В обследованном хозяйстве можно применять вариант с автоматизированным формированием первичной документации. В этом случае в бухгалтерии не выписывают ручным способом приходные и расходные кассовые ордера. Они оформляются путем заполнения соответствующих реквизитов на электронных макетах форм документов, а затем распечатываются на принтере. Такой же прием можно использовать и на других участках учета (например, учет материалов). Распечатанные документы затем передаются кассиру для исполнения. Дальнейший учетно-отчетный процесс строится примерно таким же путем, как описано выше, за исключением того, что в БД данные о документах вво­дятся непосредственно на стадии их оформления, т.е. процесс формирования документов и занесения их данных в БД ЭВМ совмещаются.

Описанные процедуры учета и отчетности денежных средств позволят сэкономить время на ручное заполнение первичной документации, а также избежать неточностей и ошибок в учете движения денежных средств.

4.2. Автоматизация анализа потоков
наличных денежных средств хозяйства

Любое предприятие для обеспечения нормальных условий функционирования производства должно своевременно и в требуемых объемах тратить денежные средства и получать их в таком объеме, который бы покрывал расходы и позволял иметь прибыль для расширенного воспроизводства.

С учетом установленных законом требований допустимого минимума и максимума наличных денежных средств, а также неравномерности требования денег из кассы или возврата какой-либо суммы в кассу периодически могут возникать ситуации, когда либо наличных денежных средств не хватает, либо имеющаяся сумма на конец рабочего дня превышает допустимый лимит и, поэтому, требуется инкассация, хотя при этом возможно, что наличные денежные средства потребуются на следующий день.

Осуществление тщательного планирования и контроля наличных денежных потоков на предприятии позволяют добиться снижения количества инкассаций, затрат на доставку и помещение средств в банк на счет, а также увеличить ликвидность, то есть доступность наличных средств в случае их необходимости. Другими словами планирование может помочь во многих случаях избавиться от излишней наличной денежной массы или ее дефицита.

Как показывает практика, во многих случаях можно избежать образования большой излишней суммы или наоборот дефицита в кассе предприятия. Это можно обеспечить путем планирования и разнесения во времени (сдвига) некоторых кассовых операций. Так, многие операции по выдаче денег из кассы (подотчет, командировочные, зарплата) планируются заранее. При этом известны их суммы. Приход наличности в кассу также во многом подвержен планированию.

Так, например, возврат подотчетных сумм происходит в легко предсказуемый период времени. Если денежные средства выдавались на строго определенные цели, то можно предполагать о времени их траты, примерных размерах неизрасходованной части средств. Оплата штрафов и пеней в кассу предприятия происходит после уведомления определенного физического или юридического лица о необходимости уплаты определенной суммы.

Таким образом, большая часть потоков денежной наличности может быть легко спрогнозирована и спланирована. Это может привести к уменьшению количества инкассаций денежных сумм, а соответственно и расходов на нее. Конечно, планирование кассовых операций не может входить в обязанности кассира, который должен лишь своевременно принимать и выдавать деньги. Считаем, что эту работу может дополнительно осуществлять работник планового отдела или бухгалтерии предприятия при получении информации непосредственно от главного бухгалтера о готовящихся расходах или приходах наличности по кассе.

Из вышесказанного следует, что составление отчетности о движении денежных средств требуется не для налоговых и иных контролирующих органов. В первую очередь это внутрихозяйственная отчетность, она нужна для эффективного управления производством, во многом зависящего от умения управлять денежными потоками.

Основной задачей анализа денежных потоков является выявление причин недостатка или избытка денежных средств и определение источников их поступлений и направлений использования. Источником информации для анализа динамики наличных денежных средств будет служить кассовая книга, планируемые командировки, выплаты вознаграждений, прием (возврат) наличных денежных средств в кассу по различным причинам.

Целью анализа денежных потоков является выявление причин отклонения баланса денежных средств в сторону их дефицита или избытка, определение источников поступлений и направлений расходования денежных средств. Экономически верное планирование денежных потоков должно обеспечивать положительный совокупный денежный поток, стремящийся к нулю. Обязательно также рассмотреть и проанализировать потоки за все промежуточные периоды (месяцы). Месячные балансы должны быть также неотрицательными. Для того чтобы можно было обеспечить положительный баланс денежных средств следует использовать следующие основные принципы управления потоками денежных средств:

1. Реализовать производимую продукцию и услуги по выгодным ценам в пределах оптимальных, экономически оправданных сроков хранения. Цена на продукцию растениеводства имеет самые низкие значения в послеуборочный период и саамы высокие – через 9-11 мес., перед уборкой. Длительное хранение приводит к порче большой доли продукции, кроме этого резко увеличиваются затраты на хранение. Поэтому следует обосновать оптимальные сроки хранения и размеры хранилищ и реализовывать продукцию по наиболее выгодным ценам.

