Автоматизация инвестиционной компании

Оглавление.

Введение. 2

Система автоматизации инвестиционной компании. 3

Архитектура системы автоматизации и состав функциональных подсистем.
6

Подсистема управления деловыми процессами. 6

Некоторые бизнес-объекты бэк-офиса в бухгалтерии. 7

Подсистема бэк-офиса 8

Подсистема бухгалтерии. 9

Эксплуатация системы StokRoute. 11

Автоматизация бизнес-процессов компании. 11

Документы, реализующие функционал системы. 12

Учет и отчетность в STOCKROUTE. 14

Заключение. 19

Список использованной литературы. 20

Введение.

За последние 7 лет прошел целый ряд этапов становления и развития рынка ценных бумаг. За этот период этот экономический институт потерпел множество изменений: были подъемы, спады, а в последнее время и тяжелейший кризис. Но тем не менее рынок рос, развивался. И естественно, с развитием рынка страны появилось «море финансовой информации - от сухих цифр с различных торговых площадок до новостей, способных повлиять на дальнейшее развитие событий в том или ином секторе рынка. В этой связи у инвесторов всех типов возникает потребность в оперативной и полной информации для принятия правильных инвестиционных решений.

Наряду с развитием непосредственно самого фондового рынка, активно развивался и рынок информационных технологий. Большой поток информации, поступающий из различных источников, требует обработки. При этом существует потребность в правильной анализе информации с целью ее использования при решении тех или иных задач. Ведь информация - не самоцель. Любые данные должны систематизироваться и анализироваться.

Особенно важно принять правильное и своевременное решение для инвесторов, не являющихся профессиональными участниками фондового рынка, которые напрямую не подключены к торговым системам. Проблемы, с которыми приходится сталкиваться данным инвесторам, достаточно традиционны.

Необходима оперативная и полная информация, поступающая в удобном для пользования и анализа виде. По возможности необходима программа, которая смогла бы автоматически анализировать поступающую информацию. В любом случае преследуется одна цель - максимально эффективное инвестирование денежных средств. Из этой основной уели могут вытекать и другие второстепенные задачи: правильное финансовое планирование потоков платежей, управление рисками, обеспечение оптимального баланса между доходностью и ликвидностью активов и просто автоматизация хозяйственной деятельности компании, начиная с бухгалтерского учета и заканчивая оперативной связью с региональными отделениями.

Часть из вышеуказанных проблем предлагает решить компания ВЕСТЬ АО.
Это предложение состоит в интеграции проверенных временем, высокоэффективных и надежных программных продуктов. В данном случае это система управления деловыми процессами WorkRoute II (ВЕСТЬ АО) и бухгалтерская система «Алеф - Бухгалтерия» (ТОО АЛЕФ).

Каждая из этих программных продуктов прост в освоении, удобен в работе и содержит большое количество настроек, которые легко позволяют адаптировать систему в конкретной компании.

Система автоматизации инвестиционной компании.

Процесс деятельности инвестиционной компании как профессионального участника фондового рынка состоит из заключения сделок и их исполнения.

Рис1 Примерная структура брекерско-диллерской компании

Инвестиционная компания может работать с различными ценными бумагами, а также их производными на разных торговых площадках. В настоящее время значительная доля в обороте компании приходится на корпоративные ценные бумаги. Самая большая концентрация сделок с ними на торговую внебиржевую систему РТС. Поэтому рассмотрим технологию работы, характерную для этой торговой системы.

В структуре брокерской (дилерской) компании можно выделить следующие подразделения, связанные с процессом исполнения и учета сделки:
. торговый отдел.

Главной функцией торгового отдела является заключение сделок с ценными бумагами от имени компании и по поручению ее клиентов. При этом на торговый отдел возлагается минимум учетных и расчетных операций. Они передаются бэк-офису;
. бэк-офис.

