Разноска в Главную книгу

Оборот по кредиту счета из журнала-ордера заносят в Главную книгу по счету 51 общей суммой в графу "Оборот по кредиту". Одновременно все суммы, составившие этот оборот, записывают в дебет соответствующих корреспондирующих счетов в Главной книге в раздел "Обороты по дебету" в графу "С кредита счета 51 по журналу-ордеру № 2-АПК". На последней странице журнала-ордера № 2-АПК указывают ежемесячно дату завершения записей в журнале-ордере и дату переноса оборотов в Главную книгу. Все это заверяют подписями исполнитель и главный бухгалтер.[30]

Сверка оборотов

До переноса в Главную книгу кредитовые обороты по журналу-ордеру N° 2-АПК сверяют: по счету 50 — с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1-АПК, по счету 55 — ве­домости № 25-АПК, по счету 60 — журнала-ордера № 6-АПК, по счету 68 — ведомостей № 32-АПК и 37-АПК и т. д. Данные из раздела дебетовых оборотов сверяют по счету 50 — с данными журнала-ордера № 1-АПК, по счетам 55, 57 - журнала-ордера № 3-АПК, по счетам 62 и 90 — журнала-ордера № 11-АПК, по счету 66 — журнала-ордера № 4-АПК, по счету 86 — журнала-ордера № 12-АПК и т.д.[18]

3.3 Организация синтетического и аналитического учета денежных средств

Бухгалтерский учет при любой форме строится таким образом, чтобы данные текущих бухгалтерских записей в регистрах обязательно контролировались соответствующими данными в сводных регистрах. Для этих целей и предназначены сводные регистры синтетического учета, в частности Главная книга.

Главную книгу при разных формах бухгалтерского учета ведут по-разному: в виде сводной ведомости оборотов, шахматной ведомости по корреспондирующим счетам и др. На сельскохозяйственных предприятиях при журнально-ордерной форме учета применяют Главную книгу типовой формы № 18-АПК. Порядок ее ведения будет рассмотрен ниже, здесь же следует отметить, что она построена с использованием шахматного принципа, т.е. обороты в ней накапливаются по корреспондирующим счетам (по дебету). Это дает возможность вскрыть ошибочные записи, основанные на неправильной корреспонденции счетов. В то же время особенность этой формы Главной книги состоит в том, что она основана не на параллельных записях с регистрами аналитического учета, а на записях по итогам из других регистров (журналов-ордеров, которые, в свою очередь, аккумулируют итоговые записи из вспомогательных ведомос­тей, лицевых счетов и т. д.). Поэтому ошибки, допущенные в этих регистрах, автоматически повторяются в Главной книге и обнаруживаются с большим трудом.[18]

Значительные возможности для контроля за правильностью аналитических записей сосредоточены в регистрах синтетического учета при машинно-ориентированных формах.

Например, при таблично-автоматизированной форме учета значение сводного синтетического учета существенно возрастает. Это связано с тем, что возможные ошибки при обработке информации и получении итоговых данных по отдельным участкам учета обязательно должны вскрываться в синтетическом учете на основе применения соответствующей системы контроля и сверки данных. Только после получения в синтетическом учете сверенных итоговых данных фактически завершается процесс обработки информации и получения выходных данных по отдельным участкам учета. С этих позиций синтетический учет является не только завершающим этапом учетных работ, но и необходимым условием получения итоговых данных по каждому конкретному участку учета.

При обработке информации на компьютерах сводному синтетическому учету уделяется также большое внимание. Сводный синтетический учет сосредоточен на АРМе главного бухгалтера либо совмещен с АРМом по учету финансовых операций. При этом получаемые на дисплее данные и выходные машинограммы дают возможность полностью контролировать правильность записей в текущем бухгалтерском учете.[30]

Ведение Главной книги при журнально-ордерной форме учета

Рассмотрим порядок ведения Главной книги (ф. № 18-АПК) при журнально-ордерной форме учета. Как было отмечено, в журналах-ордерах обороты по счетам синтетического учета группируют по кредитовому признаку с использованием шахматной формы для отражения сумм по дебету корреспондирующих счетов. Главная книга построена также по шахматной форме, но по дебетовому признаку. Такое построение журналов-ордеров и Главной книги обеспечивает проверку правильности корреспонденции счетов, создает возможность анализа сумм дебетовых и кредитовых оборотов, отраженных на каждом счете как в Главной книге, так и в журналах-ордерах.

Главную книгу открывают на год. Для каждого синтетического счета предназначен отдельный разворот в книге. При открытии Главной книги в начале года на основании вступительного баланса записывают остатки по счетам на начало года. В дальнейшем записи в Главную книгу делают из журналов-ордеров ежемесячно итогами за месяц. Для каждого месяца выделена отдельная строка, где последовательно записывают: месяц, за который производят записи; обороты по дебету счета с подразделением по корреспондирующим счетам; общие обороты по дебету и кредиту счета; остаток на конец месяца.