2. Увеличивать оборачиваемость всех видов запасов, избегая при этом их дефицита. С одной стороны запасы – это временно выведенные из оборота средства, поэтому их большой объем приводит к неэффективному использованию финансовых ресурсов. С другой стороны запасы обеспечивают непрерывность производственного процесса, поэтому их наличие обязательно для беспрерывного производства. Необходимо обосновывать объем требуемых запасов по каждому виду ресурсов.

3. Сокращать дебиторскую задолженность. Сокращение задолженности означает возврат или пополнение объема денежных средств предприятия, что позволит осуществлять и планировать новые виды производственных затрат. Однако не следует чрезмерно давить на дебиторов, среди которых могут быть очень желательные клиенты и покупатели, временно не имеющие возможности оплатить приобретенные товары. Для ускорения получения денег можно использовать разумные скидки на свои товары и услуги.

4. Добиться экономически обоснованных сроков выплаты кредиторской задолженности обеспечивающих с одной стороны сглаживание потребности в свободных денежных средствах, а с другой – не допускающих резких увеличений затрат вследствие штрафов и пени. Использовать любые преимущества в виде скидок на цены приобретаемых ресурсов у поставщиков.

Деление всей деятельности предприятия на три самостоятельные сферы очень важно, поскольку хороший (т.е. близкий к нулю) совокупный поток может быть получен за счет ограничения или компенсации отрицательного денежного потока по основной деятельности притоком средств от продажи активов (инвестиционная деятельность) или привлечением кредитов банка (финансовая деятельность). В этом случае величина совокупного потока скрывает реальную убыточность предприятия. Благодаря ее анализу легче вывести предприятие к прибыльному функционированию.

С другой стороны, также необходимо деление денежной массы на наличную и безналичную часть. Разрабатывая инструмент для обеспечения неотрицательного баланса наличных денежных средств, осуществления кассовых операций таким образом, чтобы кроме дефицита не возникало слишком большой наличной денежной суммы, можно регулировать объемы потребляемых и востребованных денежных сумм в целом, включая безналичные, находящиеся на счетах в банках или в ценных бумагах.

4.3. Управление наличными денежными средствами предприятия

Как показало наше обследование, осуществляемое на предприятии управление наличными денежными средствами (потоками) происходит с помощью трех видов работ:

-          учет движения наличных денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера);

-          анализ потоков денежных средств (учет объемов поступления и расходования средств из кассы предприятия, оптимизация денежных потоков);

-          составление бюджета денежных средств (планирование объемов расходов и доходов на будущее).

Управление наличными денежными потоками также может охватывать некоторые другие аспекты управления деятельностью предприятия. Среди них (рис. 2) формирование и регулирование собственного капитала, товарно-материальных запасов, внеоборотных активов, а также расчеты по кредиторской и дебиторской задолженности.

Рисунок 2 – Состав задач управления денежными средствами

предприятия

Роль и значимость управления денежными потоками, в том числе наличными, особенно возрастает в связи с необходимостью:

-                   планирования графика распределения капиталовложений в течение года;

-                   управления оборотным капиталом (оценки краткосрочных потребностей в наличных средствах и управления запасами);

-                   управления затратами всех видов и их оптимизации с точки зрения более рационального распределения ресурсов предприятия в процессе производства;

-                   управления потребностью заемных средств для осуществления капиталовложений (финансирование за счет собственных средств или кредитов банка);

-                   управления экономическим ростом и развитием предприятия.

Анализ деятельности обследованного предприятия позволил выделить следующие трудности в управлении денежными средствами:

-                   управленческие работники не всегда имеют полную оперативную информацию об источниках денежных поступлений, о суммах, сроках платежей, а также о способах оплаты (наличный или безналичный расчет);

-                   разнонаправленные потоки денежных средств (расходы и доходы) зачастую не совпадают во времени и по размерам;

-                   иногда происходит случайная утеря платежных документов, поэтому кассовый план приходится создавать при неполной информации о поступлениях и расходах;

-                   запросы на финансирование часто не соответствуют реальным потребностям;

-                   решения о привлечении кредитов принимаются без должной оценки их необходимой величины и сроков погашения.