Бек-офис (или расчетный отдел) занимаются подготовкой документов, являющихся неотъемлемой частью сделки. В их числе: подтверждение сделки; договор купли-продажи; передаточное распоряжение для перерегистрации прав собственности. Кроме того, бэк-офис обеспечивает документооборот, связанный с процессом исполнения сделки, а именно: отслеживание процессов отсылки документов для перерегистрации на подпись контрагенту ил реестродержателям, отслеживание получения (или неполучения) уведомления о перерегистрации от реестродержателя и контроль за отсылкой его контрагенту. Наконец, бэк-офис осуществляет котировку платежей, поступающих в компанию с целью привязки их к конкретным сделкам для отслеживания степени их завершенности.
. бухгалтерия.

Деятельность бухгалтерии заключается в учете (проведении) операций, непосредственно связанных с торговлей ценными бумагами (в основном это платежи по сделкам и постановка своих ценных бумаг на баланс). Кроме того, бухгалтерия составляет финансовую отчетность в соответствии с правилами российского бухгалтерского учета и осуществляет обычные, характерные для любого предприятия хозяйственные процессы (начисление и выплата заработной и арендной платы, начисление амортизации и т.д.)

Безусловно, правильным является утверждение об относительной автономности деятельности бэк-офиса и бухгалтерии, но нельзя рассматривать этот процесс как абсолютно несвязанную деятельность, поскольку они отображают состояние одних и тех же хозяйственных процессов, но в разных ракурсах. Более того, синхронизация деловых процессов этих двух подразделений является ключом к организации согласованной деятельности всей компании.

Согласно стандартам, разработанным НАУФОР, бэк-офис выполняет хозяйственные операции, соответствующие исполнению сделок, с использованием традиционного для бухгалтерии системы двойной записи.
Отличие заключается в том, что бэк-офис применяет особенный план счетов.

Структура плана счетов бэк-офиса кроме отслеживания отношений собственности предусматривает отслеживание положения ценных бумаг. Это позволяет в любой момент времени осуществлять сверку местоположения ценных бумаг с данными реестродержателей. Поэтому, если поддерживать синхронизацию деятельности бэк-офиса и бухгалтерии, можно избежать последующего расхождения балансовых данных с данными реестродержателей.
Это лишь одно из достоинств.

Другое же состоит в том, что поскольку два подразделения работают с одними и теми же документами, хотя и в разном ракурсе, процесс исполнения и учета сделок становится не только саморегулируемым, но и более динамичным. А это позволяет компании увеличить оборот при той же численности персонала.

И еще один ключевой момент. Деятельность бэк-офиса предусматривает учет процесса исполнения сделок в реальном времени. Иными словами, двойные записи (проводки) появляются в момент осуществления события, связанного с этапами совершения сделок, а не на момент появления первичных документов, удостоверяющих изменение валюты баланса фирмы. Поэтому счета бэк-офиса более реально отражают состояние бизнес процессов компании, нежели счета российской бухгалтерии. И не всегда двойная запись в бэк- офисе имеет аналог в российской бухгалтерской методологии.

Архитектура системы автоматизации и состав функциональных подсистем.

В упрощенном виде автоматизацию инвестиционной компании можно представить следующим образом:

Данные по сделке,

Данные по сделке данные о завершении данные о завершении этапов

этапов

Тип сделки,

Тип сделки, переменные переменные делового делового процесса процесса

Платежи по сделке

Платежи по сделке

Подсистема управления деловыми процессами.

В конкретной реализации она представлена разработкой компании ВЕСТЬ
АО WorkRoute II - фундаментом всей системы исполнения сделок. С помощью карт деловых процессов система информируется о количестве и содержании этапов сделок, об исполнителях на каждом конкретном этапе и предусмотренных для их исполнения сроках. При этом система сама назначает исполнителя в соответствии с загруженностью каждого сотрудника.

