Особливості організації дипломатичних прийомів

Зміст

Вступ

1. Характеристика дипломатичних прийомів

2. Організація обслуговування дипломатичних прийомів

3. Характеристика меню дипломатичних прийомів

Висновок

Список використаної літератури

Вступ

Дипломатична професія — одна з найдавніших. Свідоцтва про мир та інші угоди трапляються серед давніх історичних пам'яток і написів. Міжнародні стосунки тоді мали епізодичний характер, адже уряди не хотіли, щоб іноземні спостерігачі постійно перебували в їхніх країнах — чи представники друзів, чи представники ворогів. Лише в XV ст. уряди вирішили мати постійні представництва в столицях іноземних держав. Посли отримували загальні вказівки, які надавали їм повну свободу дій для досягнення максимального успіху. Лише в окремих випадках прем'єр-міністр або міністр закордонних справ виїжджали за кордон для проведення переговорів

У даній роботі ми будемо розглядати такий вид прйому, як «дипломатичним прийом».

Прийоми – це старовинна форма підтримки контактів між людьми. Ділові прийоми використовуються з метою встановлення та підтримки офіційних відносин. Сучасні правила їх підготовки і проведення, етикет поведінки гостей увібрали багатовікові традиції культури гостинності та застілля різних народів. Такі прийоми знайшли своє застосування у різних ділових сферах життя людей. Наприклад, дипломатичні прийоми – одна із загальноприйнятих і поширених форм зовнішньополітичної діяльності урядів, міністерств закордонних справ, дипломатичних представництв. Нині установи та фірми, що займаються зовнішньоекономічною діяльністю, дедалі частіше використовують таку форму спілкування, як прийоми, для встановлення, розвитку й поглиблення ділових контактів, отримання інформації про стан справ у сферах бізнесу, які їх цікавлять, доведення до широкого кола осіб корисної інформації про себе.

1. Характеристика дипломатичних прийомів

Однією з форм ділового спілкування є прийоми. Це не що інше, як зібрання запрошених офіційних представників держави, ділових осіб, партнерів, колег по службі, однодумців, друзів, просто знайомих у певному місці, в конкретний час, з певною метою. Розрізняють прийоми, пов’язані із запрошенням представників певних установ, організацій, фірм, їх організовують з метою розвитку ділових контактів і дружніх зв’язків та отримання додаткової інформації або проведення попередніх виробничих консультацій.

У міжнародній практиці склалась класифікація прийомів, яка носить деякою мірою умовний характер. Особливо це стосується критерію офіційності. Так, прийом прийнято вважати офіційним, якщо на нього запрошені гості згідно з їхнім службовим статусом: чоловіки без дружин, а жінки - посадові особи або дипломати - без чоловіків. Організатори, однак, на свій розсуд можуть надати заходу статус офіційного, оскільки жінки (чоловіки), як відомо, розділяють старшинство своїх чоловіків (дружин). Таким чином, стосовно складу учасників прийоми поділяються на офіційні, неофіційні, змішані. Відповідно до часу проведення розрізняють денні та вечірні прийоми. Згідно з формою проведення прийоми поділяються на прийоми без розміщення за столом та з розміщенням.

 У неофіційних дипломатичних прийомах беруть участь офіційні посадові особи, дипломати, а також їхні дружини і чоловіки. До змішаних прийомів відносять прийоми, на яких присутні офіційні посадові особи, дипломати, а також особи, які не мають ознак дипломатичного старшинства (видатні науковці, митці, представники ділових та релігійних кіл тощо).

Ділові офіційні прийоми влаштовуються з нагоди національного свята, річниці, знаменної події, на честь перебування в державі іноземної делегації, при відкритті представництв фірми. Приводом для світських неофіційних прийомів можуть бути різноманітні події: національні, місцеві, фахові свята, дні народження, весілля чи театральні прем’єри.

До будь-якого прийому потрібно спеціально готуватися і тим, хто запрошує (господареві), і запрошеним (гостям). Чим чисельніший прийом, тим раніше слід запросити гостей, щонайменше за 10 днів.

