1) при перемещении со склада на склад в производство:

·                    Недостача может перекрываться суммовыми ризницами, возникающими в результате сознательных ошибок таксировке документов. При этом в обоих экземплярах операций совпадают, но количество неодинаково (со склада списывается  больше, чем поступило в производство).

·                    Ошибка в таксировке в одном экземпляре исправляется учетным работником без сверки с первым экземпляром, что ведет к не выявлению хищения.

2) при отгрузке и реализации:

·                    Возможно сознательное создание недостачи с последующим отнесением взыскиваемых сумм на дебиторский счета. В дальнейшем эти суммы списываются на основание отказа арбитража в иске.

3)Злоупотребления выявляются:

·  В процессе проверки посредством анализа документов, предоставляемых одновременно покупателю и арбитражу. Привлекаются эксперты для проверки подлинности подписей и печатей.

   Особое внимание следует обратить на обследование складских помещений и мест хранения материальных ценностей.

На проверяемом предприятии материалы распределены по кладовым, каждой из которых присвоен свой порядковый номер, который затем указывается во всех расходных и приходных документах. По данному порядку в каждой кладовой сосредоточены материалы определенных групп. На предприятии существуют склады кругового леса, спецодежды, металла, стройматериалов и другие. В самих складах материалы размещены по секциям, а внутри секций по группам, типам в штабелях, мешках, контейнерах, ящиках, поддонах и т.д., что обеспечивает быструю их приемку и отпуск, а также дает возможность контролировать фактическое наличие материальных ценностей и наличие по документам. Также склады предприятия обеспечиваются исправными весами, измерительными приборами и тарой.

Следует отметить, что соблюдаются правила охраны складов, в частности по окончании рабочего дня на наружные запоры складов накладываются пломбы, а перед открытием помещения проверяется состояние замков и пломб.

При осуществлении контроля за вывозом материально-производственных запасов со склада на предприятии выдаются пропуска на вывоз товарно-материальных ценностей, которые сдаются работнику охраны и регистрируются в книге регистрации пропусков, что позволяет проверить полноту их возврата.

На проверяемом предприятии установлен список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей (инженеры, экономисты, кладовщики).

Учет материалов на складе осуществляет приемосдатчик (кладовщик), который является материально-ответственным лицом. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной материальной ответственности. В штатном расписании предприятия предусмотрены должности инженера (товароведа). На них возложены обязанности по оприходованию поступивших товарно-материальных запасов, осуществлению общего руководства кладовой.

Управление производственными запасами требует рациональной организации их аналитического учета на основе предварительно разработанной номенклатуры. Номенклатура составляется на основе технических характеристик материалов, топлива и других материальных ресурсов. Она позволяет легко и быстро находить нужные наименования материалов, способствует ведению учета с наименьшими затратами труда, повышению его оперативности и достоверности. Номенклатурный номер материала проставляется на всех документах на поступление и расходование материалов, а также в регистрах бухгалтерского учета. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык (форма ФМУ №45) и прикрепляет его к месту хранения материалов.

В ярлыке указывают наименование материальных ценностей, их номенклатурный номер, единицу измерения, норму запаса и цену.

Учет движения товарно-материальных ценностей на складах осуществляют в карточках складского учета, которые открывают на каждый номенклатурный номер. Записи в карточках складского учета кладовщики делают на основании первичных документов (приемных актов и счет фактур) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому кладовые располагают оперативными сведениями  о состоянии запасов материалов. В них на основании первичных документов  отражаются те же данные, что и в карточках складского учета. Ведомости составляют по складам и используют для контроля за движением и состоянием производственных запасов на складах и для оперативного управления. Ежемесячно инженеры кладовых составляют справки о залежалых и исходовых товарах, о невыполненных нарядах, что позволяет руководителю предприятия  и транспортной группе более эффективно координировать погрузку материалов.

Первичные документы после записи их в карточках складского учета передают в бухгалтерию на проверку. Если документы по каким-либо причинам возвращаются в кладовую, то возврат оформляется реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов. Приемосдатчики расписываются в реестре и берут обратно документы на переоформление. Переоформленные документы повторно записываются в книгу сдачи документов и сдаются в бухгалтерию. Это говорит об усилении контроля за проверкой первичных документов в бухгалтерии.

 Необходимо изучать вопрос о состоянии кадров материально ответственных лиц. Состав материально-ответственных лиц и их соответствие необходимым профессиональным требованиям смотрят по личным делам, находящимся в отделе кадров. Здесь также проверяют профессиональную подготовленность, как работников снабжения, знание правил и сроков приемки и отпуска материальных ценностей, оформление первичной документации по движению производственных запасов и ведения карточек складского учета. Контроль за деятельностью материально-ответственных лиц  и за исполнением ими  своих обязанностей осуществляет главный бухгалтер, в первую очередь, и работники бухгалтерии.

