Документирование управленческой деятельности в финансовом учреждении

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Южно-Уральский Государственный Университет

Кафедра: «Экономика и финансы»

Курсовая работа

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности в финансовом учреждении»

Выполнил:

студент группы ЭиУ-142

Чуркина К.Е.

Проверил:

старший преподаватель

Комиссарова И.Е.

Челябинск

2007

АННОТАЦИЯ

Чуркина К.Е. Курсовая работа. – Челябинск:

ЮУрГУ, ЭиУ-142, 2007, 73 с.

Список литературы – 3 наименования.

В первой части моей курсовой работы рассмотрены организационные документы и примеры их составления, а также описана работа с конфиденциальными документами в нашей стране. Во второй части работы составлены некоторые виды документов, которые могут пригодиться при работе в любой организации. В третьей части работы представлены ошибки, которые могут допустить люди при составлении документов, и их исправления.

Содержание

Введение ………………………………………………………………… 5

I.1. Составление и оформление организационных документов ……... 6

1.1. Назначение и состав организационной документации ………….. 6

1.2. Составление и оформление организационных документов …….. 8

2. Конфиденциальные документы и организация их защиты от

несанкционированного доступа ………………………………………. 15

2.1. Конфиденциальные служебные документы ……………………... 15

2.2. Организация работы по защите конфиденциальных документов от  несанкционированного доступа …………………………………………. 18

  II.1. Приказ ……………………………………………………………….. 22

2. Протокол ………………………………………………………………. 23

  3. Акт ……………………………………………………………………... 25

4. Докладная записка ……………………………………………………. 26

5. Письмо-запрос ……………………………………………………….... 27

6. Форма журнала регистрации исходящих документов ……………… 28

7. Форма журнала регистрации входящих документов ……………….. 29

8. Письмо-ответ …………………………………………………………... 30

III. Описание ошибок …………………………………………………….. 31

Правильный вариант документа ………………………………………… 32

Заключение ………………………………………………………………... 33

Список используемой литературы ………………………………………. 34

Приложения ………………………………………………………………. 35

Введение.

Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации постоянно связана с обработкой и систематизацией больших массивов информации и документации. Четкое делопроизводство, грамотно организованный в соответствии с действующим законодательством документопоток обеспечат защиту интересов компании и увеличат эффективность управления.

Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

В моей работе представлены организационные документы и документы конфиденциального характера. Организационные документы отражают в основном формальную и внутреннюю деятельность организации, они помогают содержать порядок в управлении организацией и персоналом. Важнейшей же особенностью коммерческой деятельности является ее конфиденциальность. В связи с этим необходима соответствующая организация работы с документами, содержащими сведения ограниченного доступа.

Умение правильно составлять документы необходимо в наше время, где все сделки закрепляются не словом, а документами, которые при неправильном составлении будут считаться недействительными. Поэтому необходимо усвоить важность знания составления документов какого бы вида они не были.

1. Составление и оформление организационных документов.

1.1. Назначение и состав организационной документации.

Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационных документов, содержащих правила, нормы положения, устанавливающих статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, содержание деятельности в целом, подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, другие аспекты.

К организационным документам относят: устав; положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; штатное расписание; инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работников; правила; памятки и др.

Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, ее коллегиальным органом (собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа. Организационные документы может утверждать непосредственно руководитель с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением).

Документы этого вида с точки зрения срока действия относят к бессрочным. Они действуют до отмены или утверждения новых. На стабильно работающем предприятии необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности предприятия эти документы либо разрабатывают заново, либо в них вносят необходимые изменения и дополнения через распорядительные документы. В случае реорганизации предприятия разрабатывают новые организационные документы и проводят их утверждение.

Порядок внесения изменений, дополнений и пересмотра зависит от вида документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносят по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию. Изменения в штатное расписание  вносят по необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения положения о структурных подразделениях и иных органах предприятия также вносят распорядительными документами по мере необходимости.