Обороты за месяц по кредиту каждого счета в Главную книгу записывают общей суммой из соответствующего журнала-ордера только после взаимной сверки учетных регистров, полного оформления и подписи журналов-ордеров лицами, ответственными за их ведение, а обороты по дебету набирают из разных журналов-ордеров отдельными суммами по соответствующим графам каждого журнала-ордера.

Таким образом, при журнально-ордерной форме учета оборот по дебету того или иного счета расшифровывается согласно корреспондирующим кредитуемым счетам в Главной книге, а оборот по кредиту того же счета — корреспондирующим дебету­емым счетам в соответствующем журнале-ордере. Тем самым исключается параллелизм в учетных записях. Каждый регистр служит для строго определенных целей.

Техника записей данных в Главную книгу из журналов-ордеров зависит от построения этих регистров. По журналам-ордерам, включающим только один балансовый счет (например, журналы-ордера № 1-АПК, 2-АПК, 5-АПК, 6-АПК, 7-АПК), записи в Главную книгу производят следующим образом. Вначале общую сумму кредитового оборота из журнала-ордера переносят в Главную книгу на кредит того счета, по которому ведется журнал-ордер, затем итоговые суммы из отдельных граф журнала-ордера переносят на дебет различных счетов Главной книги. Например, из журнала-ордера № 1-АПК кредитовый оборот будет перенесен в Главную книгу по кредиту счета 50 "Касса", а суммы, его составляющие, из отдельных граф журнала-ордера будут записаны в Главную книгу на дебет различных счетов: 51, 70, 71 и др. В итоге по каждому счету дебетовые обо­роты набираются из многих журналов-ордеров. Во избежание возможности повторных записей в журнале-ордере против сумм, уже перенесенных в Главную книгу, делают отметки.

По журналам-ордерам, включающим в себя несколько балансовых счетов (журналы-ордера № 3-АПК, 4-АПК, 8-АПК, 11-АПК и др.), применяют в принципе такой же порядок записей. Только в данном случае раздел, отведенный для кредитовых оборотов каждого счета, рассматривают как самостоятельный журнал-ордер.

Несколько иной порядок переноса данных применяется в журнале-ордере № 10-АПК, поскольку в нем сосредоточены обороты по большому количеству синтетических счетов, по которым не ведутся отдельные журналы-ордера. Записи в Главную книгу из журнала-ордера № 10-АПК производятся в два приема. Вначале переносят общие суммы кредитовых оборотов счетов, по которым ведется журнал-ордер (т. е. итоги соответствующих граф журнала-ордера), затем делают записи дебетовых оборотов в счетах, которые корреспондируют со счетами данного журнала-ордера (т. е. переносят из журнала-ордера соответствующие построчные записи).

По окончании переноса оборотов из журналов-ордеров в Главную книгу по каждому счету подсчитывают суммы дебетовых оборотов и их итог записывают в графу "Итого по дебету". Поскольку суммы кредитового оборота были записаны на счете раньше, возникает возможность выведения сальдо по счету на конец месяца, что и делают обычным порядком.

Обороты и выведенные остатки в Главной книге ежемесячно сверяют с данными других регистров путем сопоставления дан­ных Главной книги с итоговыми суммами журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей, сводных лицевых счетов. Дебетовые обороты, набранные в Главной книге по счетам, включенным в журнал-ордер № 10-АПК, должны соответствовать дебетовым оборотам (в целом и по корреспондирующим счетам), отраженным в этом журнале-ордере.

Непосредственно в Главной книге правильность записей проверяют путем подсчета и сверки итогов оборотов и сальдо по всем счетам. Общая сумма дебетовых оборотов за месяц должна равняться общей сумме кредитовых оборотов, а общая сумма дебетовых остатков по всем счетам должна быть равна общей сумме кредитовых остатков. Естественно, также по каждому счету должны быть увязаны суммы остатков и суммы дебетовых и кредитовых оборотов.

Для контрольных целей в конце Главной книги на отдельном листе ежемесячно записывают итоговые суммы оборотов и сальдо по всем счетам. После сверки записей и полученных итогов в Главной книге составляют сальдовый баланс. В целом журнально-ордерная форма учета обеспечивает довольно стройную систему увязки синтетического учета с данными регистров ана­литического учета.[18]

Синтетический учет при компьютерной форме учета

Организация синтетического учета при автоматизации учета на базе ПЭВМ может строиться по-разному. Однако независимо от конкретных форм этой организации во всех случаях создается информационный массив сводного синтетического учета, включающий обороты по всем синтетическим счетам (с подразделением по субсчетам) в разрезе корреспондирующих счетов. База данных сводного синтетического учета, как правило, формируется по табличной модели: в запись строк включены основные счета и субсчета, в запись столбцов — корреспондирующие счета и субсчета с указанием сумм.

