Написание писем

1. L’introduction.

Notre йpoque n'йcrit plus ; l'homme moderne prйfиre

tйlйphoner. Cette double affirmation, souvent entendue, nous

paraоt fort discutable. En rйalitй, l'homme de notre siиcle

йcrit presque autant de lettres que ses pиres ; seulement, il

les fait plus courtes, plus prйcises et plus utiles.

La grande йpoque des bavardages йpistolaires est rйvolue. Le

temps n 'est plus des Sйvignй et des Voiture. La lettre moderne

a cessй d'кtre un « genre » littйraire un aimable passe-temps.

Elle est devenue le meilleur et le plus sыr moyen de rйgler

courtoisement, de faзon prйcise et tangible, tous les rapports

sociaux, qu'il s'agisse de nos obligations amicales, de nos

relations d'affaires ou de notre correspondance officielle.

Pour ceux que nous aimons, le tйlйphone ne remplacera jamais

les lignes qu 'a tracйes une main chиre ; jamais, non plus, les

hommes d'affaires ne se contenteront d'une conversation

commerciale qui ne serait pas suivie d'une confirmation йcrite

; jamais, enfin, on ne pourra prйsenter une requкte importante

а quelque haute personnalitй autrement que par lettre.

Lettres d'amour, de convenance ou d'amitiй, lettres de

recommandation, de courtoisie ou d'affaires, lettres de

rйclamation ou lettres de crйdit — dans tous les domaines, quoi

qu 'on fasse, la lettre est reine, la lettre demeure.

Beaucoup de personnes, mкme parmi celles qui ont reзu de

l'instruction, se trouvent par-fois fort embarrassйes pour

йcrire certaines lettres.

Telle, qui n'a а rйdiger ordinairement que des lettres

commerciales, ne sait en quels termes formuler, par йcrit, une

dйclaration de sentiments, une lettre de condolйances, une

demande de protection.

Telle autre, n'ayant jamais eu а correspondre qu'avec ses

parents ou des amis, s'йmeut а l'idйe d'йcrire une lettre

d'affaires.

Enfin, quelle que soit la classe sociale а laquelle on

appartient, on doit, en йcrivant а des personnages, а des

supйrieurs, se conformer а des rиgles imposйes par l'usage

autant que par la biensйance, et que tout le monde ne connaоt

pas.

Il est cependant trиs important, quel que soit l'objet d'une

lettre, de l'йcrire de maniиre qu'elle donne а celui qui la

lira une opinion satisfaisante de celui qui va йcrite. Mal

tournйe ou confuse, trop courte ou trop longue, trop familiиre

ou trop solennelle, elle ira le plus souvent а l'encontre de

son but : elle pourra indisposer le destinataire et faire

supposer chez son auteur des mobiles, des sentiments fвcheux,

une mauvaise йducation, etc...

C'est que, pour йcrire correctement et de maniиre а tenir

toujours son style au diapason du sujet que l'on traite, il

faut un « tour de main », une facilitй de conception qui ne

s'acquiиrent que par la pratique. D'ailleurs des occupations

trop absorbantes, le manque d'entraоnement intellectuel, une

grande timiditй, font souvent que mкme l'on n'йcrit pas une

lettre nйcessaire, faute de rйsolution pour « s'y mettre » et

faute de savoir comment la tourner.

2. L’exposition :

1.Style Epistolaire.

On peut dйfinir le style « la maniиre dont chacun s'exprime

en йcrivant » : et, de mкme que l'on peut prйjuger du caractиre

d'une personne par sa maniиre de parler au cours d'une

conversation, de mкme on peut s'en faire une idйe assez juste

par son style : « Le style, c'est l'homme », a dit Buffon.

Une lettre n'est autre chose qu'une conversation par йcrit,

mais une conversation dont la durйe est limitйe, et dans

laquelle on n'a pas le loisir de s'йcarter de ce qui est son

principal objet.

Si l'on se figure .que l'on cause rйellement avec la personne

а laquelle on йcrit, on doit s'attacher а кtre dans sa lettre

aussi simple, aussi naturel qu'on le serait dans une

conversation rйelle. On doit surtout y garder une politesse

scrupuleuse, quel que soit le motif de la correspondance. La

pensйe parlйe et la pensйe йcrite sont loin de produire

toujours la mкme impression; un mot leste, une familiaritй qui

passeraient inaperзus dans la conversation, ou feraient tout au

plus sourire votre interlocuteur, pourraient, dans une lettre,

le blesser gravement. Soyez donc toujours circonspect en

йcrivant, et surtout en йcrivant des lettres d'affaires, ou а

des personnes qui vous sont supйrieures par le rang, par la

fortune.

