-         В планировании могут быть допущены и отклонения, которые в важных частях плана следует сводить до минимума. Это относится, например, к первоочередным целям, что же касается перспективных целей, то такие отклонения могут достигать больших величин.

2.3. Контроль за исполнением плана

Планирование ничего не стоит, если отсутствует контроль за его выполнением. Оно теряет смысл, если план не выполняется, если работа по составлению плана проделывается впустую или же ведется очень плохо.

Ценность планирования в большей степени зависит от возможности осуществления плана, но возможность осуществления определяется целями и действиями человека.

Такая теория планирования активна, а не статична. Планирование является делом действий в настоящем, чтобы приготовиться для будущего, но не всегда ясно, что настоящее определяет будущее - может быть, наши представления о будущем определяют то, что мы делаем для него. Или, как указали Маджоун и Вилдавский (1978), не всегда ясно, планирование определяет осуществление или осуществление определяет планирование.

Таким образом, важность осуществления запланированной деятельности также важно, как и само планирование, и, соответственно, контроль за выполнением является важной частью планирования.

Глава 3. КОНТРОЛЬ

Самоконтроль и контроль итогов.

-         Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Любое планирование будет не столь эффективным если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает две задачи:

Рис. 2

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

Контроль за результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль).

В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

“Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.

3.1.         Информация и коммуникация.

Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.

Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладению информацией.

3.1.1.   Рациональное чтение

Это важно для руководителя, поскольку рационализировать чтение означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств.

Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.

Рис. 3

Рациональное чтение предполагает, прежде всего, определение того надо ли этот материал читать вообще, и, если да, то в каком объёме.

-         при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить;

-         надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение.

-         Выяснить, что бы мы хотели прочитать более интенсивно.

-         Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом

-         Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам.

-         Отыскивать всевозможные выделения и таблицы.

Читать можно также быстрее, если избавляться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения.

Необходимо также привыкнуть и к тому, что важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.

Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца.

Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме.

Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают:

-         Обзор. Надо узнать какую информацию несёт книга в целом.

-         Постановка вопросов. Это критическое чтение.

-         Чтение. Целевое и концентрированное восприятие.

-         Обобщение. Необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен.

-         Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста.

3.1.2.   Рациональное проведение совещаний.

Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и т.д.

Повестку дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечайте время в соответствии с его значимостью. Используйте для этого следующий формуляр: «План обсуждения».

«План обсуждения»

Тема                                                                                                                                                                               

Дата                                                

Время                                                Место проведения                                                                                          

Документы для обсуждения                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

Участники                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     

 После совещания

Возвращайтесь, хотя бы время от времени к ходу и результатам состоявшегося совещания, например путём опроса участников:

были ли достаточно ясны тема и цель совещания;

-         получил ли каждый из участников повестку дня

-         началось ли совещание вовремя, соблюдались ли повестка дня и регламент;

-         была ли достигнута цель совещания;

-         сколько времени было использовано неэффективно.

Следует составлять иногда и укороченный протокол с важнейшими данными и результатами, которые раздаются участникам.

Контролируйте, выполняются ли принятые решения всеми кого они касаются.

Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

3.1.3.   Переговоры по телефону

Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.

Можно использовать также Интернет.

Этот вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.

3.1.4.   Рациональное ведение корреспонденции.

-         Подготовьте стандартные ответы;

-         Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;

-         Не увлекайтесь размножением документов;

-         Своевременно уничтожайте архивы;

-         Доверяйте сектретарю в разборе почты;

-         Совершенствуйте документооборот;

-         Стремитесь к простой системе документооборота.

Глава 4 ЭКОНОМИКА И СОВРЕМЕННЫЙ МЕНЕДЖЕР

В настоящее время в большинстве российских вузов, ведущих обучение по специальности «менеджмент», исходная учебная дисциплина по управлению (чаще всего называемая «Основы менеджмента») преподается уже на первых курсах. Естественно, что основная часть слушателей имеет незначительный жизненный и еще меньший управленческий опыт. В то же время общепризнанно, что менеджмент – это и наука и искусство, и что овладение знаниями в этой области невозможно без получения соответствующих практических навыков.

Практика показывает, что на данной стадии обучения больше пользы приносят обычные семинарские занятия, на которых преподаватель может судить о степени усвоения пройденного материала, или же решение практических задач, позволяющих закрепить базовые понятия и категории. Однако в этом случае курс менеджмента становится сугубо теоретическим, что вряд ли допустимо.

По некоторым оценкам,  «критическая масса»  руководителей,    специалистов  по  экономике и управлению,    способных преобразовать   облик   наших   предприятий  и   организаций   сообразно   новым требованиям,  должна составить  не менее 20%  от их общего числа  в народном хозяйстве РФ.  А это не менее 3.0 млн. человек.

Сформировать  такой    корпус  управленцев  нового  типа    -  задача исключительно   сложная. Сама   жизнь,   практика   рыночной     экономики, предпринимательства будет способствовать ее решению,  помещая тех, кто сегодня у руля предприятий,  и тех,  кто входит в эту  новую  для себя роль,  в ситуацию естественно протекающего социального отбора. Но многое,  конечно,  зависит и от целенаправленной  деятельности  по  подготовке  и  переподготовке  кадров,    по изучению и распространению   передового   опыта  управления,    по  применению достижений  управленческой  науки   на практике.