Разрабатывает организационные документы руководство предприятия или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов хорошо знающих работу предприятия как в целом, так и по отдельным направлениям.

Документы оформляют на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название предприятия и/или подразделения (если документ утверждает руководство подразделения), вид документа, дата, номер, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Дата организационного документа – это дата его утверждения. Текст большинства из них состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и  разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру соглашения (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службы (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

1.2. Составление и оформление организационных документов.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия.

Общие положения о порядке составления и оформления устава содержится в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов для предприятий конкретных организационно-правовых форм регулируют отдельные законодательные акты.

Устав оформляют на стандартном листе с внесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, вид документа, номер, дата, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Устав утверждает высший орган управления предприятия.

Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, государственный регистрационный номер. Она заверяется печатью регистрирующего органа.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. Он может содержать следующие разделы:

1.                 Общие положения.

2.                  Уставный капитал (акционерный капитал).

3.                 Порядок деятельности.

4.                 Управление.

5.                 Учет и отчетность, распределение прибыли.

6.                 Прочие накопления.

7.                 Прекращение деятельности.

 В разделе «Общие положения» указывают полное и сокращенное официальное название организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых она создана; чем руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

В разделе «Уставный капитал (акционерный капитал)» определяют размер вкладов каждого учредителя (участника), оговаривают условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируют права участников на отдельные объекты.

Раздел «Порядок деятельности» устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Раздел «Управление» регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в крупном акционерном обществе это могут быть: общее собрание акционеров; исполнительные органы (генеральный директор, исполнительный директор, правление); ревизионная комиссия.

В разделе «Учет и отчетность, распределение прибыли» устанавливают порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, предоставления сведений о деятельности организации в налоговые и иные органы, подведения итогов финансовой деятельности, а также распределения прибыли.

В разделе «Прочие накопления» указывают дополнительные фонды организации, кроме уставного (страховой, резервный), если они имеются.

Раздел «Прекращение деятельности» определяет порядок ликвидации организации, ее реорганизации, а также рассмотрения споров с физическими и юридическими лицами.

Кроме перечисленных в устав могут быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации. Примерная форма устава открытого акционерного общества представлена в приложении А.

Положение -  правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы предприятия, структурного подразделения. Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения индивидуальные положения разрабатывают на его основе.

Типовые положения разрабатывают для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и подразделениях.

Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Это высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти, организации образования, здравоохранения и др.

Положение об организации оформляют на общем бланке. Обязательными реквизитами документа являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Текст Положения об организации включает разделы:

1.                 Общие положения.

2.                 Основные задачи.

3.                 Функции.

4.                 Права.

5.                 Руководство.

6.                 Контроль, проверка и ревизия деятельности.

7.                 Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» приводят официальные полное и сокращенное наименование организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывают, чем она руководствуется в своей деятельности, кто ее возглавляет и кому она подчиняется, какие печати имеет.

Раздел «Основные задачи» устанавливает проблемы, которые призвана решать организация.

В разделе «Функции» перечисляют действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных задач.

Раздел «Права» содержит перечисление прав, которыми разделяется организация в лице ее руководителя. Права устанавливают в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций.

В разделе «Руководство» указывают, кто руководит организацией, на каких принципах, кто назначает и освобождает от должности руководителя, сферу его компетенции.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кто осуществляет контроль за деятельностью организации, проверку и ревизию финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» определяется, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.

Положения о подразделениях можно классифицировать:

- на положения о структурных подразделениях (приложение Б);

- положения о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет и др.);

- положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положение о подразделении оформляют на общем бланке организации. Обязательные реквизиты документа –наименование организации, вид документа, его дата и номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положение подписывает руководитель подразделения, утверждает руководитель организации.

Структура текста Положения о подразделениях (службе) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую форму, выработанную практикой, имеют лишь положения о структурных подразделениях, включающие следующие разделы:

Общие положения.

1.                 Основные задачи.

2.                  Функции.

3.                  Права.

4.                  Ответственность

5.                  Взаимоотношения.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7