Основным выходным регистром сводного синтетического учета является машинограмма "Главная книга", в которой по каждому синтетическому счету (при необходимости с разбивкой по субсчетам) набираются входящее сальдо, обороты по дебету и кредиту с разбивкой по корреспондирующим счетам и исходящее сальдо. К этой машинограмме в качестве приложения дается машинограмма "Оборотный баланс", которая имеет контрольное значение и используется для сверки оборотов по ба­лансовым счетам. Для формирования отчетности выдается машинограмма "Сальдовый баланс" (в двух вариантах — по форме годовой и квартальной отчетности). При необходимости данные машинограмм воспроизводятся на дисплее.[28]

3.4 Пути совершенствования учета денежных средств

Для совершенствования учета денежных средств на предприятии ФГУП Учхоз ГОУ ПГСХА внедрили программу 1С бухгалтерия «Зарплата и Кадры». В электронном варианте ведется учет денежных средств. Но, изучая отчеты кассира, мы увидели, что большое количество приходных и расходных кассовых ордеров выписывают в ручную, что препятствует более быстрому формированию кассовых отчетов и приходится дважды обрабатывать одну и ту же информацию.

Для совершенной работы бухгалтерии нужно переходить на на полный автоматизированный учет.

4. Организация внутреннего аудита денежных средств

Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен спланировать эту проверку, так как «сплошная» проверка не означает, что один за другим будут просмотрены все кассовые документы. Эти документы могут просматриваться неоднократно, но каждый раз аудитор выполняет совершенно определенную процедуру, направленную на выявление одного из возможных нарушений. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует  определенную цель, а ее результаты необходимо оформить в виде специальной таблицы (рабочего документа аудитора).[17]

Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе предприятия.

Аудитор с помощью специально составленного вопросника определяет состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места, планирует состав основных контрольных процедур, определяет специфические черты ведения учета кассовых операций на предприятии, описание которых отсутствует в имеющемся у него наборе стандартных процедур.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе предприятия для аудитора служат:

•    отсутствие на предприятии налаженной системы проведения внезапных ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;

•    отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;

•    наличие признаков формального проведения ревизий кассы: назначение в комиссии по проведению ревизий постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизи­онной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится, и др.;

•    предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженное в распоряжениях руководителя предприятия;

•    формальное проведение ревизии кассы при смене (увольнении) кассиров;

•    отсутствие в штате кассира и возложение этих функций на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;

•    отсутствие договоров с кассиром о полной материальной ответственности;

•    отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров, поэтому аудитор должен опросить каждого из перечисленных ответственных лиц.

Вопросник аудитора составляется таким образом, что в большинстве случаев ответ не надо вписывать, так как аудитор отмечает в вопроснике полученный ответ, номер процедуры и номер предварительного вывода. Вопросник построен по принципу блок-схемы: если нет необходимости задавать какой-либо вопрос, номер следующего вопроса указан в графе «Номер следующего вопроса».

Вопросник аудитора (табл. 5.1) составляется в трех экземплярах, на каждом из них проставляются должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым будет проведена беседа.

Результаты опроса ответственных лиц могут не совпадать: кассир может не знать, имеется ли на предприятии приказ о внезапных ревизиях кассы, руководитель предприятия — о необходимости заключать договор о полной материальной ответственности с кассиром. Несовпадения в ответах на поставленные аудитором вопросы также свидетельствуют о слабых сторонах внутреннего контроля.

Ответы на вопросы могут быть типа «должен (должны) быть», т.е. отвечающий не уверен в своем ответе. В таком случае ответ на поставленный вопрос аудитору приходится находить самому или опрашивать других сотрудников предприятия.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать ряд промежуточных выводов, совокупность которых дает право сделать основной вывод о том, что кассовая дисциплина у клиента не соблюдается, а порядок ведения кассовых операций нарушается.

Если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности кассовые операции составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку кассовых операций в обычном порядке для оценки существенности статьи «Касса» в отчетности предприятия.

Когда удельный вес кассовых операций велик, например, реализация продукции предприятия ведется через кассу, то это может послужить основанием аудитору для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия.

В общем случае по результатам опроса, а также непосредственного наблюдения за совершением операций по приему и выдаче денег из кассы у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки кассовых операций и намечен состав процедур.[Гиляровская]

Таблица 5.1 Вопросник для обследования учета кассовых операций и составления плана и программы проверки

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10