Один из   очевидных путей приспособления к рынку состоит в освоении опыта  стран,   живущих  в  его условиях  уже  не  одну  сотню лет.   Весьма ценным аспектом этого опыта в XX веке является сфера деятельности и область знаний,   охватываемая   емким  понятием   «менеджмент»,   которое   стало   уже интернациональным. При этом, когда говорят «менеджмент» подразумевают  и  людей-менеджеров,   профессионально осуществляющих функцию управления.

Глава 5. САМОМЕНЕДЖМЕНТ

У самоменеджмента есть определённый круг правил:

5.1. Постановка цели.

Это анализ и формирование личных целей.

5.1.1.                  Значение постановки целей

Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ясность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течении деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда, мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда, куда нас хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. «Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще».

Рис. 4

·                                                            Нахождение целей

(анализ целей)

                         Чего я хочу?

·                                                            Ситуационный анализ

Что я могу?

·                                                            Формулировка целей

(планирование целей)

5.1.2.   Нахождение целей.

Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. Для этого могут использоваться различные технологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы:

-                        Каких целей Вы хотите достичь?

-                        Согласуются ли они между собой?

-                        Существуют ли так называемая высшая цель и определённые промежуточные цели на пути к главной?

-                        Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам ещё надо работать (слабые стороны)?

Одним словом, необходимо добиться ясности цели.

5.1.3.   Ситуационный анализ

Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).

Путём анализа своих способностей мы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы располагаете. Речь идёт о дальнейшем развитии этого потенциала. С другой стороны, мы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

Возможно также составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия, каких качеств они были. «Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны».

Рис. 5

-                        Анализ «цель – средство»

В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

5.1.4.   Формулирование целей.

Это последняя ступень при постановки целей. Это конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования. «Установить сроки – сформулировать результаты».

При этом необходимо помнить о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении. Необходимо не брать на себя слишком много и устанавливать также краткосрочные цели, согласованные с достижением своих долгосрочных глобальных целей.

ТЕСТ.

«Выйдет ли из вас хороший менеджер?»

(Представьте себя в роли менеджера и выделите предложение, которое ближе всего соответствует вашей реакции на приведенные ниже ситуации).

1.Если на работе надо выполнить неприятные функции, то я:

а/ сделаю это сам;

б/ поручу это в качестве наказания тому, кто отлынивал от работы;

в/ буду долго колебаться, прежде чем просить подчиненного сделать это;

г/ попрошу кого-нибудь сделать это.

2.Если мой начальник покритикует меня, то я:

а/ расстроюсь;

б/ покажу начальнику, в чем он не прав;

в/ попытаюсь извлечь уроки из критики;

г/ извинюсь за свой проступок.

3.Если работник не справляется со своими обязанностями, то я:

а/ представлю ему или ей полную возможность совершить крупную ошибку;

б/ прежде чем уволить работника, сделаю все, что в моих силах, чтобы помочь ему начать работать нормально;

в/ буду откладывать увольнение этого работника как можно дольше;

г/ избавлюсь от этого работника как можно быстрее, если он оказался неспособным.

4.Если мне повысили зарплату не настолько, насколько я ожидал, то я:

а/ совершенно определенно выскажу начальнику все, что думаю по этому поводу;

б/ помолчу;

в/ ничего не скажу, но найду другие способы показать начальнику мою удовлетворенность;

г/ спрошу начальника, почему мне не повысили з/п на большую.

5.Если подчиненный продолжает игнорировать мои указания после 3-го предупреждения, то я:

а/ попробую поручить ему или ей другую работу;

б/ буду продолжать настаивать на своем, пока работа не будет выполнена правильно;

в/ скажу ему, что если в следующий раз работа не будет выполнена правильно, то другого раза уже не будет;

г/ попытаюсь каким-то иным образом объяснить чего я добиваюсь.

6. Если начальник отвергнет мое  хорошее предложение, то я:

а/ спрошу почему;

б/ уйду и расстроюсь;

в/ попрошу слова высказать его позже;

г/ подумаю о том, как изменить форму предложения, чтобы добиться успеха.

7.Если коллега покритикует меня, то я:

а/ отвечу ему двойной дозой критики;

б/ стану избегать его в будущем;

в/ попробую разобраться, была ли критика обоснованной;

г/ буду переживать по поводу того, что этот коллега меня не любит.

8.Если кто-то пошутит так, что я не пойму шутку, то я:

а/ рассмеюсь вместе со всеми;

б/ скажу, что эта была неумная шутка;

в/ скажу, что я не понял шутки;

г/ почувствую себя глупцом.

9.Если кто-то указывает на мои ошибки, то я:

а/ порой их отрицаю;

б/ чувствую себя провинившимся;

в/ осознаю, что всем людям свойственно ошибаться;

г/ начинаю испытывать неприязнь к этому человеку.

10.Если кто-то работающий на меня, провалит дело, то я:

а/ вспылю;

б/ ни за что не скажу ему или ей об этом;

в/ обсужу с этим человеком, как правильно выполнить задание;

г/ больше не поручу подобную работу этому человеку.

11.Если бы мне пришлось говорить с самым высшим руководством, то я:

а/ не смог бы смотреть ему в глаза;

б/ чувствовал бы себя неловко;

в/ слегка бы нервничал;

г/ был бы рад встрече.

12.Если подчиненный попросит меня оказать ему любезность, то я:

а/ иной раз выполню просьбу, в другой раз –нет;

б/ почувствую себя неловко, если не окажу любезность;

  в/ никогда не стану оказывать никаких любезностей, с тем чтобы не создавать прецедент;

г/ всегда пойду навстречу.

Суммируйте правильные ответы: