Электронная сдача отчетности - преимущества и недостатки

Электронная сдача отчетности - преимущества и недостатки

Все больше и больше инспекций пытаются автоматизировать процесс сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности. И хотя в Налоговом кодексе РФ четко сказано, что налогоплательщик сам выбирает способ подачи отчетности, декларации в бумажной форме налоговиков часто уже не удовлетворяют. И инспекторы отказываются принимать их, требуя принести дискеты.

Примечание. О том, каким образом налогоплательщик может представлять в инспекцию декларацию, сказано в п. 2 ст. 80 Налогового кодекса РФ.

Этих проблем, казалось бы, можно избежать, если посылать бухгалтерскую и налоговую отчетность по e-mail. Но так ли это удобно, как кажется? В данном материале мы подробно рассмотрим порядок электронной сдачи отчетности и проанализируем все "за" и "против" такого способа. А наши слова подтвердят и дополнят комментарии специалистов.

Как подключиться

Сдавать отчетность в электронной форме могут все фирмы, которые подключены к Интернету. Но только в том случае, если у налоговой инспекции, в которой зарегистрирована организация, есть необходимая программа для приема электронных данных от налогоплательщика.

Представлять электронные декларации фирма сможет через специализированного оператора связи, который заключил договор с УФНС на право оказывать такие услуги. Координаты таких операторов вы можете узнать в своей налоговой инспекции.

Оператор установит на компьютер бухгалтера специальную компьютерную программу, через которую и будут подаваться декларации. Она имеет вид электронной почты. В этой программе установлены все форматы бухгалтерской и налоговой отчетности, а при изменении бланков они автоматически обновляются. Также программа позволяет получать выписки о состоянии расчетов с бюджетом, данные о бюджетных счетах, кодах бюджетной классификации и другую справочную информацию.

Помимо установки программы и ее обслуживания оператор предоставляет налогоплательщику электронную цифровую подпись и ключи шифрования. При подаче декларации подпись позволяет налоговым органам не только идентифицировать подписавшееся лицо, но и установить, что информация в электронном документе не была искажена. Использование такой подписи защищает файлы отправленных электронных документов от изменений.

Чтобы применять электронную цифровую подпись, у организации должно быть два ключа - закрытый и открытый. Закрытый ключ известен только налогоплательщику. Он используется для подписания документа. Открытый ключ, напротив, должен быть известен любому получателю электронного документа - в данном случае налоговой инспекции. Такой ключ используется для проверки подлинности подписи.

Таким образом, когда фирма подписывает документ электронной цифровой подписью, к тексту добавляется строка, которая содержит информацию о самом документе и о закрытом ключе организации. А когда документ получит налоговая, она сможет, применив программу анализа электронной цифровой подписи, установить два факта: что подпись действительно принадлежит налогоплательщику и в текст после подписания не вносились никакие изменения.

Как правило, операторы заключают первый контракт на год. Общая стоимость подключения к системе сдачи отчетности в электронном виде складывается из цены самой программы, стоимости регистрации в системе, стоимости подписи и годовой абонентской платы. Цена подключения в среднем колеблется от 4000 до 8000 руб. в зависимости от региона. По истечении первого года организация будет платить только абонентскую плату, которая в среднем составляет 2000 руб. в год.

Как отправлять отчетность

Процесс передачи отчетности состоит из нескольких этапов.

Вначале бухгалтер заполняет в программе форму той декларации, которую он хочет отправить в налоговую инспекцию. Некоторые бухгалтерские программы позволяют экспортировать готовые документы для отправки по телекоммуникационным каналам связи. Это, например, можно сделать, если организация ведет бухгалтерский учет в "1С".

Если же подобная функция у используемой программы не предусмотрена, то данные придется переносить вручную.

Отправляемый документ автоматически подписывается электронной цифровой подписью налогоплательщика и шифруется специальным ключом.

Примечание. Порядок применения электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ.

Файлы с отчетностью сначала поступят на сервер оператора связи и только потом в налоговую инспекцию. Получив документы, оператор высылает подтверждение, в котором указаны дата и время отправки налогоплательщиком каждого конкретного файла. Это подтверждение, заверенное электронной цифровой подписью оператора, - аналог почтового штемпеля на конверте при отправке отчетности по почте.

Как только вы получили от оператора подтверждение, декларация считается представленной. Об этом сказано в п. 3.2 Регламента, который утвержден Приказом МНС России от 4 февраля 2004 г. N БГ-3-06/76.

Налоговая инспекция принимает от оператора документ, расшифровывает его и проверяет подлинность электронной цифровой подписи. В течение суток (без учета выходных и праздничных дней) налоговики высылают организации протокол о результатах проверки на соответствие формату, заверенный электронной цифровой подписью инспекции. В протоколе должно быть указано, что декларация прошла входной контроль. Помимо протокола налоговый орган высылает обратно файл отчетности, подписанный уже двумя электронными цифровыми подписями - организации и налоговой инспекции. Этот документ хранится в архиве у обеих сторон.

Если отчетность дошла до инспекции и налоговики приняли ее, то организации должны прислать следующие документы:

- подтверждение оператора о том, что он получил декларацию. Этот файл должен быть подписан электронной цифровой подписью оператора и налогоплательщика;

- файл отчетности, подписанный организацией и налоговым органом;

- протокол, подписанный электронной цифровой подписью инспекции, о результатах проверки на соответствие формату.

