Необходимо и обратить внимание и на то, что структура счетов бэк- офиса полностью соответствует группировке счетов бухгалтерского учета, на основании которой строится финансовая отчетность, соответствующая стандартам IAS (International Accounting Standarts).

Эксплуатация системы StokRoute.

Система

Область автомати- зации

Модули системы

Подразделения компании

Система управления инвестиционной компанией

Система состоит из пяти модулей «Сделка», «Управление сделками»,
«Бухгалтерия», «Инвентарный учет» и «Зарплата». Основная производственная деятельность по торговле ценными бумагами автоматизируется за счет первых двух модулей. Они тесно связаны друг с другом, поскольку они обслуживают одни и те же хозяйственные процессы.

Автоматизация бизнес-процессов компании.

В работе инвестиционной компании можно выделить ряд периодических операций.

При заключении сделки: заключение сделки; подготовка документов по сделке; перерегистрации прав собственности; осуществление платежа; дополнительно, в случае заключения сделки с клиентскими бумагами, - документирование поручения от клиента; формирование подтверждения сделки клиенту.

При нарушении сроков на каком-либо этапе сделки: документирование сделки (прикрепление к сделке образцов документов, телефонных переговоров); разработка и принятия решения начальником бэк-офиса; разработка и принятие решения юристом.

При получении отчета об операциях компании в регионах: получение отчета из региона; получение ведомости из региона; получение контрактов из региона.

При получении от клиентов комиссионного вознаграждения: формирования счет-фактуры; получение платежа.

Эти последовательности классифицируются как деловые процессы с жесткой маршрутизацией заданий. Для их автоматизации используется модуль
«Управление сделками».

Этапы

к д

о а

м н

а н

н ы

д е

а

Документы

Таким образом, модуль «Сделки» играет роль системы управление документами (система DMS), а модуль «Управление сделками» маршрутизирует эти документы, обеспечивая отражение хозяйственных процессов компании в реальном времени. Исполнение сделки по этапам обеспечивает WorkRoute II, а работу с документами - модуль «Сделки», представленный продуктом фирмы
«Алеф консалтинг», используемый в «Альфа-РИНАКО». Взаимодействие этих модулей заключается в вызове электронных документов модуля «Сделки» со стороны модуля «Управление сделками» (в соответствии со сроками, предусмотренными в торговом соглашении НАУФОР и договоре купли-продажи).

Документы, реализующие функционал системы.

Документы в StokRoute выполняют следующие функции: электронное представление первичного документа (распорядительная записка, платежное поручение и выписка из расчетного счета фирмы); плоские регистры для хранения структурированной информации (сделка, документы для перерегистрации); непрямой источник для составления бака (любой документ, формирующий двойственную операцию) отчеты (журнал незавершенных сделок, книга учета денежных средств и ценных бумаг, отчет брокера перед клиентом); носитель управляющей информации, заменяющей функционирование системы
(инструктор хозяйственных операций).

Визуальное представление здесь означает, что документ имеет интерфейс для конечного пользователя. Карта с документами модуля «Сделки» проста и естественна: персонал компании заполняет поля документа, затем может сохранить его, пересчитать, сделать проводки по документу или распечатать.
При этом система поддерживает целостность информации, вводимой посредством документов: нельзя удалить проводки или хозяйственные операции, не удалив сам документ; изменить проводки можно также только через сам документ.

Каждый документ имеет два основных вида представления: список (list) и форму (single). Работа с любым документом начинается через «Список».
Здесь удобно ориентироваться между разными документами одного типа, имеются возможности для поиска, сортировки и выборки документа по любому из его полей. После отыскания нужного экземпляра можно получить другое представление документа - «форму». В ней также все понятно - обыкновенная карточка, где разложены поля документа. На панели инструментов расположены кнопки, представляющие все необходимые функции, а именно: копировать текущий в новый (создать новый документ с содержимым старого - очень хорошее средство для экономии времени при вводе часто повторяющейся информации); удалить документ; сделать/удалить проводки; отпечатать документ.

Документы имеют несколько форм представления (не путать с видами представления), т.е. у каждого из них может быть множество форм представления для отдельного вида (list или single), что позволяет иметь необходимое количество ракурсов на одну и туже информацию (хранящуюся в документе). Эта особенность модуля органично сочетается с развитым механизмом администрирования - модуль можно настроить так, чтобы разные пользователи работали с различными срезами информации.

Документ может принадлежать одному и только одному учетному разделу балансовой единицы, входящей в инвестиционную группу, в то время как хозяйственная операция может затрагивать учетные разделы различных балансовых единиц. Это дает возможность неизбыточно и непротиворечиво отражать хозяйственные процессы всей инвестиционной группы.

Учет и отчетность в STOCKROUTE.

Эффективная система автоматизации для инвестиционной компаний должна удовлетворять и внутренним потребностям компании, и требованиям, предъявляемым к ним регулирующим организациями. Так, порядок учета и отчетности со стороны НАУФОР предъявляет к компаниям следующие требования: ведение внутреннего учета отдельно от бухгалтерского; отражение всех операций в ведомости внутреннего учета на день их совершения; разделение во внутреннем учете собственных денежных средств (ценных бумаг) и денежных средств своих клиентов; предоставление регулярной отчетности своим клиентам.

Внутренние потребности являются индивидуальными для каждой компании, но и здесь можно выделить ряд общих: согласованная работа подразделений, осуществляющих основную деятельность компании - торгового отдела, бэк- офиса, бухгалтерии и юридического отдела; оперативная информация о состоянии портфеля ценных бумаг с учетом незавершенных сделок; контроль за выполнением собственных обязательств и обязательств контрагентов по сделкам; документирование сделок, исполняемых с нарушениями торгового соглашения НАУФОР и условий договора купли-продажи. Применение базисной технологии, на которой построена вся система учета и отчетности, позволяет учесть все эти требования.

Организация плана счетов инвестиционной группы, оперативный и бухгалтерский план счетов. С целью построения гибкой системы учета для инвестиционной группы, где вопросы оперативного и бухгалтерского учета балансовых единиц неразрывно связаны между собой, применяется структура главной книги, включающей в себя счета российского бухучета и счета оперативного учета, образованные в соответствии с рекомендациями по внутреннему фирменному учету в бэк-офисе дилерско-брокерских компаний, подготовленные офисом Государственной службы компании «Артур Андерсен».

В системе используется принцип централизации, согласно которому балансовые единицы инвестиционной группы применяют единый план счетов
(бухгалтерский и оперативный) и аналитические разрезы на всех на всех счетах ведутся по единым справочникам. Для отражения всех операций на день их совершения используется оперативный план счетов. Все данные о хозяйственных процессах сразу поступают на соответствующие счета системы, где по всем установленным аналитическим комбинациям происходит вычисление сальдо, значение которого используется в отчетах для НАУФОР. Значение сальдо может быть использовано и при изготовлении заказных статистических форм. В случае обработки системой первичных документов, имеющих свидетельство об изменении собственности компании (валюты баланса), используются счета российской бухгалтерии, для которых также, как и для оперативных, рассчитывается сольдо, значение которого поступает в бухгалтерские регистры (оборотные ведомости, журналы ордера и т.д.).

Виды счетов, счета системы учета денежных средств и ценных бумаг. Для оперативного отслеживания потоков денежных средств и ценных бумаг все счета оперативного учета поделены на счета, принадлежащие системе учета денежных средств, и счета системы ценных бумаг. Классификация счетов в системе учета ценных бумаг по владению и местонахождению позволяет определить, не только кому принадлежат ценные бумаги, но и кто держатель и в каком реестре.

Система счетов оперативного учета
|Счет |Название счета |Система |Система учета ценных|
| | |учета |бумаг |
| | |денежных | |
| | |средств | |
| | | |Учет по |Учет по |
| | | |владению |местонахож|
| | | | |дению |
|010-001 |Счет клиента (резерв|+ |+ | |
| |по сделке) | | | |
|010-002 |Счет клиента |+ |+ | |
| |(денежные средства) | | | |
|079-001 |Акции в номинальном |+ |+ | |
| |держании | | | |
|091-001 |Акции компании |+ |+ | |
|092-001 |Короткие продажи |+ |+ | |
|099-401 |Акции в пути от | | |+ |
| |фирмы | | | |
|099-402 |Акции в пути к фирме| | |+ |
|099-406 |Реестр | | |+ |
|071 |Банк |+ | | |
|073 |Касса |+ | | |
|089 |Контрагенты |+ |+ | |

Структура счета. Счет может состоять из субсчетов, а те, в свою очередь, из аналитических. Счета и субсчета могут вестись в восьми независимых разрезах. В качестве разъясняющего примера можно привести структуру счета «ценные бумаги» у оперативного плана счетов.