Указанные, а также некоторые другие недостатки во многом можно избежать, если внедрить в практику работы бухгалтерии метод бюджетирования, предполагающий составление кассовых бюджетов.

Цель бюджетирования денежных средств состоит в расчете необходимого их объема и определении моментов времени, когда у предприятия ожидается недостаток или избыток денежных средств для того, чтобы избежать кризисных явлений и рационально использовать денежные средства предприятия.

Кассовый бюджет является составной частью Основного бюджета предприятия и использует данные бюджетов продаж, закупок, затрат на оплату труда и др. Кассовый бюджет представляет собой подробную смету ожидаемых поступлений и выплат денежных средств за определенный период, включающую как конкретные статьи поступлений и выплат, так и их временные параметры.

Для повышения точности расчета объема требуемых и поступающих денежных средств руководству предприятия необходимо знать конкретные статьи поступлений и расходов денег, а также временные параметры этих процессов. Как было указано выше, решение этой задачи можно осуществить, используя бюджетирование денежных средств.

При этом следует учитывать, что бюджет денежных средств, как и все прочие бюджеты, во многом зависит от субъективных оценок и прогнозов (например, прогноза продаж, оценки периодов погашения дебиторской задолженности и т.п.), поэтому, общая ошибка расчетов (возможные отклонения) ведет к значительному искажению конечных результатов и может послужить основой для принятия неправильного управленческого решения. Разработка бюджета денежных средств, как и других бюджетов, является результатом тесного сотрудничества всех служб предприятия и должна быть регулярной, поскольку разовые бюджеты на основе единичных оценок могут приводить к большим отклонениям и неправильным управленческим решениям. Регулярность разработки бюджета позволит руководителю определить, какие факторы оказывают самое большое воздействие на величину денежного потока, и направить основные усилия на более точную оценку этих факторов.

Подводя итог, можно сказать, что кассовый бюджет позволяет:

1.                 Анализировать значительные отклонения по статьям бюджета и оценивать их влияние на финансовые показатели предприятия.

2.                 Получить целостное представление о совокупной потребности в денежных средствах.

3.                 Принимать управленческие решения о более рациональном использовании ресурсов.

4.                 Своевременно определять потребность в объеме и сроках привлечения заемных средств.

Главной целью составления бюджетов является определение моментов времени, в течение которых у хозяйства будет недостаток или избыток денежных средств для того, чтобы разумно избежать кризисных явлений или смягчить их и рационально использовать временно свободные средства. Выявление таких моментов относительно наличных денежных средств будет полезно для корректировки времени осуществления кассовых операций. Так, если разнести во времени сгущения приходных и расходных операций даже в течение 1-2 суток, можно добиться отсутствия дефицита средств в кассе, а с другой стороны – отсутствия излишних остатков наличности сверх разрешенного лимита и снижения тем самым потребности в инкассации средств и снижения затрат на обслуживание предприятия кассой.

При составлении бюджета необходимо большое количество первичной информации, которая, как правило, существует лишь в разрозненном виде в различных подразделениях предприятия. На предприятии нет единой службы, которая занималась бы сведением этой информации воедино для составления бюджетов. Эти функции распределены по разным службам, и нет возможности оперативного отслеживания и корректировок движения денежных средств.

Кроме того, иногда происходит сознательное завышение показателей в разрозненных финансовых планах в надежде на то, что какому-либо подразделению предприятия выделять больше финансовых средств. Составление единого бюджета позволяет избежать подобных явлений и получить более объективную картину потребности в деньгах. Кассовый бюджет должен включать все денежные поступления и выплаты, которые удобно группировать по видам деятельности - основная, инвестиционная и финансовая.

На первом этапе формирования кассового бюджета необходимо определить поступления и расход денежных средств по основной деятельности хозяйства, так как результаты планирования денежного потока по основной деятельности могут использоваться при планировании инвестиций и определении ис­точников финансирования.

Основные документы, необходимые для составления кассового бюджета хозяйства, систематизированы в виде схемы на рис.3.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10