В разделе «Общие
положения» указывают полное официальное наименование подразделения, чем оно
руководствуется в своей деятельности, кто возглавляет и кому подчиняется,
порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения,
наличие печати.
В разделе
«Основные задачи» перечисляют основные проблемы, решаемые подразделением.
В разделе
«Функции» указывают действия или виды работ, которые обязано выполнять
подразделение для решения поставленных перед ним задач. Функции должны
полностью отражать специфику деятельности подразделения.
В разделе «Права»
перечисляют права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.
В разделе
«Ответственность» устанавливают виды дисциплинарной, административной, а при
необходимости и уголовной ответственности, которую могут нести работники в
случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе
«Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки
подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими
подразделениями и организациями оно взаимодействует, какую информацию получает
и представляет, периодичность т сроки; в каком порядке и кем рассматриваются
возникающие разногласия.
Должностная
инструкция - документ,
издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового
положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий
условия для его эффективной работы (приложение В).
Должностные
инструкции разрабатывают на все должности, предусмотренные штатным расписанием.
Их оформляют на общем бланке организации.
Обязательные
реквизиты следующие: наименования организации, структурного подразделения,
дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф
утверждения.
Должностную
инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает
руководитель организации. Визируют ее руководители заинтересованных
подразделений и юридическая служба (юрист), а также другие должностные лица, от
действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции
является дата ее утверждения.
Должностная
инструкция состоит из следующих разделов:
1.
Общие
положения.
2.
Должностные
обязанности.
3.
Права.
4.
Ответственность.
Раздел «Общие
положения» включает: наименование должности с обозначением структурного
подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения и
освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других
документов, которыми руководствуется работник на данной должности;
квалифицированные требования (уровень образования, стаж работы и т. Д.);
требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.
В разделе
«Должностные обязанности» определяется конкретное содержание деятельности
работника, перечисляют виды работ, выполняемых им на данной должности, характер
выполняемых действий («руководит», «утверждает», «рассматривает», «выполняет» и
т. д.).
В разделе «Права»
устанавливают полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на
него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по
конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках
предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю;
представительствовать от имени подразделения или предприятия в других
организациях; участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы,
относящиеся к его ведению; запрашивать необходимую для работы информацию
(статистическую, экономическую и др.), а также требовать определенных действий
от других работников и др.
В разделе
«Ответственность» определяют критерии оценки работы и меру персональной
ответственности работника. Критерии оценки – объективные показатели,
характеризующие качество и своевременное выполнения работы. Ответственность
работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может
быть дисциплинарной, административной или уголовной.
Штатное
расписание – документ,
определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации
с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием
разряда по Единой тарифной сетке).
Штатное
расписание оформляют на стандартных листах формата А4 альбомной ориентации с
нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, вид документа,
дата, номер документа, место составления заголовок к тексту, подпись, гриф
утверждения. В заголовке к тексту указывают год, на который составлено штатное
расписание. Штатное расписание составляется в табличной форме ( приложение Г).
В текстовой части
документа указывают коды и наименования структурных подразделений и должностей,
число единиц по штату, должностные оклады, надбавки и месячный фонд заработной
платы по должностным окладам.
Штатное
расписание визирует главный бухгалтер, подписывает заместитель руководителя и
утверждает руководитель организации с заверением печатью на грифе утверждения.
Структуру и
штатную численность подразделения определяют в соответствии с его уставом или
положением и закрепляют специальным документом, в котором указывают все
структурные подразделения предприятия, наименования должностей и число штатных
единиц по каждой должности. Документ составляется на бланке предприятия,
подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным
бухгалтером и утверждается директором предприятия. Гриф утверждения заверяют
печатью. Обязательные реквизиты документа – наименование предприятия, название
документа, дата, номер, место составления. Текстовая часть оформляется в виде
таблицы.
Инструкция – документ, содержащий правила,
регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и
иные специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений,
должностных лиц.
Инструкцию оформляют
на общем бланке организации. В заголовке обозначают объект или круг вопросов,
на которые распространяются ее требования, например «Инструкция о ведении
бухгалтерского учета на предприятии».
