2.3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОГОВОРА НА

ПОСТАВКУ

Прежде чем приступить к составлению договора на поставку товарно-материальных ценностей необ­ходимо решить с поставщиком будет ли он выставлять транспортные накладные или железнодорожный тариф. От этого обоюдного решения зависит, какой вид договора будет у исполняющего инженера.

После выбора договора оформляем его, со своей стороны поставщик ста­вит печати, инженер делает лист обоснования к договору, где указан номер про­токола решения конкурсной комиссии (он выиграл лот) к договору готовиться спецификация, соответствующая лоту (цена, продукция, количество), а также график поставки на всю продукцию, указанную в спецификации.

На листе обоснования необходимо согласовать данный договор с началь­никами: зам. начальника дороги по экономике, зам. начальника дороги по фи­нансам, главный бухгалтер дороги, отдел ценообразования, отдел экономической защиты, юристы управления, главный инженер дороги. После этого юрист управления до­роги дает номер договора, и только после этого можно производить оплату поставщику. Но, прежде всего оплата поставщику производиться только при наличии груза по факту поставки. До подписания дого­вора на поставку поставщик имеет право на завоз товарно-материальных ценностей потребителям согласно решения конкурсной комиссии, но оплата только при наличии номера договора.

2.3.1. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ ЗАКУПКИ П и НДРП.

Закупками материалов для верхнего строения пути занимаются службы П (Дистанция пути) и НДРП (Дирекция по ремонту пути).

Они также заключают договора на поставку через конкурсную комиссию тендерный комитет. Имеют поставку, централизованную через Росжелдорснаб и децентрализованную по договорам, под выделенные лимиты финансирования.

Службы сами занимаются сбором заявок от линейных предприятий обобщают их и предоставляют в службу НХ, для того чтобы, при сдачи общей заявки в Росжелдорснаб она была полной, т.е. в ней присутствовали, полнота потребности Куйбышевской железной дороги в которую входит: товарно-материальные ценности, топливо и МВСП (материалы верхнего строения пути).

В противном случае Росжелдорснаб без хотя бы одной заявки не примет общую дорожную заявку.

Но всеми отчетами по материалам верхнего строения пути (МВСП) занимаются службы: Дистанция пути (П) и Дирекция по ремонту пути (НДРП), служба материально-технического снабжения (НХ) является в этом случае, связывающем звеном по дороге между товарно-материальными ценностями, топливом, и материалами верхнего строения пути (МВСП).

2.3.2. ЗАКУПКИ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

 Если имеется в виду линейные предприятия, то они имеют право заку­пать продукцию, как, например кислород, канцелярские товары, строительные материалы, или мелкий инструмент основную номенклатуру под все виды ре­монта. Они подают заявки в службу материально-технического снабжения - служба НХ, но они должны обязательно учитывать свои лимиты  (ос­тавлять  лимит на то, что они хотят закупить самостоятельно), потому что лимит финансирования (предварительный) дается  плановой экономической службой (НН) на всю продукцию, в которой они нуждаются.

2.3.3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК

Сначала Росжелдорснаб уведомляет дорогу о том, что необходимо сдать заявку в срок до определенного числа. Плановая экономическая служба НН совместно  с финансо­вой службой сообщает предварительные лимиты финансирования допустим на 1 квартал определенного года. Нашим экономистам в службе НХ, а также всем службам и линейным предприятиям.

В свою очередь линейные предприятия, получив лимиты финансирова­ния, начинают составлять заявку квартальную (или годовую) согласно видов ре­монта, норм, остатков и запасов. Заявка представляет собой форму с обязатель­ным указанием кода СКМТР (десятизначного) наименования, чертежа, ГОСТА, размера, единицы измерения, кода статьи платежного баланса, цены  (дейст­вующей на момент составления заявки), количества 1 месяца, стоимость 1 ме­сяца и т.д. и общей квартала (или года).

После в программе R-3 каждое из линейных предприятий создает на своем уровне заявку набивая номенклатурные номера (код СКМТР) после того как она полностью готова и соответствует выделенному лимиту финансирова­ния, данному предприятию, предприятие ставит подтверждение того, что заявку он свою закончил с учетом норм расходов, остатков и запасов.

Если это предприятие находится во главе НОДХа (отдел материально-технического снабжения отделения дороги), то НОДХа начинает про­верку данного предприятия, после чего если нет замечаний подтверждает на своем уровне правильность составления заявки по всем параметрам. После чего НОДХ собирают своды по всем своим предприятиям, для того чтобы показать службе НХ, что их подразделения готовы к сдачи заявки в НХ.