Le proverbe dit qu'i! faut tourner sept fois sa langue dans

sa bouche avant de parler, et Boileau nous apprend que « ce que

l'on conзoit bien s'йnonce clairement ». On ne commencera donc

aucune lettre sans rйflexion. Il est indispensable, tout

d'abord, de dйfinir nettement dans sa pensйe le but de celle

qu'on va йcrire ; on doit ensuite choisir les arguments dont on

va se servir, peser les raisons que l'on y donnera. Enfin, il

est prudent de faire mentalement une sorte de brouillon, afin

d'йviter les incorrections et les nйgligences auxquelles de

mauvaises habitudes de langage pourraient vous exposer.

Il est йvident que la lettre ne prкte pas aux digressions,

aux dйveloppements auxquels peut donner lieu une conversation.

La prйcision est la qualitй que vous devez principalement

rechercher. Sachez exactement ce que vous voulez dire, et dites-

le en aussi peu de mots que possible. Evitez pourtant d'кtre

trop concis, afin de ne pas rendre obscure l'expression de

votre pensйe. Ne perdez pas de vue que, si vous savez ce que

vous voulez dire. votre correspondant ne l'apprendra que par la

lecture de votre lettre, et que si vous vous кtes mal ou

insuffisamment expliquй, il vous comprendra mal ou

insuffisamment.

Evitez d'abuser de termes de votre mйtier. Ne faites pas

usage de mots d'argot, ni de mots а double sens, ni, bien

entendu, de locutions malhonnкtes ou indйcentes. Ne cherchez

pas а йblouir votre correspondant par l'emploi d'expressions

recherchйes. maniйrйes, hors de rapport avec l'objet de votre

lettre, l'йducation que vous avez reзue, le milieu auquel vous

appartenez.

Dans les lettres d'affaires, dans celles qui se rapportent а

des choses dйlicates, ne mettez absolument que le strict

nйcessaire : relisez-les et, au besoin, refaites-les si vous

vous кtes trop dйveloppй ou si vous n'avez pas йtй suffisamment

clair. Les paroles s'envolent, les йcrits restent; ne l'oubliez

pas.

Dans les lettres de sentiment, n'exprimez ce que vous

ressentez que dans les termes les plus respectueux. Evitez les

grandes phrases, les comparaisons trop flatteuses, les termes

pompeux. Plus que toute autre, une lettre de ce genre doit

toucher. йmouvoir celle ou celui qui la lira; une lettre

sincиre, dictйe par le c?ur, est toujours йloquente, alors mкme

qu'elle contient des imperfections.

En йcrivant а quelqu'un qui vous est supйrieur par la

position sociale, par la fortune, par le talent, sachez rester

digne, tout en tйmoignant а chacun le respect, la dйfйrence ou

l'admiration auxquels il a droit : le ton gйnйral de votre

lettre, d'ailleurs. dйpend de son but. Vous pouvez vous montrer

d'autant plus dйfйrent et respectueux, que vous ne demandez

rien. Si vous demandez un service а quelqu'un qui a йtй en

d'autres circonstances votre obligй ou celui de votre famille,

ne le lui rappelez que trиs discrиtement, et de maniиre а ne

pas lui laisser croire que vous vous кtes cru en droit de

rйclamer le paiement d'une dette.

2. Les recommandations gйnйrales.

Les recommandations commencent par le choix du papier.

a). Le papier а lettres.

Dans la correspondance d`affaires il faut utiliser des

feuilles du papier blanc (non rйglйs), dont le format est de

21x29,7 cm.

b). Disposition matйrielle de la lettre.

Il y a une recommandation de la disposition des composantes

d’une lettre sur la feuille. Pour des lettres d’affaires il y a

un exemple suivant :

|Lieu, date |

|Nom ou qualitй et adresse du signataire |

|Qualitй et adresse du destinataire |

| |

| |

|(4)Rйfйrence |

|(5)Objet |

| |

|(6) Formule d`appellation |

|(7) Formule d`attaque |

| |

|(8) Formule de politesse |

| |

|(9) Signature |

2. (2) – Фамилия, титул, профессия, занимаемая должность и т.

п., и адрес автора письма.

(3) – Должность (титул), адрес адресата.

(4) – Ссылочные элементы письма. Например: «В ответ на

ваше объяснение» и т. д.

(5) – Тема письма: повод, по которому оно написано.

(6) – Обращение.

(7) – Первая фраза письма после обращения в официальных

письмах.

(8) – Приветствие (заключительное).

Voilа le modиle d’une lettre d’affaires (Demande de

l’emploi) :

Trefard, le 28 octobre 1986

Jacques Sablier

1, rue du Pre-aux-Chevauxe

22904 Trefard

Monsieur le Directeur

De la S. A. E. M. du Mont

Joly

38299 Champblanc

Ref. Annonce nє 017520

parue dans le Bulletin d’information de la region

Rhone-Alpes

Objet : Demande d’emploi

Monsieur le Directeur,

En reponse a l’annonce que j’ai lue dans

le Bulletin d’information Rhone-Alpes, je voudrais

solliciter un emploi d’instituteur dans l’ecole que

vous dirigez.

Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint

un curriculum-vitae. Je me mets, naturellement,

a votre disposition pour vous communiquer les

renseignements complementaires dont vous

avez besoin.

Esperant une reponse favorable, je vous prie

de croire, Monsieur le Directeur, a l’expression

de mes sentiments respectueux.

J. Sablier

On laisse a gauche 80 mm de marges. Apres la formule

d’appellation il faut mettre une virgule puis un intervalle

d’une ou deux lignes. Ensuite c’est le corps de la lettre meme

(les marges de 30-40 mm). Chaque ligne doit etre ecrite tres

droit avec des intervalles egaux entre les lignes. Entre les

alines d’une lettre il faut faire un intervalle double.

L’ecriture doit etre lisible, il est defendu de rayer et de

corriger.

Il faut noter que l’exterieur d’une lettre joue un role tres

important et parfois decisif.Certaines lettres

d’affaires(par.ex. demande de l’emploi) doivent etre ecrites a

la main.Les derniers temps on n’examine meme pas des lettres

mal ecrites. Voila pourquoi il faut bien savoir les regles

suivantes :

1). Il ne faut pas commencer une lettre par le mot « Je ».

Sauf une « J’ai l’honneur de vous informer… »

2). Le premier alinea doit etre bref. Il doit contenir

l’information qui explique la raison de cette lettre. Il ne

doit depasser de 5 lignes.

3). Le deuxieme alinea contient l’information essentielle.

4). Il est mieux de placer une lettre d’affaires sur 1

feuille.

5). En tous cas la marge a gauche doit etre droit et la

marge a droite du texte-au moins 20 mm.

6). Dans la formule d’appellation il faut ecrire Monsieur et

Madame.

7). Devant la formule de politesse il faut faire l’intervalle

de 2 lignes.

8). La signature suit la formule de politesse. Si elle n’est

pass lisible il faut ecrire le nom de l’auteur d’une lettre.

3. Les recettes de base. Voici des conseils qui valent

pour toute votre correspondance.

a). LES TROIS PARTIES DE LA LETTRE.

Quel que soit le genre de la lettre а йcrire, le petit

travail de rйflexion qu'elle nous impose est а peu prиs

toujours le mкme. Qu'avons-nous exactement а dire ? Sur quels

points devons-nous insister particuliиrement ? Quels arguments

tenons-nous а prйsenter et а faire valoir ?

S'il s'agit d'une lettre un peu dйlicate, importante ou

complexe, n'hйsitez pas а faire un plan : c'est encore la

meilleure faзon d'y voir clair et de ne rien omettre. Une

lettre bien faite, tout comme les dissertations ou les

rйdactions que nous faisions en classe, comporte logiquement

trois parties : l'exposition, le dйveloppement, la conclusion.

Dans la premiиre partie, aprиs l'appel (Monsieur, Cher Ami,

Chиre Madame, Mon cher confrиre, etc.), vous exposez ce qui

fait l'objet de votre lettre. Au cours de la deuxiиme partie,

vous le dйveloppez avec tous les dйtails et prйcisions

nйcessaires. La troisiиme partie sera la conclusion et se

terminera par la salutation finale, encore appelйe formule de

politesse.

Il est йvident que ces parties seront de taille inйgale. A la

deuxiиme, vous ne craindrez pas de donner toute la longueur

nйcessaire, tous les dйveloppements que vous jugerez utiles.

Les premiиre et troisiиme parties peuvent кtre tenues pour

accessoires, puisqu'elles ne traitent pas du sujet principal.

Souvenez-vous pourtant qu'elles ont, en fait, une importance

considйrable ; en effet, bien rйdigйes elles soulignent votre

sens de l'ordre, votre logique, votre clartй de pensйe et,

servant de cadre au dйveloppement, en facilitent grandement la

comprйhension.

Pour йcrire une lettre sans fautes ni reproches... Une

lettre n'est pas de la littйrature. On vous pardonnera de

n'avoir pas de style personnel si vous йcrivez correctement et

clairement. Fuyez l'emphase, la boursouflure, les formules

prйtentieuses. Quand vous йcrivez, soyez naturel. Restez vous-

mкme.

La langue franзaise, longtemps langue diplomatique, est la

plus claire qui soit. N'abоmez donc pas ce merveilleux

instrument qui vous a йtй donnй pour exprimer parfaitement

votre pensйe.

Souvenez-vous aussi que vos correspondants ne sont pas tous

des rentiers. N'envoyez donc pas d'interminables йpоtres. Mкme

а vos amis, n'imposez pas la lecture de « lettres-fleuves »,

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