Используются и традиционные способы привлечения посетителей – через рекламу в специализированной прессе, каталоге и т.д.

При подготовке к выставке также требуется:

o       Внимательно изучить выставочные каталоги предидущих показов на предмет контроля участи ваших конкурентов;

o       Взять у организатора выставки предварительный список участников, отметить конкурентов, сравнить с данными прошлых выставок;

o       Подготовить контрольный список по каждой категории продукции, ознакомиться с каждым участником выставки, вписанным в каталог, и с каждой категорией туристского продукта конкурентов, используя их данные для улучшения и расширения вашего выставочного предложения;

o       Следует сообщить организаторам точное название вашей фирмы и другие необходимые данные;

o       Сформировать твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложения на выставке;

o       Подготовить технические листовки, прайс-листы по вашим продуктам, проекты стендов;

o       Решить заранее, как выставить свой продукт, как более привлекательно расположить стенды;

o       Подготовить письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников вашего стенда;

o       Подготовить два вида рекламных буклетов для раздачи: один – обзорный (о ваших возможностях), другой – более подробный (для интересующихся вашим предложением клиентов);

o       Сформировать квалифицированную стендовую команду, в которой  двое или все говорят на иностранном языке, провести предварительный инструктаж команды;

o       Подготовить достаточное количество визитных карточек с названием и телефонами вашей фирмы;

o       Подготовить бумагу и специальные бланки для  облегчения общения с посетителями стенда. Такие бланки называются «Лист посетителя», «Переговорный лист», «Журнал Контактов» и др. Они должны показывать:

a.     имя и должность посетителя, сведения о фирме, область интереса фирмы, имеющиеся контакты и возможности;

b.    подробности о фирме, такие как адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности;

c.    особенности взаимного интереса;

d.    итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудничества, критерии интереса).

Если возможно, то всю подготовленную выше информацию нужно ввести в базу данных компьютера. Хорошо также подготовить пресс-релиз, информационные подшивки, файлы или видео для демонстрации посетителям стенда. Следует заранее предусмотреть контакты с прессой, спланировать проведение собственных презентаций, пресс-конференций, «круглых столов», включив их в программу параллельных мероприятий выставки.

2.4. Работа на ВЫСТАВОЧНОМ стенде.

Работа на стенде начинается с организации самого стенда. Для начала определяется место стенда на выставке. Главными факторами при определении места для стенда становятся цели и бюджетные возможности фирмы. Наилучшими считаются места в центре выставочной площади, на поворотах, при входе не выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Предпочтительны угловые стенды, а так же стенды в проходах.

Необходимо решить, как лучше представить свою компанию, чтобы достичь поставленных целей: следует ли подать ее как продвинутую, современную компанию, или, наоборот, показать как традиционно сдержанную фирму. Форма, цвет и дизайн помогут создать образ по вашему выбору.

Старайтесь использовать в демонстрации приемы, привлекающие внимание проходящих мимо постителей.

При ежегодном участии в нескольких выставках стоит подумать о том, чтобы используемый экспозиционный материал мог выдержать многократную транспортировку. Целесообразно приобретение многоразовых модулей, используемых на разных выставках. Это значительно сократит расходы.

При организации участия фирмы в выставке следует:

1.                    Уточнить у администрации выставки, кто отвечает за установку и демонтаж стендов – работники выставки по контракту, или ваш собственный персонал. Это может быть важным фактором при определении расходов и выборе типа стенда.

2.                    Решить, какой продукт и как будет представлен в экспозиции (определяются участки показа, необходимость особой графики или специальных эффектов, средства хранения экспозиционных материалов).

3.                    Знать, как лучше продемонстрировать продвигаемые услуги (видеопросмотры, макеты, и пр.).

4.                    Знать, какие бытовые услуги (электричество, сток воды, подвоз, хранение) должны быть обеспечены на стенды и каким образом.

5.                    Определить, какой вид транспорта требуется. Форма, размер и вес экспонатов определяют выбор вида транспорта (автофургон, грузовик, автобус и др.). Точное знание транспортных нужд заранее поможет выбрать наиболее экономичный из имеющихся способов транспортировки. Обычно на выставке имеется официальный субподрядчик для перевозки грузов и погрузочно-разгрузочных работ, который обладает высокой компетенцией в вопросах, связанных с оборудованием выставок и обращением с выставочными системами.