Прийоми, які організовуються дипломатичними представництвами, сприяють встановленню, підтримці та розвитку контактів посольства з країною перебування. На таких прийомах іноземні дипломати пояснюють політику своїх країн, отримують інформацію про країну перебування, обмінюються думками щодо важливих міжнародних подій. Користь такого обміну інформацією залежить від досвіду та дипломатичного мистецтва кожного співрозмовника. На прийомі доводиться зустрічатися і спілкуватися з великою кількістю людей різних прошарків суспільства. Все це є продовженням службової діяльності, і до цього треба бути добре підготовленим: подумати, з ким про що говорити, з ким познайомитися, кого представити тощо. Більше того, потрібно буде відповідати на запитання співрозмовників, що зацікавлені отримати інформацію.

 До денних прийомів належать прийоми типу "келих шампанського", "келих вина", "сніданок". Вечірніми прийомами вважаються прийоми типу "коктейль", "а-ля фуршет", "чай", "жур-фікс", "обід", "вечеря", "обід-буфет".

 На прийомах типу "сніданок", "обід", "вечеря" гостей розсаджують за столом у визначеному порядку. На прийомі типу "обід-буфет" розсадка вільна. Прийоми типу "коктейль", "а-ля фуршет", "келих шампанського", "келих вина" проводяться стоячи.

 "Келих шампанського", як правило, починається о 12-й годині і триває близько години. Приводом для організації такого прийому може бути річниця національного свята, від'їзд посла, перебування в країні делегації, відкриття виставки (фестивалю), підписання міжнародних договорів. Прийом проводиться в цьому ж приміщенні, де відбувається урочистий захід, у спеціально обладнаній кімнаті, фойє.

"Келих вина" - прийом, аналогічний прийому типу "келих шампанського". Відрізняється від попереднього прийому назвою та дещо розширеним асортиментом вин і закусок.

 На прийомах типу "келих шампанського" і "келих вина" гості стоять, виняток може бути зроблений лише для літніх жінок. Гості в залі розміщуються хаотично, протокольне старшинство не дотримується. Форма одягу - діловий костюм. Ці типи прийомів відносять до розряду офіційних, на них присутні лише посадовці. Організаційно це найбільш прості форми прийомів, які не потребують складної підготовки. Водночас вони вважаються найменш почесними. На прийомах такого типу слід знаходитися не менше 20 хвилин.

 Сніданок - один із найпоширеніших видів дипломатичних прийомів. Влаштовується з приводу приїзду і від'їзду послів, річниці договорів, інших ювілейних дат, на честь високих іноземних гостей, в порядку підтримання контактів МЗС із закордонними представництвами тощо. Влаштовується між 12-ю та 15-ю годинами. Найбільш поширений початок сніданку о 12.30; 13-й годині. Сніданок триває годину-півтори, із них близько години гості проводять за столом і близько 30 хвилин - за кавою, чаєм (кава, чай можуть бути подані за тим самим столом або у вітальні). Форма одягу на сніданку - повсякденний костюм, якщо інший одяг спеціально не вказаний у запрошенні.

Сніданок прийнято вважати офіційним прийомом. Розміщення здійснюється за протоколом. Оптимальна кількість гостей - 12, що дозволить їх розмістити за одним столом (число "12" вважається застільним). Якщо запрошених більше, можна поставити паралельно два-три столи.

Під час візитів іноземних державних діячів влаштовують т.зв. "робочі сніданки", як правило, від імені міністра закордонних справ, тривалістю до однієї години. Такі сніданки розпочинаються о 8.00 або 8.30, у них бере участь обмежена кількість осіб. Захід проводиться без виголошення тостів. "Робочі сніданки" мають діловий характер і є складовою робочої частини програми візиту іноземного державного діяча.

У міжнародній протокольній практиці більш поширені вечірні прийоми, які до того ж вважаються більш почесними й урочистими, ніж денні. Прийом типу "коктейль" починається між 17-ю та 18-ю годинами й триває до двох годин. На прийомі гості стоять Інколи влаштовують бар-буфет, де офіціанти пропонують напої бажаючим. На запрошенні вказують час початку й закінчення прийому (17.00 - 19. 00, 18.00 - 20.00). Прихід і вихід гостей можливі в будь-яку годину зазначеного часу. Нормальним вважається перебування на прийомі від 45 хвилин - до 1,5 години. Перші гості збираються протягом 15-30 хвилин. Прихід на прийом на початку і залишення прийому перед закінченням прийнято вважати виявом особливої пошани до господарів. Перебування менше 45 хвилин без поважних причин може розцінюватися як демонстрація натягнутих стосунків улаштовувачу прийому.