Нужно также сказать о документировании и контроле исполнения сделок.
Действия каждого сотрудника на любом этапе технологической цепочки фиксируется, в том числе и при попытке несанкционированного доступа к информации. Также предусмотрен обмен информацией на каждом этапе в форме
«вопрос - ответ». И, естественно, в любой момент времени становится возможным проанализировать ход протекавших событий. К определенному этапу совершаемой сделки можно прикрепить документы, непосредственно к ней относящиеся. Хранение большого объема информации гарантирует система электронного архива производства DOCS Open компании PC DOCS, с которой интегрируется WorkRoute II.

Также присутствует задача отслеживания времени выполнения этапов сделки. Если какой-либо из этапов будет просрочен, то об этом узнает не только его исполнитель, но и руководитель. Такой инструмент необходим в условиях жестокой дисциплины исполнения сделок, что необходимо для надежной компании.

В конфигурацию рабочего места подсистемы WorkRoute Client входит так называемый Maps List - список внесенных маршрутов деловых процессов. На экране пользователя предстает полная картина работы компании на текущий момент: преимуществом здесь является то, что маршруты или карты исполнения сделок классифицируются по различным признакам.

В состав конфигурации принята следующая схема:
. дилерская или комиссионная сделка;
. собственные ценные бумаги, бумаги клиента, по которым компания выступает номинальным держателем, или бумаги клиента, находящиеся в собственности компании;
. аффелированное лицо;
. тип перерегистрации (FF, FB, FC и т.д.);
. валюта сделки;
. локальная или региональная сделка.

В дополнении к этому заказчик может сконструировать любой другой тип сделки.

При этом система управления процессами организует работу компании в реальном времени. Это согласуется с методологией отражения учетных процессов в бэк-офисе. Таким образом, применение workflow-подсистемы в качестве фундамента для всей системы компании наиболее гармонично, эффективно и оправдано.

Некоторые бизнес-объекты бэк-офиса в бухгалтерии.

Как следует из описания процессов деятельности компании, весь объем выполняемых работ можно условно разделить на следующие компоненты:
. заключение сделок;
. обслуживание потоков ценных бумаг;
. обслуживание потоков денежных средств;
. обслуживание трансакций компании в регионах.

В подсистемах бэк-офиса и бухгалтерии разработаны соответствующие ресурсы прикладной области или бизнес-объекты, каждый из которых содержит свой набор атрибутов и методов.

Объект «Сделка». Он используется для построения тех этапов бизнес- процессов, на которых сотрудники заключают договоры. Для этого объекта выделяются следующие атрибуты - название, регистрационный номер, покупатель, продавец, код ценной бумаги, количество, валюта, сумма и т.д. и методы - оформление поручения на покупку-продажу ценных бумаг, заключение сделки, ее регулирование.

В деятельности инвестиционной компании встречаются различные типы сделок: по купле-продаже ценных бумаг у юридических и физических лиц, купле-продаже ценных бумаг с выполнением правила поддержания и т.п.

Объект «Документы для перерегистрации». Этот этап применяется для построения этапов исполнения сделок, в которых задействованы покупка ценных бумаг. Методы объекта обслуживают следующие этапы хозяйственных процессов: отсылка договора купли-продажи и передаточного распоряжения контрагенту на подпись с последующей перерегистрацией; отсылка тех же документов реестродержателям; получение уведомления о перерегистрации от реестродержателей, контрагентов и доверенных лиц.

В качестве атрибутов используются: фактическая дата получения документов от контрагентов; дата отправки документов; дата отправки документов на перерегистрацию; дата перерегистрации; регистрационный номер сделки.

Объект «Платежи» Он используется для описания тех объектов сделок, где используются потоки денежных средств. Методы объекта позволяют регистрировать платеж; аннулировать его; проводить отчет в системе. К атрибутам данного объекта относятся сумма платежа, регистрационный номер сделки, дата платежа, номер платежного поручения т.д. В работе с данным объектом могут принимать участие как бэк-офис, так и бухгалтерия. Важно то, что внутренняя логика этого объекта обеспечивает ввод согласованных между бэк-офисом и бухгалтерией и непротиворечивых данных, а это дает возможность достичь высокого темпа и качества обработки информации.

