Заголовок может начинаться со слова «Переписка». В этом случае необходимо указать, с кем и по какому вопросу она ведется. Если в дело помещена переписка с одним корреспондентом, его указывают в заголовке. Например: «Переписка с фирмой «Закат» о поставках оборудования». Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают их общее видовое название. Например: «Переписка с предприятиями химической промышленности о закупке сырья». Если в деле содержится переписка с несколькими разнородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают вопрос, по которому она ведется. Например: «Переписка о подготовке научно-практической конференции».

В номенклатуру дел включаются справочные картотеки и журналы регистрации.

Графа 3 заполняется по окончании года, на который составлена номенклатура дел, т.е. в номенклатуре дел на 2000 год графа 3 будет заполнена в 2001 году.

В графе 4 указывается срок хранения дела и ссылка на статью перечня, которой руководствовался составитель номенклатуры дел.

Сроки хранения некоторых документов даны в приложении.

В графе 5, если необходимо, проставляются отметки о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинника, «Дело не заведено» и т.д.

Номенклатуру дел подписывает составитель. При необходимости оформляют гриф согласования с экспертной комиссией (ЭК).

До начала календарного года следует перенести данные граф 1, 2, 4 на обложки заводимых дел.

В течение календарного года необходимо формировать дела строго в соответствии с номенклатурой дел.

После того, как год истек, в начале следующего календарного года на основании данных граф 3, 5 составляется итоговая запись о количестве заведенных дел.

Форма итоговой записи о количестве заведенных дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ______году в организации ____________

2.2 Утверждение номенклатуры дел

Номенклатура дел подразделения подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, визируется руководителем структурного подразделения и согласовывается с канцелярией и архивом организации. Если в организации нет структурного деления, и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

При составлении номенклатуры дел отдела кадров необходимо определить состав документов. Часть таких документов вошла в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст, другая часть - в подсистему кадровой документации и часть - в унифицированную систему отчетно-статистической документации.

Кроме того, к кадровым документам относят:

- лицевые счета;

- первичные учетные формы, состав которых уточнен в постановлении Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (формы Т-1, Т-2, Т-8 и др.);

- документы по социальному обеспечению и личные документы, необходимые для формирования личного дела сотрудника.

В каждое дело группируются строго определенные документы. Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку данного дела, а также различных черновиков.

Внутри дел документы располагаются в определенной последовательности.

При систематизации каждой группы документов необходимо учитывать следующие правила:

- распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

- протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;

- приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности;

- при формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения, например, приказы о приеме, перемещении и увольнении следует формировать в одно дело (срок хранения - 75 лет), а остальные (срок хранения - 5 лет) - так, как это удобно кадровику;

- отдельно заводить дело на запросы и на ответы нельзя;

- планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

- предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно по вопросам улучшения работы организации и отдельно по личным вопросам;

- в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку, сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;

- лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;

- документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.

3.    Описание состава документации

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

3.1 Устав организации

Устав – свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения.

Устав общества должен содержать[2]:

- Полное и сокращенное фирменное наименование общества;

- Сведения о месте нахождения общества;

- Сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным (т.е. 2/3 голосов от общего числа голосов участников) большинством голосов;

- Сведения о размере уставного капитала общества;

- Сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;

- Права и обязанности участников общества;

- Сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;

- Сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;

- Сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;

- Иные сведения, предусмотренные Законом "Об ООО.

Устав общества может также содержать, на усмотрение участников, иные положения, не предусмотренные Законом "Об ООО", от них требуется только, чтобы они не противоречили действующему законодательству.

Устав обязателен для всех участников общества и третьих лиц (например, контрагентов общества).

Примерная форма Устава

Общества с ограниченной ответственностью

   УТВЕРЖДЕН

   ОБЩИМ СОБРАНИЕМ УЧАСТНИКОВ

   ПРОТОКОЛ NO. _____________

   "___"___________ 20___ г.

У С Т А В

ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

"___________________"

г. _____________

1. Общие положения

1.1. Общество с ограниченной ответственностью "_________________" (далее именуемое - "Общество") учреждено в соответствии с  действующим законодательством Российской Федерации. 

1.1.1.  Учредителями Общества являются:

1.2. Общество с ограниченной ответственностью "_________________" является юридическим лицом и строит  свою  деятельность  на  основании настоящего   Устава   и   действующего   законодательства   Российской Федерации.

1.3. Полное  фирменное  наименование  Общества  на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью "__________________________",

сокращенное наименование: ООО "_____________________".

Наименование на английском языке - "________________________________________________".

        1.4. Общество является коммерческой организацией.

        1.5. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета  на территории Российской Федерации и за ее пределами.  Общество имеет круглую печать,  содержащую его полное фирменное наименование на русском языке  и  указание  на  место его нахождения. Общество имеет штампы и бланки  со  своим  наименованием,  собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации.

        1.6. Общество является собственником принадлежащего ему имущества и  денежных  средств  и  отвечает  по своим обязательствам собственным имуществом.  Участники имеют предусмотренные законом и  учредительными документами Общества обязательственные права по отношению к Обществу.

        1.7. Участники отвечают по  обязательствам  Общества  в  пределах своих  вкладов  в  уставный  капитал,  если законом или учредительными документами Общества не предусмотрено иное.

        1.8. Принятие  новых  участников в состав Общества осуществляется по решению Общего собрания участников.

        1.9. Место нахождения Общества - город _________________________.

        1.10. Юридический адрес Общества: _____________________________.

        1.11. Почтовый (фактический) адрес: ____________________________.

2. ЦЕЛЬ И ПРЕДМЕТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

        2.1. Целями  деятельности  Общества являются _____________, а также извлечение прибыли.

        2.2. Общество вправе осуществлять  любые  виды  деятельности,  не запрещенные  законом,  в  том  числе  предметом  деятельности Общества являются:

        а)_______________________________________;

        б)_______________________________________;

        _________________________________________.

        2.3. Деятельность   Общества   не  ограничивается  вышеназванными видами.  Общество  имеет  гражданские  права  и   несет   обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных действующим законодательством и настоящим Уставом.

        2.4. Все  вышеперечисленные  виды  деятельности  осуществляются в соответствии с действующим  законодательством  РФ.  Отдельными  видами деятельности,  перечень которых определяется специальными Федеральными законами,  Общество может заниматься только при получении специального разрешения  (лицензии).  Если  условиями  предоставления  специального разрешения  (лицензии)  на  занятие  определенным  видом  деятельности предусмотрено   требование   о   занятии   такой   деятельностью   как исключительной,  то Общество в  течение  срока  действия  специального разрешения  (лицензии)  не вправе осуществлять иные виды деятельности, за  исключением  видов   деятельности,   предусмотренных   специальным разрешением (лицензией) и им сопутствующих.

        2.5. Общество  осуществляет  внешнеэкономическую  деятельность  в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

        2.6. Общество  является  юридическим  лицом,  правовое  положение которого   определяется   законодательством  Российской  Федерацией  и настоящим Уставом.

        2.7. Рабочим языком Общества является русский язык.

        2.8. Общество  имеет  самостоятельный  баланс,  Общество   вправе открывать  банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами.

        2.9. Имущество   Общества   состоит   из   оплаченного  Уставного капитала,  полученных доходов, а также иного имущества, приобретенного по всем основаниям, допускаемым правовыми актами Российской Федерации.

        2.10. Общество для достижения  целей  своей  деятельности  вправе нести обязанности,   осуществлять   любые   имущественные  и  личные неимущественные права,  предоставляемые законодательством обществам  с ограниченной   ответственностью, от  своего  имени  совершать  любые допустимые законом сделки, быть истцом и ответчиком в суде.

        2.11. Общество   осуществляет   в   соответствии   с  действующим законодательством РФ распоряжение своим имуществом  в  соответствии  с целями своей деятельности и назначением имущества.

        2.12. Общество несет ответственность по своим обязательством всем принадлежащим ему имуществом.

        Участники Общества не отвечают по обязательствам Общества и несут риск  убытков,  связанных  с  его деятельностью,  в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

        2.13. Участники  Общества,  внесшие  вклады  не полностью,  несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах  стоимости неоплаченной части вклада каждого из Участников. Общество не отвечает по обязательством Участников Общества. Государство и    его   органы   не   несут   ответственности   по обязательствам  Общества,  равно  как  и  Общество  не   отвечает   по обязательствам государства и его органов.

        2.14. Общество может быть участником и создавать на территории РA и за ее пределами иные хозяйственные общества с правами юридического лица.

        2.15. Общество  может  на  добровольных началах вступать в союзы, ассоциации на условиях,  не противоречащих действующему на  территории РФ законодательству и настоящему Уставу.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7