Прийом типу "а-ля фуршет" (у перекладі з французької означає "на виделці") проводиться в ті ж години, що і "коктейль". Відмінності - у формі обслуговування і значно ширшому асортименті закусок. Накриваються столи з закусками, включаючи гарячі страви.

Столи накривають довгими скатертинами (5-15 см до підлоги). Використовується посуд і столові прибори. Столи з пригощенням розставляють вздовж стін. Прийом проходить стоячи. Гості самі підходять до столу, набирають закуски і відходять, даючи можливість підійти іншим присутнім. Урочистість прийому може бути підкреслена зазначенням у запрошенні особливої форми одягу.

З цією ж метою перед закінченням прийому можна подати морозиво, шампанське, каву. Якщо прийом влаштовується на честь високого гостя або з нагоди національного свята, у кінці прийому можлива організація невеликого концерту або показ фільму.

"Чай" - неофіційний прийом, який влаштовують, як правило, тільки для жінок. Влаштовують їх дружини міністрів закордонних справ, послів для дружин послів. Прийом такого типу проводиться між 16-18 годинами. Тривалість - 1 - 1,5 години.

Для чаю накривається один або кілька столів У деяких країнах, наприклад в Туреччині, такий вид прийняття влаштовується на честь високих гостей від імені керівних діячів країни. В англійському протоколі прийом такого типу отримав назву "five o'clock" (п'ять годин).

 "Жур-фікс" (з французької "фіксований день") - прийоми, які влаштовують дружини міністрів закордонних справ або послів у певні дні (неділю слід уникати) й години протягом усього осінньо-зимового сезону. Прийоми такого типу називають ще "середи", "четверги", "п'ятниці" тощо (влаштовуються, наприклад, кожної останньої середи кожного місяця). Особи, які одержали запрошення на "жур-фікс", можуть приходити на нього без додаткових запрошень до закінчення сезону, якщо не надійде особливе повідомлення. За часом проведення та характером частування "жур-фікс" не відрізняється від "чаю". На прийоми "жур-фікс" можуть також запрошуватись чоловіки. Інколи такі прийоми носять форму музичних та літературних вечорів. У наш час прийоми типу "жур-фікс" знову відроджуються в багатьох країнах в оточенні дружин високопосадових чиновників і дипломатичних працівників.

"Обід" вважається найбільш почесним видом прийому. Офіційні обіди даються на честь глави держави, членів уряду, членів дипломатичного корпусу. Прийоми такого типу починаються між 19-ю та 21-ю годинами (але не пізніше), як правило, о 19.30 або 20.30.

Проводяться з розміщенням гостей за столом. Форма одягу - лише вечірня: темний костюм, смокінг або фрак - для чоловіків, вечірній туалет - для жінок. У силу свого високого статусу вимагає ретельної підготовки, професійного обслуговування. Обід триває дві-три години, а може й довше. Перед застіллям гостям пропонують аперитив. За столом гості сидять приблизно одну - півтори години, потім переходять у вітальню, де ведуться бесіди. Сюди подають каву, чай. Третя частина обіду - десерт, гості повертаються до столу. В особливо урочистих випадках відразу після обіду, на який запрошені особливо важливі особи, проводиться прийом "коктейль" або "а-ля фуршет" з ширшим колом гостей. Вітчизняний протокол передбачає влаштування державних та офіційних обідів від імені Президента України на честь глав іноземних держав, які відвідують нашу державу з візитами.

Вечеря починається о 21-й годині і пізніше. Від обіду відрізняється часом початку і тим, що не подають перше блюдо - суп. Може передбачати спеціальну форму одягу (смокінг або фрак для чоловіків, вечірню сукню для жінок), якщо це обумовлено в запрошенні.

Обід-буфет передбачає вільне розміщення за невеликими столами на 4-6 осіб. При цьому так, як на фуршетному прийомі, накриваються столи з закусками, є буфети з напоями.

Гості беруть закуски самостійно й за своїм бажанням сідають за один із невеликих столиків.

