-  постановку документов на контроль;

-  проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

-  предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

-  учёт и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в системе управления, устанавливаются сроки их исполнения, которые могут быть типовыми и индивидуальными. Для первичной учётной документации определяются типовые сроки исполнения, т.к. эти документы ограничены рамками отчётного периода. Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий. На самом документе в правом нижнем углу проставляется отметка, подтверждающая исполнение и подписанная ответственным лицом.

Наиболее рациональным в настоящее время является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведётся на персональных компьютерах. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определённый срок.

Работа исполнителей с документами. Руководители структурных подразделений Управления обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов. В отношении первичных учётных документов работа исполнителей  обеспечивает:

-  своевременную регистрацию (принятие к учёту) документа;

-  проверку документов по форме и существу;

-  передачу документов на дооформления (при необходимости);

-  тиражирование (при необходимости) документов;

-  оперативную обработку документов (качественное исполнение документа);

-  сохранность документа и предотвращения несанкционированного доступа к ним;

-  предоставление вышестоящему руководству информации об исполнении документа, а также всей необходимой информации, касающейся обработанных и принятых на исполнение документов.

 В результате рассмотрения практических основ первичного учёта можно сделать следующие выводы:

1.      В управлении инкассации содержится большое количество различных первичных документов: по учёту основных средств, по учёту материалов, по учёту труда и его оплаты, а также по учёту денежных средств, которые составляют систему первичного учёта на предприятии.

2.      Большинство документов содержатся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом РФ. Следует отметить, что на предприятии есть документы, составленные в произвольной форме, которые не соответствуют требованиям законодательства.

3.      В 25 Главе говорится, что налоговый учет основывается на первичных документах, сгруппированных в соответствии с требованиями, предъявляемыми Налоговым кодексом. Законодательством также предусмотрены штрафные санкции за отсутствие  или неправильное оформление первичных документов.

4. Организация работы с документами в Управлении – самая важная составляющая системы первичного учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающих построение  документооборота, использование документации в текущей деятельности Управления инкассации и хранение документов. Среди задач этой составляющей следует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональную организацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта, защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечение сохранности документации в соответствии с действующим законодательством.

  Глава 3 Аудит первичного учёта

   §3.1 Значение и необходимость аудита первичного учёта

Вопросы реорганизации и модернизации действующих на предприятии систем  первичного, а далее – управленческого  и финансового  учёта в настоящее время более чем актуальны. Поэтому с подобными вопросами всё чаще обращаются к специалистам, среди которых лидирующие позиции  занимают именно аудиторские компании. Востребованность такого рода консалтинга позволяет говорить  о целесообразности выделения аудита первичного учёта в самостоятельную услугу.

Не  менее важным представляется использование аудита системы первичного учёта в качестве значимой составляющей обязательного аудита, поскольку:

1.                      первичный учёт является базой бухгалтерского учёта, результаты анализа состояния первичного учёта  на 70-80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учёта и систему внутреннего контроля на предприятии;

2.                      в процессе проведения аудита  первичного учёта в конкретных числовых показателях определяются объёмы первичной учётной документации, уровень автоматизации их создания  и обработки, что позволяет оценить масштабы и характер предстоящей проверки;

3.                      выявляются наиболее слабые участки учёта, что влияет на состав и содержание  процедур при проведении аудиторской проверки;

4.                      исследование качеств аудиторских доказательств в значительной степени является страховкой для аудитора, проверяющего конкретный раздел учёта. Аудитор определённо будет знать о том, с каких позиций ему подходить к предоставляемой подтверждающей документации по каждому разделу учёта и какой объём выборки достаточен  при аудите конкретного участка [22, с.71].

Необходимым условием обеспечения высокого качества  оказываемых услуг при проведении аудита  первичного учёта (собственно, как и любого другого объекта аудита) является  разработка научно обоснованной методики его организации. Данная проблема тем более актуальна, что до настоящего времени отсутствует достаточная научно-практическая база  по предмету  исследования, теоретически не обобщены вопросы организации и не определены методические подходы к проведению аудита первичного учёта.

В силу этих причин целесообразно разработать методику проведения аудита системы организации первичного учёта на предприятиях аудит СОПУ представляется одной из значимых составляющих процесса  анализа  и оценки  системы бухгалтерского учёта и внутреннего контроля  в ходе аудита и ставится в один ряд с такими мероприятиями, как изучение  учётной политики  и основных принципов  ведения бухгалтерского учёта.

Методика проведения аудита первичного учёта позволяет решить ряд научных и практических задач [27, с.94]

-  проанализировать и оценить эффективность функционирования системы организации первичного учёта на предприятии и обосновать её оптимальную структуру и задачи;

-  выявить влияние факторов, прямо или косвенно воздействующих на организацию первичного учёта;

-  сформулировать основные принципы исследования состояния первичного учёта на предприятии, соблюдение которых  позволит обоснованно оценивать внутрихозяйственный риск, риск средств контроля, а также риск необнаружения существенных нарушений при аудите СОПУ;

-  раскрыть необходимость и целесообразность предварительного аудита системы организации первичного учёта с выявлением в процессе аудита сбоев и нарушений  в этой системе на основе аналитических процедур;

-  систематизировать типичные ошибки и нарушения, обнаруженные в ходе аудита первичного учёта, и предложить  рекомендации по их устранению.