Счет номер «091» - ценные бумаги компании, который делится на субсчета («001» - акции и «002» - облигации). Далее субсчет «001» делится на аналитические счета - ценные бумаги, находящиеся в портфеле компании, т.е. EESR (обыкновенная именная акция РАО «ЕЭС России»), LKOH, TOMG и т.д.
Первый аналитический разрез для субсчета «001» - эмитенты. Это означает, что ценные бумаги, но не облигации, учитываются в разрезе эмитентов.
Второй аналитический разрез - стадия сделки. Он позволяет различать ценные бумаги, уже зарегистрированные на имя компании по уведомлениям из реестра и ценные бумаги, «попавшие» в портфель по итогам предварительных данных из регионов. Третий аналитический разрез - собственник бумаг. Он закрепляет за конкретным владельцем портфель ценных бумаг (который может быть зарегистрирован как собственность компании, а может принадлежать клиенту).

1-ый разрез

8- ой

разрез

Классификация и правила формирования этапов хозяйственных операций.
Для отражения хозяйственных процессов в реальном времени, а также их дальнейшего обобщения формируется система хозяйственных операций, учет которых ведется по принципу двойной записи. При этом используются следующие формы учета: журнал учета денежных средств/ценных бумаг, книга учета денежных средств/ценных бумаг, отчет брокера перед клиентом на каждом этапе сделки, документирование региональных операций.

Правила формирования хозяйственных операций в своем большинстве были заимствованы из уже упомянутых рекомендаций компании «Артур Андерсен».
Однако они не догма, и каждая компания вправе иметь свои счета и аналитические разрезы. Для решения этой проблемы в модуль «Сделки» встроен конструктор хозяйственных операций, позволяющий изменить их структуру
(удалять или добавлять проводки) и редактировать проводки (изменять в них счета и аналитические разрезы). Хозяйственная операция для процесса исполнения сделки включает в себя целый ряд этапов: заключение сделки; отсылка документов на перерегистрацию; получение уведомления о перерегистрации; осуществления платежа.

Использование конструктора требует четкой классификации всех этапов, поскольку для каждого из них делаются свои проводки. И только таким путем
(довольно трудоемких сообщений) удается добиться настоящей интеграции и согласованности в деятельности различных подразделений и особенно там, где объем операций велик (к примеру, в автоматизации учета региональных операций).

Расчет средней стоимости ценных бумаг при списании. Этот вопрос тесно связан с задачей определения операциональной прибыли, зависящей от разницы между себестоимостью и суммой сделки. Модуль «Сделки» автоматически рассчитывает себестоимость ценных бумаг по двум алгоритмам: средневзвешенной стоимости и среднескользящей. Этот алгоритм можно определить в настройках программы.

Отчетность в стандартах НАУФОР. К видам отчетов, относящихся к стандартам НАУФОР для операторов фондового рынка, относятся: журнал ежедневного учета ценных бумаг; журнал ежедневного учета денежных средств; журнал учета ценных бумаг; журнал учета денежных средств; книга учета ценных бумаг; книга учета денежных средств; журнал незавершенных сделок; отчет брокера перед клиентом; журнал дилерских операций;

Применение оперативного плана счетов и отражение этапов хозяйственных процессов по методу двойной записи позволяет легко сформировать такую отчетность.

В StokRoute применен следующий подход к составлению регистров
НАУФОР. Журналу ежедневного учета денежных средств и ценных бумаг составляются по операциям компании (т.е. туда включены записи только по тем счетам, операции по которым проводились в задаваемом диапазоне дат: в номинале это один день, но можно задать любой промежуток). Книга учета ценных бумаг/денежных средств содержит существующие на данный момент остатки по счетам. И журналы учета, и книги учета позволяют вычислить сальдо во всех существующих аналитических разрезах и по всем аналитическим счетам.

Консолидация данных балансовых единиц. StokRoute предназначена для работы в группе компаний. Она обеспечивает правильное отражение всех хозяйственных операций группы в разрезе каждой участвующей в группе балансовой единицы. Достигается это следованием принципу централизации
(все балансовые единицы работают с одним планом счетов.)

Заключение.

В заключении хотелось бы еще раз отметить, что данная программа дает широкие возможности администрирования, т.е. разграничение прав доступа к информации, а также защиты информации от несанкционированного доступа.
Кроме того имеются мощные средства администрирования вплоть до прав на редактирование документов, подготовленных другими сотрудниками, и возможностям работы лишь с определенными формами документов.

Комплексная система StokRoute, разработка и реализация которой осуществляется на основе системы учета инвестиционной компании «Альфа -
РИНАКО», обеспечивает ряд перспективных возможностей, наиболее значительные из которых: возможность работы через Internet; автоматический запуск работы по исполнению сделок по информации из
РТС (не надо будет вводить тикет); интеграция системы электронного архива DOCS Open компании PC DOCS с целью более эффективного доступа к неструктурированной информации компании
(образцы документов, телефонные переговоры); интеграция в систему продуктов фирм, специализирующихся на программах финансового анализа.

Список использованной литературы.

Г. Ермаков «Средство для достижения средств (система автоматизации инвестиционной компании)»// Рынок ценных бумаг 1997г., №22, с.151-155

«Совершенствование информационных технологий - необходимое условие развития фондового рынка» // Рынок ценных бумаг, 1997 г., №24, с.78-79

М. Минаев «Все упирается в информационные технологии»// Рынок ценных бумаг, 1997г. №15, с. 47-48

Г. Ермаков «StokRoute: интегрированное решение»// Рынок ценных бумаг, 1997г., №24, с. 80-85

-----------------------
Бухгалтерия
. составление бухгалтерской отчетности
. перекладка отчетности согласно международным стандартам
. учет административных операций

Внутренние отчеты

Журналы учета

Расчетный отдел
. заключение сделок
. котировка платежных документов
. регистрация сделок
. учет движения ценных бумаг
. учет движения денежных средств
. учет и анализ операций с собственными средствами
. контроль незавершенных сделок
. переписка с клиентами

Международная финансовая отчетность

Российская бухгалтерская отчетность

Отчеты о состояниях клиентских счетов

Платежное поручение

Платежное поручение

Передаточные распоряжения

Банковские выписки

Выписка из реестров акционеров

Контракт

Подтверждение сделки

Распорядительная записка (тикет)

Торговый отдел дилинг

- заключение сделок

Заявка от клиента

Подсистема управления деловыми процессами

Подсистема бэк-офиса

Подсистема бухгалтерии

Система управления инвестиционной компанией StokRoute

Основная деятельность компании

Административно-хозяйственная деятельность

Зарплата

Инвентарный учет

Бухгалтерия

Управле-ние сделками

Сделки

Бухгалтерия

Бухгалтерия

Бухгалтерия

. торговый отдел
. бэк-офис
. отдел по работе с клиентами
. бухгалтерия
. аналитический отдел
. руководство

Оплата

Перерегистрация

Заключение сделки

сделка

1. Платежи

1. Передаточное распоряжение
2. Уведомление о перерегистрации

1. Тикет
2. Договор купли-продажи

Этапы оформления сделки и их отражение в модулях «Сделки» и «Управление сделками»

Визуальное представление

Список (list)

Форма (single)

Интерфейс пользователя

Ценная бумага

Прода-вец

Покупатель

Дата сделки

Хозяйственная операция в учетные разделы балансовых единиц фирмы

Формирование системы учета денежных средств и ценных бумаг

Модель документа модуля «Сделки»

Проводки по российскому плану счетов

Проводки по оперативным счетам бэк-офиса

Аналитический счет

Субсчет

Счет

Аналитический счет

Субсчет

Аналитический счет

Субсчет

Аналитический счет 1-го разреза

Аналитический счет 1-го разреза

Аналитический счет 1-го разреза

Аналитический счет 8-го разреза

Аналитический счет 8-го разреза

Аналитический счет 8-го разреза

Структура счетов в модуле «Сделка»

Страницы: 1, 2