Це одна з найбільш демократичних форм вечірнього дипломатичного прийому, оскільки в інших випадках строге дотримання принципу розміщення за протокольним старшинством є одним із найважливіших правил, яке вимагає неухильного дотримання. Вільна розсадка під час прийому такого типу не виключає дотримання дипломатичного такту. Такі прийоми можуть влаштовуватися після концерту, у перерві танцювального вечора тощо. Обід-буфет менш офіційний, ніж обід. У тропічних країнах такого роду прийняття часто проводяться на відкритому повітрі - на веранді або в саду.

Крім основних видів прийомів, існують і їхні різновиди.

Іноді практикується такий неформальний вид прийому, як бранч ("brunch"). Він проводиться між сніданком і лан- чем (звідси й назва — перша буква взята від "breakfast" — сніданок, інша частина слова утворена від "lunch") переважно у вихідні дні й на нього часто запрошують друзів з сім’ями. Це гарна можливість ближче познайомитися з колегами або партнерами у вільній, дружній обстановці.

2. Організація обслуговування дипломатичних прийомів

Кожний прийом потребує ретельної підготовки, вирішення великого кола організаційно-протокольних питань. Перш за все, узгоджується питання, від імені кого влаштовується протокольний захід. Залежно від цього визначається його вид і характер, час і місце проведення, складається список запрошених осіб, розсилаються запрошення, складається план розміщення гостей за столом, якщо йдеться про сніданок, обід або вечерю. Необхідно передбачити тривалість заходу (залежно від його характеру, традицій і звичаїв країни), вирішити, хто зустрічає гостей біля входу, знайомить із розсадкою й супроводжує до зали. Важливо також передбачити місце, де господар, від імені якого проводиться прийом, зустрічає гостей, хто і як представляє йому запрошених.

 Необхідно проконсультуватися з місцевою владою щодо загального розпорядку, шляхів під'їзду й виїзду автомобілів, їх стоянки. Якщо погодні умови несприятливі, необхідно потурбуватися, щоб гості при виході з автомобілів або при від'їзді були захищені від несприятливих погодних умов.

 Потрібно своєчасно підготувати всю протокольну техніку: кувертні, розсадочні, планові картки, а також картки меню з перекладом мовою країни гостя. Необхідно також завчасно вирішити, де і як буде подаватися аперитив і кава (якщо влаштовуються вечеря, обід або сніданок). Якщо прийом проводиться в резиденції посла або посольстві, особлива увага надається підготовці приміщень, сервіруванню столів, інструктажу офіціантів, які будуть обслуговувати прийом.

Відповідальний момент прийому - обмін тостами: необхідно заздалегідь продумати, хто і коли буде виголошувати тост із боку господарів, якою буде його зміст і тривалість. Нарешті, необхідно ретельно продумати схему (порядок проведення) прийому, процедуру прощання після завершення протокольного заходу.

Вибір виду прийому, часу та місця проведення.

Вибір виду прийому визначається, перш за все, подією, якій він призначений, та фінансовими можливостями його організаторів. Також враховуються мета проведення заходу й протокольні традиції країни перебування.

 Прийом може проводитися в резиденції посла або посольстві. Якщо прийом влаштовується поза посольством, то обирається ресторан з гарною кухнею і високою культурою обслуговування. В орендованому посольством приміщенні можуть вивішуватися державні прапори акредитуючої країни і країни перебування, портрети глав держав. В особливо урочистих випадках (прийом на честь глави держави) може бути запрошений оркестр для виконання гімнів країни гостя і країни перебування. На таких прийомах нерідко організуються концерти, виконується національна музика. Відповідно й приміщення повинно відповідати формату прийому такого рівня.

Для проведення прийому з розсадкою бажано мати дві зали: одну для збору гостей, другу для банкету. У першій залі (аванзалі) ставлять крісла, низькі столики, на які можна покласти сигарети, розставити попільниці. Тут запрошені збираються до початку прийому й приходу головного гостя. Столи накриваються в другому, основному залі прийому. При проведенні прийому без розсадки гостей можна обмежитися однією залою. Розміри приміщень, де влаштовуються прийоми, повинні відповідати кількості запрошених і можливостям обслуговування. При визначенні дати прийому слід враховувати, що прийоми не влаштовують у святкові та неробочі дні в країні перебування, а також у дні національного трауру (у цьому випадку прийоми, призначені раніше, відміняються). Не рекомендується влаштовувати денні прийоми з запрошенням гостей- мусульман у період Рамадану.

Страницы: 1, 2