Объект «Отчет из регионов» Этот объект выступает в бизнес-процессах, отражающих работу доверенных лиц в регионах. Методы объекта традиционно просты: создать, редактировать, провести отчет. Его основные атрибуты: сведения о доверенном лице; сумма, выданная на руки по всем операциям купли-продажи в регионах; сумма регистрационного сбора и подоходного налога, удержанного и начисленного в процессе купли-продажи ценных бумаг.

При этом структура бизнес-процесса, отслеживающего работу компании в регионе, состоит из двух основных этапов:
1. финансирование операций в регионах (с использованием объекта «Платежи»);
2. учета и анализа операций в регионе ( с использованием объектов «Отчет из регионов» и «Сделка»)

Структура всего процесса полностью соответствует предлагаемому ассоциацией НАУФОР порядку учета операций с физическими лицами.

Внутренняя структура бизнес-обектов поддерживает принцип двойной записи, причем в соответствии с приведенной классификацией сделок они содержат различные виды корреспонденций, общая структура которых совпадает с предложениями компании Artur Andersen по этому вопросу.

Подсистема бэк-офиса

В основе учета исполнения сделок в бэк-офисе по рекомендациям НАУФОР лежит метод двойной записи. Это предопределяет выбор мощной, производительной и надежной бухгалтерской системы в качестве платформы для построения подсистем бэк-офиса и бухгалтерии.

Подсистема бэк-офиса работает на внебалансовых относительно бухгалтерии счетах. Иными словами из всего объема собственных денежных средств компании должен быть условно выделен фонд под операции со сделками с ценными бумагами. Для этого в подсистеме бэк-офиса открывается специальный контрольный счет. Он может корреспондировать со счетами учета наличных средств в кассе или на расчетном счете. Смысл этого с экономической точки зрения заключается в том, чтобы привлечь средства для осуществления основной деятельности компании; контрольный счет обеспечивает балансирование ее активов и пассивов на момент составления пробного или консолидированного баланса. Далее открываются счета клиентов и контрагентов ценных бумаг и т.д. При завершении основных этапов сделки подсистема бэк-офиса производит соответствующие этому этапу двойные записи и помещает их в учетный раздел.

Полную классификацию и исчерпывающее описание предназначения счетов, которые использует бэк-офис, можно найти в рекомендациях по внутреннему учету операций с ценными бумагами в брокерских или дилерских компаниях от
Artur Andersen.

Эта подсистема автоматически формирует весь спектр учетных регистров, опубликованных в Стандартах НАУФОР, а именно:
. журнал ежедневного учета денежных средств;
. журнал ежедневного учета ценных бумаг;
. книга учета (оборотная ведомость) денежных средств;
. книга учета (оборотная ведомость) ценных бумаг;
. журнал учета дилерских операций (по собственному портфелю и портфелю клиентов компании);
. журнал незавершенных сделок.

Отметим, что подсистемы бэк-офиса и бухгалтерии реализуют базовые принципы функционирования учетной системы для инвестиционных компаний. А это значит, что, во-первых, операции с ценными бумагами учитываются отдельно от административно-хозяйственных; во-вторых, средства клиентов, которыми распоряжается фирма, учитываются отдельно от собственных средств компании; и в-третьих, учет ведется в режиме реального времени, т.е. любая операция отражается в системе в день ее совершения.

Подсистема бухгалтерии.

Подсистема бухгалтерии обеспечивает полноту учета всех хозяйственных процессов в инвестиционной компании. Благодаря тесной интеграции с подсистемой бэк-офиса и поддержке релевантных бизнес-объектов («Документы для регистрации», «Платежи») подсистема бухгалтерии естественным образом вовлекается в решение задачи учета результатов бизнес-процессов компании.
Одновременно с этим в ней предусмотрена автоматизация стандартных для любого предприятия функций:
. учет основных средств;
. учет МБП;
. расчета зарплаты;
. кассовых операций;
. банковских операций;
. учета и отчетности.

Страницы: 1, 2