По результатам проверки состояния складского хозяйства и сохранности товарно-производственных запасов устанавливается необходимость проведения внезапной выборочной или сплошной инвентаризации в целом по складу или у отдельных материально-ответственных лиц. Также это достигается путем изучения слабых  и сильных сторон внутреннего контроля и системы бухгалтерского учета.

На предприятии инвентаризация производственных запасов  проводится в соответствии  с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ от 13.06.95 №49 «об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»). Для проведения инвентаризации на ООО”Терминал” создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Инвентаризация товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу. Проверка фактического наличия производственных запасов производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. На проверяемом предприятии инвентаризация проводилась с 1 по 10 сентября 2005г., о результатах которой составлен акт  после заседания инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации недостач и излишков комиссией по инвентаризации не обнаружено. Была изучена вся документация, отражающая проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей за проверяемый период: приказ директора  от 28.08.2005, инвентаризационные описи, акты инвентаризации, протоколы инвентаризационных комиссий. Инвентаризационные описи были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты.

Таким образом, входе проверки документации по инвентаризации материально-производственных запасов нарушений не было.

Правильная и четкая организация поступления и отпуска запасов и достоверное отражение этих операций в учете содействуют выполнению снабжающими органами своих основных функций – обеспечению сохранности материалов и бесперебойному снабжению предприятия.

Поступление материалов на проверяемом предприятии начинается с заключения договора. Для оплаты отгруженных материалов поставщики предъявляют покупателям счета, к которым прилагают документы, подтверждающие отгрузку. На  складе счета поставщиков записывают  в журнал учета поступающих грузов, по которому контролируют своевременность оприходования материально-производственных запасов. После заполнения счета передают  кладовщику для приемки материалов. При поступлении материально-производственных запасов от поставщиков кладовщик проверяет соответствие фактического их количества данным документов поставщика. Если расхождений не обнаружено, то на ООО”Терминал” выписывается приемный акт на все количество поступаемого материала. Затем приемные акты записываются в книгу сдачи документов  и передаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления, количество и сумму приемного акта, сверяя его с копией счета.

Несмотря на то, что ведение учета обеспечено программным комплексом 1 с бухгалтерия версия 7.7, в настоящее время параллельно используются ручные карточки складского учета, что позволяет проверить достоверность компьютерных данных, пока осуществляется наладка программы под специфику предприятия. Для обобщения и систематизации вышесказанного движение документации по учету поступления производственных запасов отобразим в виде схемы.

Схема 12

Приемный акт

Документы поставщика

 Движение документации по учету поступления товарно-материальных ценностей

           Основным методом проверки операций по поступлению материально-производственных запасов является сопоставление сопроводительной документации поставщика  с приходными документами  склада и записями  в карточках складского учета.

    Следует отметить, если при приемке материально-производственных запасов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов, то кладовщик составляет акт о приемке материалов.

    Тщательной проверке подлежат операции отгружающие поступления товарно-материальных ценностей, приобретенных подотчетными лицами. На ООО”Терминал” приказом утвержден список лиц, которым разрешено приобретать товарно-материальные ценности за наличный расчет. После осуществления покупки подотчетным лицом составляется авансовый отчет, прикладываются документы, подтверждающие покупку.

   При контроле операций по поступлению материально-производственных запасов необходимо проверить действующий на предприятии порядок выдачи доверенностей на их получение. На предприятии ООО”Терминал” этим занимается материальный отдел, который оформляет доверенность и выдает под расписку получателю. Выдача этих доверенностей регистрируется  в журнале учета выданных доверенностей и допускается только лицам, работающим на ООО"Терминал”. Использованные доверенности оправдываются приходными документами, а неиспользованные возвращаются обратно в материальный одел. Также на проверяемом предприятии соблюдается срок выдачи доверенностей (15 дней).

Правильная организация  отпуска материально-производственных запасов со складов служит немаловажным фактором эффективности производственно-финансовой деятельности предприятия.

При контроле операций по отпуску и реализации материально-производственных запасов необходимо проверить действующую на предприятии систему отпуска и реализации запасов и порядок документального их оформления. Материально-производственные запасы со склада отпускаются по требованиям, на основании которых склад выписывает счета покупателю за отпущенные материально-производственные запасы. Требования являются первичными расходными документами, на основе их ведутся записи в карточках складского учета. Из этого видно, насколько важно проконтролировать правильность и законность составления документа. Также для получения материалов необходима доверенность от предприятия покупателя. ООО”Терминал” контролирует сроки выдачи доверенностей, подписи на них и печать организации. Распечатанные счет фактуры подписывают кладовщик, главный бухгалтер и руководитель. Затем к счет-фактуре оформляют платежные требования-поручения и банковские счет фактуры, которые необходимы для книги продаж. Для наглядности проверки операций по движению материалы составим таблицу.

Таблица 17 Проверка операций по движению товарно-материальных ценностей.