Инструкцию
подписывает руководитель структурного подразделения, разработавший ее, визируют
руководители всех заинтересованных подразделений, юрист, заместитель
руководителя, курирующий то направление деятельности, которого касается
содержание инструкции, и утверждает руководитель организации.
Текст инструкции
состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты, нумеруемые
арабскими цифрами. Он должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором
излагают цели и причины издания документа, область его распространения,
основания разработки и другие сведения общего характера. В тексте используют
слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.
д.
Документы
инструктивного характера могут также называться «Правилами», «Положением» и т.
д. Порядок их оформления аналогичен порядку оформления инструкций.
2.
Конфиденциальные документы и организация их защиты от
несанкционированного
доступа.
2.1.
Конфиденциальные служебные документы.
К конфиденциальным
причисляют документы, которые содержат конфиденциальную информацию.
Перечень сведений
конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г.
№188 и включает в себя:
- сведения о
фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие
идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений,
подлежащих распространению в средствах массовой информации в порядке,
установленном законом;
- сведения,
составляющие тайну следствия и судопроизводства (определяются федеральным
законодательством);
- сведения,
составляющие служебную тайну (определяются федеральным законодательством);
- сведения,
связанные с профессиональной деятельностью отдельных граждан и составляющие
врачебную (адвокатскую, нотариальную и др.) тайну (определяются федеральным
законодательством);
- сведения,
составляющие коммерческую тайну (определяются федеральным законодательством);
- сведения о
сущности изобретения (открытия) до момента опубликования официальной информации
о них в открытой печати.
Под служебной
(коммерческой) тайной следует понимать организационную, финансово-экономическую,
научно-техническую и иную используемую в повседневной деятельности по
управлению организацией информацию, обладающую реальной или потенциальной
ценностью в силу своей ограниченной распространенности (доступности) для
сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным
соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с
нею.
Примерный
перечень сведений, составляющих служебную (коммерческую) тайну организации:
1.
Производство:
- структура
производства, производственные мощности, основное оборудование, текущие запасы
сырья, исходных материалов, комплектующих, объем выпуска продукции за период
времени.
2. Управление:
- структура
управления, в том числе зарубежными филиалами, дочерними предприятиями и пр.;
- специфические
методы управления подразделениями организации;
- схема
управления организацией в обычном и оперативном режиме;
- содержание
закрытых совещаний по вопросам управления.
3. Планирование:
- планы выпуска
продукции (деятельности организации);
- планы
сотрудничества;
- планы развития;
- планы
обеспечения.
4. Маркетинг:
- содержание и
направленность маркетинговых исследований;
- содержание
оригинальных методик изучения рынка;
- важнейшие
результаты (показатели, данные) изучения рынка, включая анализ и оценку
реального состояния и перспектив развития рыночной конъюнктуры;
- содержание
рыночной стратегии организации.
5.
Сотрудничество:
- содержание
сведений о заказчиках, подрядчиках, поставщиках, потребителях (покупателях),
спонсорах и иных партнерах организации, поддерживающих с ней постоянные деловые
отношения.
6. Переговорная
деятельность:
- содержание
коммерческих переговоров, их особенности и результаты;
- информация о
подготовке к проведению переговоров.
7. Ценовая
политика организации:
- данные о
методах расчета цен, их структуре;
- данные об
условиях предоставления скидок при заключении контрактов.
8.
Научно-исследовательская и опытно-конструкторская деятельность:
- приоритетные
направления проведения исследований;
- сведения,
раскрывающие новации разрабатываемых изделий, процессов (до момента получения
патента);
- важнейшие
конструкционные характеристики разрабатываемых изделий.
9. Вопросы
сохранения государственной (служебной и коммерческой) тайны. Обеспечение
безопасности информации:
- сведения об
организации работы по обеспечению сохранности государственной тайны
(безопасности информации);
- сведения о
допуске персонала организации к секретным работам (документам).
10. Прочие
сведения:
- сведения,
которые могут быть причислены к служебной (коммерческой) тайне на законных
основаниях и исходя из специфики деятельности организации.
2.2. Организация
работы по защите конфиденциальных документов от
несанкционированного
доступа.
