1.3 Учет основных средств

Основные средства учитываются как в текущем учете, так и в балансе по первоначальной или восстановительной стоимости. Первоначальная стоимость основных средств состоит из фактических затрат на их приобретение, включая расходы по доставке, монтажу и установке. Восстановительная стоимость основных средств определяется при проведении переоценки. Порядок проведения переоценок утверждается Министерством статистики и анализа. При переоценке изменяются: первоначальная стоимость, остаточная стоимость и сумма износа основных средств, при этом процент износа не изменяется. В 2006 году переоценка основных средств не производилась.

Поступление основных средств оформляется товарно-транспортными накладными Ф.ТТН-1(приложение Щ) и товарными накладными ф.ТН-2. Перемещение оформляется накладной на внутреннее перемещение (приложение Э), а выбытие основного средства оформляется актом на списание основных средств, который подписывается специально созданной комиссией.

В исследуемой организации данный участок автоматизирован. При поступлении основного средства на него заводится инвентарная карточка, в которой указываются инвентарный номер объекта, его первоначальная стоимость, если объект не новый, то сумма начисленной амортизации, срок полезного использования (приложение Ю).

По каждому подразделению формируются ведомости наличия основных средств ф.-03 (приложение Я),  ведомости  движения основных средств  в целом по организации, а также в разрезе подразделений, счетов и материально ответственных лиц (приложения 1-2).

В местах хранения материально ответственные лица ведут пообъектный учет в инвентарных списках ф. ОС-13..

Поступление основных средств  отражается в учете следующими записями:

Д-т 01 «Основные средства» -- К-т 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» и одновременно Д-т 200 «Расходы по бюджету», 211 «Расходы по внебюджетным средствам» -- К-т 250 «Фонд в основных средствах».

Если основные средства поступают безвозмездно, то в учете делается только одна запись: Д-т 01 «Основные средства» -- К-т  250 «Фонд в основных средствах».

Выбытие основных средств может быть связано с безвозмездной передачей другим учреждениям и организациям внутри министерства и списанием объектов по различным причинам.

На первоначальную стоимость в учете делаются записи: Д-т 250 «Фонд в основных средствах» -- К-т 01 «Основные средства», на сумму износа – Д-т 020 «Износ основных средств» -- К-т 250 «Фонд в основных средствах».

Начисление амортизации осуществляется один раз в год (в конце года) путем умножения первоначальной стоимости отдельных инвентарных объектов, имеющихся в учреждении на конец года, на установленную годовую норму амортизации и отражается в ведомости начисления амортизации (приложение 3). Начисление амортизации прекращается при достижении нулевой остаточной стоимости основных средств.

В конце месяца составляется накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств – мемориальный ордер № 9 (приложение 4).

1.4  Учет материалов

В Управлении юстиции имеется централизованный склад, куда поступают материальные ценности от поставщиков, и откуда они передаются в суды и нотариальные конторы. Но из-за территориальной удаленности подведомственных организаций материальные ценности не всегда поступают сначала на склад, а иногда могут приобретаться на местах. Для получения материальных ценностей работнику выписывается доверенность, которая регистрируется в книге учета выданных доверенностей (приложение5). В некоторых судах штатным расписанием предусмотрена должность заведующего хозяйством, который занимается приобретением и распределением материальных ценностей, в остальных организациях этим занимается заведующий канцелярией.

Оприходование материалов осуществляется на основании тех же документов, что и оприходование основных средств.  Данные регистрируются в книге складского учета ф. М-17 (приложение 6), а затем передаются в бухгалтерию.

В бухгалтерии заведены карточки складского учета материалов, в котрых кроме количества указываются цены и стоимость приобретенных материалов (приложение 7).

Списание материалов производится на основании ведомости выдачи материалов на нужды учреждения Ф. 410 (приложение 8), а также актов на списание материалов, к которым прилагаются ведомости распределения товаров между работниками (приложение 9). Списание топлива производится на основании путевых листов (приложение 10) с учетом норм расхода для данной марки автомобиля (приложение 11). Кроме того Министерством юстиции для каждого суда утверждены месячные нормы пробега автомобиля (приложение 12). При списании материалов  в карточках делается соответствующая запись и они хранятся в бухгалтерии до проведения ревизии, после чего уничтожаются.

Движение материалов отражается на соответствующем субсчете. По каждому субсчету ведется оборотная ведомость (приложение 13), в которой отражаются остатки материалов на первое число каждого месяца и их движение за месяц. В конце месяца составляется накопительная ведомость по расходу материалов – мемориальный ордер №12 (Приложение  14), а по расходу топлива и горюче-смазочных материалов – мемориальный ордер № 16 (приложение 15).

1.5  Учет отдельных предметов  в составе оборотных средств

К отдельным предметам в составе оборотных средств (ОП в СОС) относятся предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости, предметы в пределах 30 базовых величин включительно за единицу (комплект) независимо от срока их службы (кроме ковров и ковровых изделий, лимит по которым установлен в пределах 10 базовых величин), белье постельные принадлежности, специальная одежда и обувь независимо от их стоимости и срока службы и другие.