6.                    Знать внутренние правила, распорядок и ограничения на выставке. На каждой выставке существуют свои правила и ограничения. Вся необходимая информация содержится в руководстве для участника выставки. Содержание такого руководства может варьироваться от выставки к выставке, но общая тенденция сводится к тому, чтобы в максимальной степени облегчить решение всех организационных вопросов для экспонента. В руководстве для участника должна быть следующая информация: правила и расписания работы выставки, общий план, бланки заявок на разные виды бытового обслуживания, информация регистрационная, а так же по транспортировке, доставке рекламы.

При планировании экспозиции разумно проанализировать предстоящую презентацию своего продукта.

Во-первых, необходимо определить, что вы хотите демонстрировать: фирму, технологию, продукции или услуги.

Во-вторых, следует ответить на вопросы по подбору экспонатов.

o       Будет демонстрироваться вся производимая фирмой продукция (услуги) или будет сделан выбор отдельных продуктов (услуг) и каких?

o       Что обязательно следует показать на выставке и какие продукты (услуги) являются новыми, превосходящие аналогичные у конкурентов?

o       Какие моменты следует особенно подчеркнуть?

o       В какой стадии жизненного цикла находятся продукты, которые вы хотите экспонировать?

o       Какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы ваших потенциальных клиентов?

o       В порядке ли дизайн стенда? Соответствует ли цветовая гамма экспозиции и рекламных материалов вкусам посетителей выставки?

o       Нужно ли изготавливать демонстрационные видеоверсии, макеты средств размещения и т.п.?

o       Что должно быть показано на видеоматериалах и графических табло?

o       Какой размер стенда вам необходим?

В-третьих, необходимо сориентироваться заранее, какие действия и мероприятия планируется провести на стенде:

o       демонстрацию продукции;

o       прямую продажу;

o       переговоры;

o       пристендовые мероприятия (семинары, лотереи, розыгрыши, демонстрации, выступления артистов, конкурсы и т.д.);

o       презентацию фирмы;

o       наглядную демонстрацию продукции и услуг в действии;

o       проведения опросов, анкетирования;

o       проведение исследования товара;

o       обучение персонала.

Все это оказывает существенное влияние на размер, конфигурацию и оборудование стенда.

В-четвертых, необходимо запланировать заранее вспомогательные зоны – офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных материалов.

Необходимо так же творчески подойти к оформлению стенда. Чем интереснее, необычнее оформление стенда, тем больше привлечет он к себе посетителей. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожиданиям посетителей. Это обеспечивает доверие посетителей представляемой на стенде фирме.

Средства оформления стендов и методы показа экспозиции довольно разнообразны. Выбор их зависит от многих параметров – направление фирмы, ее целей, возможностей, вида продукции, а так же конкретной выставки, на которой она экспонируется.

Средства создания и оформления экспозиции:

o       флаги, знамена, транспаранты;

o       фирменные логотипы;

o       диорамы, мозаика, фотообои;

o       цветы, зелень, деревья;

o       оригинальные конструкции, фонтаны;

o       воздушные шары и зонды;

o       цветовые панели;

o       настенные украшения, панно;

o       скульптуры, вазы, керамика;

o       манекены и др.

С помощью этих средств разрозненные предметы объединяются в единую экспозицию, имеющую собственную идею.

Методы показа экспозиции:

o       статическая демонстрация;

o       демонстрация в действии;

o       предоставление посетителям возможности попробовать, увидеть, услышать, понюхать, потрогать, действовать;

o       игровая демонстрация;

o       демонстрация объектов с помощью технических средств (компьютерной и видеотехники, лазерных устройств и пр.)

При этом следует помнить, что выставка – это грандиозное массовое мероприятие, где участвуют сотни туристических фирм и предприятий и каждое из них принимает свои меры для привлечения посетителей к своему стенду, используя:

o       движущиеся объекты;

o       живые объекты (животные);

o       людей в необычной одежде – старинной, сказочной, в театральных и купальных костюмах и т.д.;

o       оригинальную подсветку и освещение;

o       шары, транспаранты, табло над стендом;

o       музыкальный ансамбль, звуковые эффекты (музыка, смех, необычные звуки);

o       оптические и лазерные эффекты;

o       компьютерные, видеоролики интересного содержания на больших экранах;

o       неожиданные объекты (большая пальма посередине стенда);

o       оригинальные указатели в зале (следы, стрелки и т.д.).

Из всего этого необходимо выбрать и использовать наиболее выигрышные и доступные для вашего продукта и компании.

Особое внимание следует уделить логотипу компании на стенде. Он должен быть броским и заметным. Название компании должно находиться на видном месте и легко читаться.

Чтобы определить, насколько удачно оформлен ваш стенд, можно использовать блиц-тест, предложенный журналом «Туризм: практика, проблемы, перспективы» (1999г. №1).

Проверьте, успеет ли посетитель, подходя к стенду в течение трех секунд:

o       заметить стенд. Он должен достаточно выделяться, чтобы привлечь к себе внимание;

o       выделить фирму с помощью броского логотипа или ее названия;

o       определить, в какой степени ваш продукт ему интересен.

Используйте для этого такие визуальные средства, как панели, плакаты, заголовки, которые можно легко заметить, прочитать и понять.

Если посетитель не сможет в течение трех секунд разглядеть ваш стенд, он пройдет мимо, туда, где информация будет более доступна.

По команде, работающей на выставке, судят о туристской фирме в целом. Поэтому особого внимания заслуживает подбор персонала стенда. Наряду с хорошей профессиональной подготовкой и знанием иностранных языков на первое место здесь выходит умение общаться с посетителями. Особенно ценно, если выставочная команда заранее обучалась ведению переговоров.

Каждый посетитель стенда – это потенциальный клиент, завоевать его – это искусство, которое предполагает активное внимание к посетителю. Поэтому на стенде к любому посетителю необходимо относиться с подчеркнутым вниманием: взять у него визитку, зафиксировать цель обращения в «Журнале Контактов» (переговорном листе), по которому судят об эффективности работы на выставке. В него вносятся дата визита, предмет разговора, краткий итог переговоров, прикрепляется визитная карточка.

Эксперты констатируют, что в среднем 70% всех разговоров начинаются вопросом: «Чем я могу вам помочь?» После этой банальной фразы разговор заканчивается через несколько секунд. Необходимо учитывать этот психологический момент. Клиент обычно хочет быть в центре внимания. Этого можно добиться, если принять во внимание точку зрения клиента: «Вы побываете…» вместо «Мы организуем…» или «Вот здесь Вы видите…» вместо «Я Вам показываю…». Такое обращение больше располагает посетителя стенда к дальнейшему общению

На стенде должны работать не менее двух сотрудников. Однако большая команда, работа которой не организуется и не планируется заранее, так же не принесет пользы работе.

Печатная рекламная продукция должна быть выложена на стенде и распределяться не только по дням работы, но и по часам.

2.5. Работа после выставки.

Участие в выставке – это только начало интересных деловых контактов. Последующая работа строиться по-разному для разных целевых групп (клиентов, потенциальных партнеров, журналистов).

По окончании выставки с учетом полученных визиток и «Журнала Контактов» рассылают факсы и письма с благодарностью важным клиентам, досылают информационные материалы, проекты контрактов, ведут с ними переговоры о следующих встречах.

Затем необходимо внимательно проработать каталог выставки и отправить коммерческие предложения и запросы тем фирмам с которыми не удалось встретиться во время работы выставки.

Не стоит забывать и о прессе. Журналистам высылаются отчеты о выставке и проведенных презентациях, фотографии.

Контрольные вопросы после выставки:

o       Установите контакт с интересующими вас посетителями выставочного стенда. Письменно поблагодарите за посещение стенда. Делайте это не позже чем через неделю после закрытия выставки. Сообщите в послании о предполагаемом времени визита вашего представителя для обсуждения дальнейшего сотрудничества.

o       Направьте посетителю информацию, которая может его заинтересовать, даже если вы уверены, что посетитель получил полную информацию из вашего выставочного стенда. Составьте для рассылки посетителям информационный лист в виде сообщения о возможностях вашей фирмы/продукта.

Страницы: 1, 2, 3, 4