При аудите первичного учёта необходимо изучить и проанализировать законодательные акты и нормативные документы, регулирующие аудиторскую деятельность и определяющих правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Надо отметить, что в настоящее время  отсутствует системный подход к проведению аудита СОПУ. Теория российского  аудита  ограничивается анализом  документооборота и правильность оформления первичных учётных документов. При этом  графики документооборота (а точнее их наличие) подвергаются проверке на этапе аудита учётной политики (и прочих общих вопросов), а проверка контроля за их соблюдением  и правильностью оформления первичных документов – в ходе проведения аналитических процедур по разделам бухгалтерского учёта. В результате аудит системы организации первичного учёта  носит «лоскутный» характер, тогда как комплексная проверка этой системы могла бы принести гораздо больше пользы как на этапе планирования аудита, так и в ходе проведения аудиторских проверок и оказания сопутствующих аудиту услуг. Ведь помимо отсутствия графиков документооборота, их несоблюдения и неправильно оформленных документов в системе первичного учёта  существует  целый ряд факторов, способных оказать негативное влияние на достоверность учёта и отчётности.

Таким образом, как верно заметил Е.М. Гутцайт  [19, с.24], информация выходящая из системы первичного учёта, «а не только бухгалтерская отчётность, может быть в той или иной степени  недостоверной, поэтому при наличии общественной потребности естественно и её подвергнуть независимой проверке. И сделать это, по большому счёту кроме аудиторов некому».

§3.2 Разработка плана и программы проверки первичного учёта

Перед составлением этого плана необходимо убедиться в том, что все существенные моменты, касающиеся организации системы первичного учёта на предприятии  носят официальный характер, т.е. закреплены в соответствующей внутренней распорядительной документации Управления.

Основными моментами, которые должны быть  регламентированы внутренней нормативной базой Управления, являются:

· правила документооборота и технология обработки учётной информации;

· формы первичной учётной документации, применяемой для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учётных документов;

· перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов;

· порядок организации хранения документов и архивной службы.

Перед началом проведения аудиторских процедур необходимо наглядно убедиться в фактическом наличии соответствующих внутренних нормативных документов, а также в том, должным ли образом они составлены и соответствуют  ли   потребности предприятия в данного рода документах.

Таким образом, перед составлением общего плана аудита должна быть аккумулирована следующая информация:

1)                     участки учёта,  на которых вероятно отсутствие первичных учётных документов;

2)                     участки учёта, не контролируемые главным бухгалтером или иным лицом, ответственным за контроль над совершением хозяйственных операций на этом участке;

3)                     участки учёта с наиболее многочисленным объёмом первичной учётной документации;

4)                     участки учёта со средним и высоким уровнем риска контроля;

5)                     участки учёта, где не используются унифицированные первичные учётные документы;

6)                     участки учёта (в первую очередь – учёт кассовых операций и учёт операций, связанных с движением всех ТМЦ на предприятии), на которых на исполнителей документально не возложена материальная ответственность;

7)                     участки учёта, где первичные учётные документы создаются и первично обрабатываются вручную;

8)                     участки учёта, где присутствует высокий риск сбоев и нарушений на стадии первичного сбора и регистрации оперативных фактов, подлежащих учёту;

9)                     участки учёта, на первичную документацию которых не составлены графики документооборота;

10)                участки учёта, для первичной документации которых не определены правила и сроки хранения;

11)                круг договоров, контрактов и соглашений, не контролируемых главным бухгалтером;

12)                отсутствующие на предприятии нормативные документы, относящиеся к внутренней нормативной базе клиента, регламентирующей организацию системы первичного учёта.   

Принимая во внимание все факторы, следует составить таблицу (Приложение 8) [29, с.100], обобщить результаты и сделать один из четырёх ниже перечисленных выводов:

А. Необходим предварительный аудит СОПУ на конкретном участке первичного учёта.

Б.  Отсутствует необходимость в предварительном аудите СОПУ, но есть настоятельная необходимость в более тщательной проверке организации первичного  учёта при аудите отдельных разделов учёта (или отдельных хозяйственных операций). Как правило, данный вывод будет предполагать увеличение объёма выборки при аудите данного участка учёта.

В. Необходима выдача рекомендаций клиенту по отдельным вопросам организации системы первичного учёта как в целом по предприятию, так и на конкретных участках учёта.

Г. Отсутствует необходимость в тщательной проверке СОПУ на конкретном участке учёта, что предполагает значительное снижение объёма выборки при аудите данных хозяйственных операций.

Каким образом построена предлагаемая таблица? Двенадцать вышеобозначенных факторов разделены на три группы риска следующим образом:

 1   группа – факторы 1-4 (как правило, их наличие будет предполагать вывод «А»);

2                        группа – факторы 5-8 (предполагают вывод «Б»);

3                        группа – факторы 9-12 (предполагают вывод «В»).

Конечно, определить однозначно, какие варианты сочетания факторов (а из 12 факторов возможно более 4000 различных их комбинаций) соответствует одному из четырёх выводов, очень трудоёмкая задача, и в настоящей работе этой цели не преследуется. При определении того, какой вывод сделать о состоянии первичного учёта на конкретном участке учёта, помогут личные опыт и интуиция проверяющего, однако присутствие тех или иных факторов на конкретном участке учёта (аудитор будет просто отмечать их присутствие) уже даёт наглядное представление о состоянии СОПУ.  К примеру, если на каком-либо участке учёта аудитором отмечается присутствие фактора 11 (отсутствие контроля со стороны главного бухгалтера или уполномоченного им лица за подписываемыми договорами, соглашениями и контрактами) – это серьёзное основание к тому, чтобы при экспертизе договоров данной тематики, а также при проведении аудита хозяйственных операций по этим договорам проверка проводилась более тщательно.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9