Документальное оформление поступления ОП в СОС в учреждение аналогично документальному оформлению поступления основных средств и материальных запасов.

ОП в СОС учитываются по стоимости их приобретения на активном счете 07 «Отдельные предметы в составе оборотных средств».

В бухгалтерском учете на стоимость приобретенных предметов за плату одновременно делаются две бухгалтерские записи:

1)     Д-т 070 «Отдельные предметы в составе оборотных средств на складе», 072 «Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе» – К-т 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»

2)     Д-т 200 «Расходы по бюджету», 211 «Расходы по внебюджетным средствам» – К-т 260 «Фонд в отдельных предметах в составе оборотных средств»

При оприходовании излишков, выявленных при инвентаризации, а также при безвозмездном получении делается запись:  Д-т 07 «ОП в СОС» – К-т 260 «Фонд в ОП в СОС».

Отпуск в эксплуатацию  предметов отражается записью:

Д-т 071 «ОП в СОС в эксплуатации» – К-т 070 « ОП в СОС на складе».

Отпуск в эксплуатацию белья , постельных принадлежностей, одежды и обуви  отражается записью:

Д-т 073 «Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации» – К-т 072 «Белье, постельные принадлежности, одежда и на складе».

При списании пришедших в негодность предметов, находящихся в эксплуатации, составляется акт на списание с баланса белья, постельных принадлежностей, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря. (приложение 16), а в учете делается запись: Д-т 260 «Фонд в ОП в СОС» -- К-т 07 «ОП в СОС».

В бухгалтерии учет отдельных предметов ведется  в книге, в которой указываются наименование предметов, цена и стоимость приобретения и выбытия, а также остатки в разрезе подведомственных учреждений (приложение 17), кроме того, по субсчетам 07 счета составляются оборотные ведомости (приложение 18).

В конце месяца данные о движении отдельных предметов заносятся в накопительную ведомость по выбытию и перемещению основных средств – мемориальный ордер №9.

1.6 Учет внебюджетных средств

В Управлении юстиции существует два источника поступления внебюджетных средств – это средства, поступающие за оказание дополнительных платных услуг нотариусами и средства, полученные судебными исполнителями при принудительном исполнении по имущественным взысканиям. Для данных видов средств в Беларусьбанке открыты счета.  Кроме этого в 2006 году в связи с введением специальной одежды для судебных исполнителей был открыт дополнительный счет для учета средств, поступающих от судебных исполнителей и Хозяйственного суда для приобретения или пошива форменной одежды.

Для открытия счета по внебюджетным средствам необходимы следующие документы: справка из фонда социальной защиты  и организации «Белгосстрах»

 об отсутствии задолженности,   распоряжение территориального органа казначейства на открытие счета, а также дубликат УНП из налоговой инспекции по месту нахождения юридического лица.

Планирование смет по внебюджетным средствам осуществляется на основании фактических данных предыдущего периода с учетом прогнозируемого роста цен. Смета составляется на год с разбивкой по кварталам и в каждом квартале предоставляется в Министерство юстиции отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам ф. № 4. (приложение 19).

Ежедневно из банка в Управление юстиции поступают выписки  с указанием движения средств по счету. К выпискам прилагаются первичные документы, на основании которых произошло поступление или списание денег со счета (приложение 20). По данным выпискам и первичным документам составляется накопительная ведомость по движению средств на текущем счете внебюджетных средств -- мемориальный ордер  2 ВН (приложение 21).

1.7 Учет фондов

В Управлении юстиции сформировано  только два фонда: фонд в основных средствах и фонд в отдельных предметах в составе оборотных средств.

Формирование этих фондов происходит при приобретении основных средств и ОП в СОС, когда составляются вторые проводки:

Д-т 200 «Расходы по бюджету», 211 «Расходы по внебюджетным средствам» – К-т 250 «Фонд в основных средствах», 260 «Фонд в ОП в СОС».  Пополнение фонда в основных средствах может происходить также в процессе дооценки основных средств:  Д-т 01 «Основные средства» – К-т 250 «Фонд  в основных средствах».

Уменьшение фондов происходит при выбытии  указанных ценностей, а также при начислении амортизации основных средств и их уценке.

При выбытии ОП в СОС составляется запись:

 Д-т 260 «Фонд в ОП в СОС» – К-т 07 «ОП в СОС».

При начислении амортизации основных средств:

Д-т 250 «Фонд в основных средствах» -- К-т 020 «Амортизация основных средств».

При уценке основных средств:

Д-т 250 «Фонд в основных средствах» -- К-т  01 «Основные средства».

При выбытии основных средств составляется две проводки:

 Д-т 250 «Фонд в основных средствах» – К-т 01 «Основные средства» --  на первоначальную стоимость;

Д-т 020 «Амортизация основных средств» – К-т 250 «Фонд в основных средствах».

1.8  Порядок завершения учетного процесса, составление баланса и отчетности бюджетного учреждения.

В конце года, перед составлением годового отчета с работниками проводятся собрания, на которых рассматриваются вопросы сроков и организации проведения инвентаризации, а также правильности отражения ее результатов в учете.

По данным мемориальных ордеров заполняется книга «Журнал-Главная» (приложение 22), производятся заключительные записи, и составляется годовой баланс (приложение 23) и другие формы годовой отчетности, такие как  «Отчет об исполнении сметы расходов по бюджету» форма №2 (Приложение 24), «Отчет по сети, штатам и контингентам» форма №3 (Приложение 25) , «Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам» форма №4, «Отчет о движении основных средств, отдельных предметов в составе оборотных средств» форма №5 (приложение 26), «Отчет о движении материальных ценностей» форма №6 (приложение  27).

1. 9  Организация контрольно-ревизионной работы

Поскольку в Управлении юстиции штатным расписанием  ревизионная служба не предусмотрена, то контроль  правильности и своевременности отражения в учете хозяйственных операций возлагается на главного бухгалтера. Ежемесячно проводится  внезапная ревизия кассы. Для ее проведения создается комиссия из числа работников бухгалтерии и проверяется фактическое наличие денег и денежных документов в кассе. По результатам ее проведения составляется акт ревизии кассы. Во время прохождения мною практики, 6 февраля 2006г в связи с увольнением бухгалтера, выполнявшего обязанности кассира, данные обязанности были возложены на другого работника бухгалтерии, и при этом был составлен акт передачи денежных средств (приложение 28).

Кроме того на основании приказа руководителя не реже одного раза в год проводится сплошная инвентаризация. При необходимости может проводиться внезапная выборочная инвентаризации у определенных материально ответственных лиц или определенных видов ценностей. Данные инвентаризации заносят в акт инвентаризации или инвентаризационную опись (приложение 29). Если в ходе инвентаризации были выявлены излишки или недостачи, то составляется сличительная ведомость, у материально ответственного лица требуют письменное объяснение и по решению руководителя относят недостачу на виновное лицо или списывают за счет учреждения. Результаты инвентаризации должны быть своевременно отражены в учете. 

Что касается внешней ревизии, то ее могут проводить вышестоящая организация, комитет государственного контроля и налоговые органы. Ревизии проводятся на основании предписания согласно графику их проведения. По результатам ревизии составляется акт, в котором  указываются все выявленные недостатки и нарушения, а также предложения по их устранению. В книге регистрации проверок и ревизий делается соответствующая запись (приложение 30) .

2  Анализ финансово-хозяйственной деятельности

2.1. Анализ производственных показателей, труда и фонда оплаты труда

В 2005 году производственные показатели деятельности организации снизились. Судами было рассмотрено меньше дел, а нотариальными конторами совершено меньше нотариальных действий. Сложившаяся ситуация в судах может быть связана как со снижением преступности в области, так и с увеличением продолжительности рассмотрения одного дела. А уменьшение количества рассмотренных дел – явление объективное. В связи с упрощением бюрократической системы и применением принципа «одного окна» услуги нотариусов стали менее востребованы.

По данным формы № 3-1 «Отчет о выполнении плана по штатам и контингентам по органам государственной власти и государственного управления, судебных органов и прокуратуре» и в судах и в нотариальных конторах как на начало, так и на конец года были вакансии, то есть обеспеченность учреждений персоналом недостаточная. Это связано с текучестью рабочей силы по отдельным категориям персонала, в частности, судебным исполнителям  и техническому персоналу.

Для анализа состава фонда оплаты труда  будем использовать данные формы №2 «Отчет об исполнении сметы расходов по бюджету» и формы №4 «Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам». Необходимые данные приведены в таблице 1 (приложение 29).  Как видно из таблицы заработная плата за 2005 год превысила запланированный уровень на 18585,8 тысяч рублей или 0,8 %. Причем рост расходов был обусловлен ростом таких выплат, как надбавки к заработной плате, дополнительная оплата и прочие выплаты гражданским служащим, выплаты  по окладу уменьшились на 93809,9 тысяч рублей или 8,1%.

Отклонение по основному окладу образовалось за счет того, что некоторые работники находились в социальных или учебных отпусках без сохранения заработной платы, являлись временно нетрудоспособными. Увеличение расходов по надбавкам является положительным моментом и свидетельствует о повышении роли персонала с большим опытом и квалификацией. Рост выплат по доплатам является свидетельством недостаточной обеспеченности учреждения персоналом, в связи с чем увеличиваются выплаты за замещение и совмещение профессий. При этом следует отметить, что оплата труда внештатных сотрудников снизилась до незначительных размеров.

Таблица 1. Анализ фонда оплаты труда