После сдачи на всех уровнях заявки открываются в системе для рассмот­рения их в службе НХ, к каждому инженеру службы привязана номенклатура (группа закупок) каждый из инженеров проверяет правильность заполнения, со­ставления заявки переносит по указанию 501-р продукцию, подлежащую цен­трализованной поставке через Росжелдорснаб.

После чего собирается свод по дороге по всей номенклатуре, добавляем заявку П и НДРП по МВСП и в установленной форме отправляем заявку в Рос­желдорснаб.

Конечно, после этого допускаются корректировки, исправления ошибок до приезда в Росжелдорснаб на защиту заявки.

Функции подразделений и структур в процессе закупок.

Служба также перед сдачей заявки от линейного предприятия проводят проверку правильности заявленной продукции в количестве по нормам ли заяв­лена, нет ли остатков, проверяют лимиты финансирования и оставили ли пред­приятия для себя запас лимита, который им необходим на самостоятельные за­купки.

2.4. ОРГАНИЗАЦИЯ СКЛАДСКОГО ХОЗЯЙСТВА

Сырье, материалы, полуфабрикаты, топливо и прочие матери­альные цен­ности на заводах и фабриках хранятся на складах. Состав, число и размеры по­следних зависят от номенклатуры и количества потребляемых материальных ценностей. На крупных предприятиях количество складов нередко достигает не­скольких десятков.

Виды складов.

Фабрично-заводские склады подразделяются на материальные, производ­ственные, сбытовые и др. Материальные, или снабженче­ские склады предназна­чены для хранения поступающих извне сырья, материалов, топлива и полуфаб­рикатов.

В производственных складах хранятся полуфабрикаты собст­венного про­изводства, инструменты, запасные части для оборудо­вания.

Сбытовые склады предназначены для хранения готовой продук­ции и от­ходов производства. Прочие склады используются для хранения резервного обо­рудования и для других надобностей.

Количество, состав, емкость и специализация складов образуют струк­туру складского хозяйства предприятия. Организация скла­дов, их техническое оснащение и размещение на территории завода и фабрики имеют существенное значение для работы и экономики предприятия. Организация складского хозяй­ства оказывает влия­ние на пропускную способность складов, трудоемкость и се­бестоимость складских работ, на величину внутризаводских транспорт­ных рас­ходов и т. д.

По уровне специализации материальные склады подразделя­ются на спе­циализированные и универсальные. Обычно склады оснащаются стеллажами, которые размещаются таким образом, чтобы эффективно использовать всю их кубатуру. Материалы хра­нятся в стандартной таре, которая удобно размещается на стелла­жах и легко перевозится с помощью транспортеров и штабеле­укладчи­ков.

Организация складских работ.

Осуществляемые на материальных складах работы можно свести к сле­дующим основным операциям: приемка материалов, размещение их, хранение, подготовка к производственному потреб­лению, отпуск производственным и дру­гим участкам предприя­тия и учет материальных ценностей.

Поступающие на склад материалы проходят количественную и качест­венную приемку. Количественная приемка заключается в проверке соответствия фактического наличия материалов указан­ному в сопроводительных документах. Первоначальная проверка поступающих извне грузов производится представите­лем пред­приятия на железнодорожной станции. Здесь проверяется число при­бывших мест, целость упаковки, иногда вес груза. Если уста­навливается расхож­дение между фактическим наличием и тем, которое указано в сопроводительных документах, то на железно­дорожной станции составляется так называемой ком­мерческий акт для предъявления претензий виновнику недостачи — постав­щику или транспортной организации.

Если же количество поступившего материала по наружному осмотру не вызывает сомнения, то вес его на станции прибытия обычно не проверяется. Та­кой материал выборочным путем прове­ряется на складе предприятия. При обна­ружении в результате проверки расхождения между количеством по документам и фак­тическим наличием составляется акт для предъявления его постав­щику.

Наряду с количественной проверкой на складах проводится ка­чественная приемка. Она осуществляется органами технического контроля с привлечением в необходимых случаях лабораторий. Качественной проверкой устанавливается соответствие полученных материалов стандартам или техническим условиям. При несоответ­ствии материала стандарту или техническим условиям вызывается представитель поставщика и составляется акт о непригодности материала. Если же партия непригодного материала невелика или представитель поставщика не может прибыть, то акт о непригод­ности составляется комиссией предприятия с привлечением пред­ставителя незаинтересованной организации. Акт направля­ется по­ставщику с одновременным запросом, как поступить с забракован­ным материалом. Последний, до указания владельца находится у потребителя на от­ветственном хранении в особо отведенном ме­сте. Как правило, качественная проверка материалов и полуфаб­рикатов проводится только по особо ответствен­ным их видам, так как громадное большинство поставщиков само проверяет ка­чество своей продукции перед ее отправкой.

Принятые на склад материалы размещаются с соблюдением определен­ных требований учета и хранения. При этом каждый материал должен разме­щаться на складе с учетом того, чтобы обеспечить сохранение количества и ка­чества материалов. Мате­риалы одинакового наименования размещаются на од­ном участке, материалы тяжелые и громоздкие должны размещаться ближе к месту выдачи.

На большинстве промышленных предприятий при матери­альных складах существуют специальные участки подготовки ма­териалов к производству. Так, в централизованном порядке на многих заводах и фабриках организован раскрой черных метал­лов, леса и других материалов. Это дает возможность более эко­номно использовать материал, применяя методы комбинирован­ного раскроя, ис­пользуя отходы для производства более мелких деталей и т. д.

Одним из видов подготовки материалов к производству яв­ляется ком­плектование материалов и полуфабрикатов перед отпу­ском их производствен­ным цехам. Отпуск материала цехам осу­ществляется на основании установлен­ных лимитов для каждого цеха. В зависимости от типа производства и характера материа­лов применяется разный порядок отпуска материалов.

Основные материалы в массовом и крупносерийном производ­стве отпус­каются по планкартам. Планкарта представляет до­кумент, составляемый отделом снабжения или планово-производ­ственным отделом, в котором указывается ус­тановленный цеху месячный лимит по каждому виду материала, а также сроки и партии подачи. В соответствии с планкартами склад своими тран­спортными средствами доставляет каждому цеху в установленные сроки партии материалов и полуфабрикатов. Отпуск материалов оформляется приемо-сдаточными на­кладными.

На предприятиях серийного и единичного производства основ­ные и вспомогательные материалы, а также вспомогательные ма­териалы в массовом и крупносерийном производстве отпускаются по разовым требованиям в соответ­ствии с лимитными картами и ведомостями. Отпуск оформляется накладными или расписками получателя в лимитных картах или ведомостях.

Для обеспечения нормальной работы предприятия очень важно организо­вать оперативное регулирование запасов. С этой целью устанавливается кон­троль за состоянием гарантийных запасов на складах. Если часть гарантийных запасов начинает выдаваться в цехи, то это служит сигналом того, что нормаль­ный ход произ­водства может быть нарушен. Об этом ставятся в известность ор­ганы материально-технического снабжения. Такую же реакцию должны вызы­вать факты превышения размеров запасов, установ­ленных по категориям мате­риальных ресурсов. Таким образом, склады не только выполняют функции хра­нения и подготовки ма­териалов к выдаче их в производство, но и помогают опе­ративно регулировать их потребление.

Служба материально-технического снабжения дороги в непосредственном подчинении имеет Главный материальный склад Куйбышевской железной дороги (см. рис.2.4.1.), который в свою очередь находится на станции Самара и  занимает общую площадь длиной около 5 км( см. рис. 2.4.2.).

Рис. 2.4.2. Главный материальный склад

Наименование объектов:

1 – склад электрооборудования;

2 – склад металлопроката;

3 – склад спецодежды;

4 – склад лаки, краски, химреактивы;

5 – склад СЦБ, связь;

6 – склад стройматериалов;

7 – склад запчастей;

8 – склад инструмента;

9 – склад оборудования;

10 – склад (новый корпус);

11 – гараж электропогрузчиков;

12 – гараж автотранспорта;

13 – административный корпус;

14 – подсобное помещение;

15 – мастерские;

16 – металлоплощадка;

17 – тросомоталка;

18 – трансформаторная подстанция;

19 – насосная пожаротушения;

20 – красный уголок;

21 – пост охраны;

22 – проходная ГМС.

                                          Кладовые НОДХ

Рис. 2.4.1. Организационная структура органов материально-технического обеспечения железной дороги

Рассмотрим отпуск товарно-материальных ценностей по кладовым за 2005 год таблица 2.4.1.

Таблица 2.4.1.

Отпуск товарно-материальных ценностей по кладовым за 2005 год

Отпуск товарно-материальных ценностей по складу в адрес НОДХа составил 65,6% от общего объема отпуска товарно-материальных ценностей рассмотрим гистограмму 2.4.1.

Гистограмма 2.4.1.

Отпуск товарно-материальных ценностей по складу в адрес НОДХа

Из гистограммы видно, что обороты товарно-материальных ценностей в 7 кладовой превышают, по сравнению с другими кладовыми, так как в этой кладовой находятся запчасти для локомотивов, пассажирских поездов и другого железнодорожного транс­порта.

Рассмотрим таблицу 2.4.2., сколько было отпущено структурным подраз­делениям за 2005 год

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7