Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).

Задания

1. Определите, что удостоверяет печать на служебном документе.

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

·                   отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

·                   удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

·                   фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Гербовая печать ставится на следующих документах:

·                   акты

·                   доверенности

·                   договоры

·                   заявления

·                   заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию

·                   исполнительные листы

·                   командировочные удостоверения

·                   нормы расхода на драгоценные металлы

·                   образцы оттисков, печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

·                   представления и ходатайство

·                   письма гарантийные

·                   поручения

·                   протоколы

·                   реестры

·                   смета расходов

·                   спецификации

·                   титульные списки

·                   уставы

·                   штатные расписания.

2. Оформите следующие реквизиты:

2.1. Гриф утверждения

·                   Акт утвержден генеральным директором ЗАО "Луч" И.П. Лужиным;

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Луч»

___________________ И.П. Лужин

«__»________________

·                   Инструкция по делопроизводству утверждена приказом ди­ректора ООО "Альфа" 12.04.2006 № 38;

УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора ООО «Альфа»

От 12.04.2006 №38

·                   Положение о совете директоров ЗАО "Регана" утверждено на общем собрании акционеров 25 мая 2006 г.

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего собрания акционеров

От 25.05.2006

2.2. Подпись на следующих документах:

·                   Приказ;

Директор              ____________      И.П. Сергеев

·                   Гарантийное письмо (подписано генеральным директором и главным бухгалтером);

Генеральный директор      ______________       О.Г. Шведов

Главный бухгалтер            ______________         З.Д. Иванова

·                   Протокол (протокол собрания);

Председатель собрания              _____________    И.Т. Федотов

Секретарь собрания                    _____________     В.П. Андреева

·                   Акт.

Председатель комиссии    ____________          Ю.Г. Демидов

Члены комиссии                ____________          А.Д. Соколова

                                            ____________           Р.Т. Смирнов

                                            ____________           А.С. Сергеев

ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ОСОБЕННОСТИ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

При изучении данной темы следует обратить внимание на следу­ющие вопросы:

·                   место организационных документов в системе организацион­но-распорядительной документации;

·                   состав основных организационных документов предприятий государственной и негосударственной форм собственнос­ти;

·                   нормативный характер организационной документации;

·                   типовые структуры текста отдельных видов организационных документов.

Вопросы для самостоятельной подготовки

1. Роль организационных документов в деятельности предприятия.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

·                   положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

·                   документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

·                   реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным.

2. Требования к содержанию и оформлению устава предприятия.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав  железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности  Вооруженных сил РФ  (Строевой устав, Дисциплинарный  устав и т.д.) Общие уставы утверждаются  высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются  и утверждаются  съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций  утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных  Советов).

В уставе определяются структура, функции и права организации. Например: устав школы-гимназии, утвержденный Советом гимназии, определяет, что общеобразовательное учебное заведение ориентирует на подготовку учащихся к профессиональной интеллектуальной деятельности, а также  структуру школы-гимназии, организацию ее деятельности, управление   школой-гимназией, порядок приема и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, утверждает стипендии для наиболее отличившихся учащихся, организацию развивающего учебно-воспитательного процесса, а также переводные и вступительные экзамены.

Задания

1. Перечислите разделы, входящие в типовую структуру текста положения о структурном подразделении.

Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов.

Положения о структурных подразделениях и иных органах можно классифицировать следующим образом:

·                   положения о структурных подразделениях;

·                   положения о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (ученых совет, научно-технический совет и др.);

·                   положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные положения.

Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Положение о подразделении имеет следующие разделы:

·                   общие положения.

·                   основные задачи.

·                   функции.

·                   права и обязанности.

·                   ответственность.

·                   взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел «Основные задачи» – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, какими организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами документа являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

2. Составьте формуляр должностной инструкции документоведа, отразив типовую структуру текста.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДОКУМЕНТОВЕДА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Документоведа.

1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора предприятия.

1.3. Документовед подчиняется непосредственно _________________.

1.4. На должность Документоведа назначается лицо, имеющее:

·                   Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;

·                   Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Документоведа не менее 3 лет;

·                   Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Документовед должен знать:

·                   законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

·                   порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

Страницы: 1, 2, 3