Во всех жизненных
ситуациях следует неукоснительно выполнять одно правило: содержание служебных
документов, тем более конфиденциальных, не подлежит разглашению. Об этом не
следует говорить ни с близкими друзьями, ни с домочадцами, ни тем более со
случайными людьми – вообще где бы то ни было во внеслужебной обстановке и в
нерабочее время. Мотивация здесь проста и понятна. С одной стороны, подобные
разговоры могут быть истолкованы окружающими без должного понимания. Но есть и
более серьезные доводы. К примеру, распространяясь в неподходящей обстановке о
содержании выгодного (или, наоборот, не слишком выгодного) контракта или об
особенностях деловых контактов с другими организациями в будущем году, уже
заложенных в проекты планов и соглашений, вы тем самым способствуете – пусть
невольно – разглашению служебной и коммерческой тайны. Предоставлять информацию
о содержании служебных документов лицам не имеющих к разглашаемой информации
прямого отношения, рядовым сотрудникам разрешается только с ведома начальника.
Исходя из
вышесказанного, следует предельно осторожно и внимательно обращаться с
документами, содержащими сведения конфиденциального характера. С этой целью в
организации планируется и осуществляется комплекс специальных мер, направленных
на защиту указанных документов (информации) от несанкционированного доступа (разглашения,
утраты и т. п.).
Как правило,
подобный комплекс мер включает в себя:
- установление
правил причисления той или иной информации (в виде обычных или электронных
документов) к конфиденциальной;
- разработку и
периодическое уточнение документов, регламентирующих порядок и правила
обращения сотрудников организации с конфиденциальными документами;
- ограничение и
разграничение доступа различных категорий сотрудников к конфиденциальной
информации;
- обеспечение
соответствующих условий для учета, хранения, обращения конфиденциальных материалов
и повседневной работы с ними, обеспечивающих их надежную сохранность;
- применение и
постоянное совершенствование средств защиты конфиденциальной информации;
- осуществление
постоянного контроля за состоянием системы защиты конфиденциальной информации и
полноты осуществления соответствующих мероприятий;
- периодическое
ознакомление сотрудников организации с требованиями руководящих документов по
вопросам сохранения в тайне конфиденциальных документов и сведений;
- обучение
сотрудников службы обеспечения безопасности наиболее эффективным методам
работы.
Большие масштабы
«закрытого делопроизводства» порождают ряд проблем, связанных, прежде всего, с
разграничением и ограничением доступа должностных лиц к документам конфиденциального
характера, организацией особого порядка их учета и хранения, оборудованием
специальных помещений для работы с ними. Мировые затраты на обеспечение
безопасности конфиденциальной информации ежегодно достигают сотен миллионов
долларов, и это – жизненная необходимость.
Работа по
обеспечению сохранности конфиденциальных документов и сведений, содержащихся в
них, как правило, организуется и осуществляется одним из заместителей
руководителя службы документационного обеспечения управления. В его подчинении,
в свою очередь, находятся специалисты, отвечающие за отдельные направления в
работе по обеспечению сохранности указанных документов и сведений. Специалисты
по обеспечению сохранности конфиденциальных документов осуществляют в процессе
работы несколько основных функций, в том числе:
- организационную;
- контрольную;
- информационную;
- методическую.
Ответственность
за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях
организации, где имеют хождение конфиденциальные документы, несут руководители
этих подразделений. Именно они следят за созданием и поддержанием нормальных
условий работы с конфиденциальными документами на местах. К числу важнейших
условий относятся следующие:
- работа с
подобными документами должна производится только в специально отведенных для
этого и соответствующим образом оборудованных помещениях. Право доступа в эти
помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников организации. Работа с
конфиденциальными документами, а также их хранение за пределами соответствующих
помещений не допускаются, поскольку возникает опасность их порчи или утраты;
- выдачу таких
документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) следует
производить под роспись. Для передачи документа в другое учреждение (подразделение)
следует получить предварительное разрешение соответствующего начальника;
- документы,
содержащие конфиденциальную информацию учитываются и хранятся отдельно от
прочих документов в специально оборудованных помещениях или в отдельных
запираемых на ключ шкафах. Наиболее важные документы, содержащие секретную
коммерческую и иную информацию (в том числе данные на извлекаемых компьютерных
носителях, фото-, аудио- и видеоматериалы), надлежит хранить в запертых и
опечатанных ответственными за их сохранность лицами несгораемых шкафах или
сейфах, под охраной и (или) сигнализацией;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
|