказы распоряжения, служебные записки; внешняя и внутренняя переписка.

Изменения в организационную структуру вносятся путем пересмотра на основании решения собрания акционеров или приказа Генерального директора.

Должностные инструкции определяют квалификационные требования, обязанности, права, ответственность специалистов и работников, в зависимости от их ранга.

Ознакомление персонала со своей должностной инструкцией должно осуществляться в период приема на работу и при внесении изменения путем нанесения надписи «с инструкцией ознакомлен дата и подпись» на должностной инструкции.

Контрольные экземпляры должны находиться в архиве предприятия.

Внесение изменений осуществляется в случае:

–          изменения целей и задач подразделения;

–          изменения структуры подразделения;

–          изменения функциональных обязанностей и др..

Изменения должно вноситься рукописным способом, не более 3-х изменений, после чего инструкция перерабатывается. Актуализация инструкций должно осуществляться руководителем подразделения не реже 1 раза в год.

Управление распорядительными документами (приказами, распоряжениями, служебными записками, документами по переписке) осуществляется согласно требований нормативной документации по делопроизводству.

Управление финансовыми документами осуществляет финансовый директор (главный бухгалтер) согласно документов бухгалтерского, налогового учета.

Контроль за исполнением установленных требований к управлению документацией осуществляется в период внутреннего аудита, при внеплановых проверках.

В управляемых условиях находятся все данные о качестве, которые подтверждают достижение установленного качества услуг, оборудования, средств измерений, квалифицированных кадров и результативности и эффективности функционирования системы менеджмента качества.

Записи о качестве могут существовать в виде:

–          данных для анализа системы менеджмента качества со стороны руководства;

–          данных анализа соответствия требований к услугам;

–          данных о соответствии процессов критериям результативности и эффективности;

–          входных данных для проекта;

–          выходных данных для проекта;

–          данных анализа, верификации и валидации проекта разработки новых видов услуг;

–          данных по внесению изменений в проект;

–          результатов оценки поставщиков и выбора поставщиков;

–          данных о качестве продукции поставщиков;

–          результатов входного контроля;

–          результатов контроля в процессе производства;

–          результатов окончательного контроля услуг;

–          результатов поверки и контроля;

–          отчетов о затратах на качество;

–          данных по планированию, отчетов о проверках (внутренние и внешние аудиты), рабочих записей;

–          данных о несоответствиях услуг и ремонтных работах;

–          данных по изучению причин услуг несоответствующего качества, процесса, системы менеджмента качества;

–          данных по корректирующим и предупреждающим действиям;

–          данных от потребителя (претензии, рекламации, протоколы и др.); проверочных данных;

–          результатов анализа контракта;

–          данных об образовании, подготовке кадров;

–          данных об идентификации и подготовки данных о качестве.

Данные о качестве могут использоваться при:

–          оценке эффективности системы менеджмента качества;

–          аттестации персонала;

–          оценке поставщиков;

–          сертификации; подтверждении результатов испытаний.

Формы документов, в которых зарегистрированы данные о количестве, могут представляться в виде:

–          журналов;

–          отчетов;

–          протоколов;

–          мероприятий;

–          справок;

–          отчетов;

–          служебных записок и др.

Данные на предприятии могут быть представлены как в бумажном, так и электронном виде.

Каждое подразделение, проводящее сбор данных о качестве, должно обеспечивать:

–          четкость и разборчивость записей;

–          индексацию информации по видам и по контрольным точкам;

–          оперативный поиск информации;

–          хранение зарегистрированных данных;

–          предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей;

–          устранение.

Ответственность за организацию функционирования и соблюдения процесса управления документами, содержащими данные о качестве, возлагается на генерального директора. Ответственность за достоверность информации, идентификацию, учет, хранение и изъятие документов с зарегистрированными данными о качестве возлагается на руководители подразделений. Место хранения архивируемой документации должен определять руководитель подразделения, при этом он обеспечивает:

–          соответствие условий хранения требованиям, исключающим порчу или утерю носителей;

–          информации;

–          несанкционированный доступ.

Ответственные за хранение документации комплектуют и подготавливают ее соответствующим образом:

–          обеспечивают рациональное размещение и быстрое нахождение нужной информации;

–          по истечению срока хранения зарегистрированные данные подлежат устранению (аннулированию).

Документы поставщиков по качеству подлежат идентификации, сбору, надлежащему хранению и изъятию таким же образом, как и документы по качеству, подготовленные предприятием.

3.3. Менеджмент ресурсов

Для обеспечения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества, реализации Политики в области качества на предприятии должны выделяться необходимые ресурсы: человеческие; инфраструктура; производственная среда; финансовые.

Определение потребности в ресурсах необходимо определять на начало года в организационно-технических мероприятиях и дополнительно по результатам корректирующих, предупреждающих действий, анализе системы менеджмента качества.

Управление ресурсами должно осуществляться руководством предприятия для повышения максимального удовлетворения требований - потребителей путем выполнения, функционированием системы менеджмента качества, постоянного повышения результативности и эффективности.

Человеческие ресурсы. Для выполнения задач и функций, возложенных на структурные подразделения предприятия, подбираются работники с соответствующим образованием, квалификацией, личными качествами, годными по состоянию здоровья, которые используют свои знания и способности для реализации целей.

Требования к компетенции и осведомленности персонала определены в должностных инструкциях и должно подтверждаться результатами аттестации.

Подготовка персонала направлена на обучение всех категорий работающих приемам и методам, необходимым для качественной работы на конкретном рабочем месте.

Подготовка и повышение квалификации персонала, в том числе и новых работников, способствует пониманию Политики в области качества, а также освоению методов и средств, обеспечивающих полноценное участие персонала в функционировании системы менеджмента качества. Подготовка кадров должна осуществляться на основе определения потребностей в подготовке кадров по категориям работающих:

–          руководящий (административно-управленческий) персонал;

–          технический персонал;

–          руководители производственных подразделений;

–          производственный персонал.

Обучение персонал в ООО «ЧелябТрансАвто-3» может осуществляться по пяти направлениям:

–          подготовка новых рабочих;

–          переподготовка;

–          обучение вторым (смежным) профессиям;

–          повышение квалификации рабочих;

–          повышение квалификации руководителей и специалистов.

Ответственность за своевременное обучение своих работников несут руководители подразделений.

Критериями оценки результативности и эффективности подготовки кадров является обеспеченность структурных подразделений высококвалифицированными кадрами.

Инфраструктура. Для достижения соответствия установленных требований к услугам, на предприятии имеется и поддерживается в рабочем состоянии инфраструктура, которая обеспечена необходимыми ресурсами. Инфраструктура включает в себя:

–          здания (ремонтно-строительный участок);

–          оборудование для процессов;

–          информационные ресурсы.

Порядок работ по обслуживанию оборудования представлен в табл. 6.

Таблица 6

Обслуживание оборудования