Оцениваем преимущества и недостатки

Специалисты ФНС России рекомендуют посылать отчетность по электронной почте. И главный довод "за" - это экономия времени налогоплательщиков и инспекторов. Вот что сказала "Главбуху" Ирина Лобова, советник налоговой службы РФ II ранга: "Налогоплательщикам легче будет вести диалог с налоговыми органами, они смогут быстро и оперативно получать необходимые справки, скажем, ту же справку об отсутствии задолженности по налогам. Поэтому ФНС России ратует за то, чтобы все больше предприятий по возможности сдавали отчетность не на бумажных носителях, а в электронном виде, в том числе по электронной почте".

И многие бухгалтеры, которые сдают отчетность по Интернету, согласны с чиновниками. А помимо экономии времени в безбумажном способе есть еще ряд преимуществ.

Когда у фирмы налажена система электронной сдачи отчетности, уменьшаются затраты времени на составление, проверку, систематизацию, обработку, хранение документов и их архивов.

При пересылке отчетности по e-mail снижается количество технических ошибок, которые может допустить бухгалтер, так как при отправке файлы отчетности проходят обязательный контроль на правильность заполнения формата.

Примечание. Комментирует Дмитрий Курситыс, главный бухгалтер ОАО "Инпром" (г. Таганрог):

- Мы сдаем декларации в электронном виде уже два года. И очень довольны этим способом подачи отчетности. Главное преимущество использования Интернета - это экономия времени. У меня нет необходимости стоять в очередях, не нужно тратить время на поездки в ИФНС. В электронном виде отчетность можно направить в любое время суток, вплоть до 24 часов последнего дня сдачи, в то время как график работы налоговой инспекции и почты ограничен. Еще один удобный момент: по коммуникационным каналам связи мы всегда оперативно получаем в электронном виде выписку о состоянии расчетов с бюджетом.

Бухгалтеры говорят и о том, что электронная сдача отчетности позволяет более эффективно работать налоговым органам. Информация обрабатывается инспекторами оперативно, и не допускаются технические ошибки при вводе данных.

Примечание. Комментирует Инна Асташенкова, главный бухгалтер компании "Квазар-Микро":

- Мы посылаем отчетность по Интернету, и этот способ удобен и для нас, и для налоговиков. Электронный формат деклараций позволяет инспекторам оперативно обрабатывать поступившую информацию. И так как весь процесс полностью автоматизирован, исключены ошибки при вводе данных из деклараций в компьютерные системы налоговых органов. Ведь такие "ненадежные" операции, как ручной ввод данных оператором или оптическое распознавание записей на бланках налоговых деклараций, уже не нужны. Также сдача отчетности в электронном виде экономит время инспекторов и позволяет им больше внимания уделить тем налогоплательщикам, у которых нет возможности подавать налоговые декларации в электронном виде.

Но в отправке отчетности по Интернету есть и свои недостатки. Во-первых, это затратный способ, так как за программное обеспечение и услуги по передаче данных фирме нужно платить. Между тем не все предприятия могут позволить себе дополнительные расходы.

Во-вторых, при электронной отправке деклараций финансовые службы зависят от состояния технической базы и работы интернет-провайдера. И сбои в работе программ не редкость. Например, бывают случаи, когда данные в декларации, поданной организацией, отличаются от данных, которые поступили в инспекцию.

В подобной ситуации приходится проводить сверку с налоговой. Для этого нужно представить файлы отчетности с двумя электронными цифровыми подписями (организации и инспекции) из архивов налогоплательщика и налоговой инспекции. Техническая экспертиза позволит дать однозначный ответ на вопрос о том, у кого из участников обмена хранится корректный документ.

Примечание. Комментирует Лариса Болотова, финансовый директор компании "Энвижн Груп":

- Я согласна, что основной "плюс" перехода на электронную форму отчетности - это экономия времени бухгалтера. Но беспроблемная сдача отчетности по Интернету возможна, только если система автоматизированной поддержки хорошо отлажена. В противном случае число споров с налоговой инспекцией, которые будут вызваны техническими сбоями, сведет на нет всю выгоду от замены бумажной формы отчетности ее электронным аналогом.

Надо сказать, что на настоящий момент программные продукты, которые обеспечивают передачу отчетных данных организации в информационные системы налоговых инспекций, далеко не совершенны. И оперативные сверки документов нередко выявляют расхождения полученных данных с теми, которые были представлены. Именно поэтому мы предпочитаем дублировать все отчетные документы, представляя их и в бумажном, и в электронном виде.

Еще одна проблема, которая может возникнуть из-за технических сбоев: отчетность не дошла до налогового органа. В этом случае фирма не получит протокол из налоговой и экземпляр отчета, подписанный электронной цифровой подписью инспекции.

В такой ситуации инспекторы могут выписать фирме штраф по ст. 119 Налогового кодекса РФ за непредставление декларации или по ст. 126 за неподачу бухгалтерской отчетности. Сразу скажем, что претензии налоговиков в этом случае необоснованны, так как отчетность считается поданной в тот день, когда вам пришло подтверждение о доставке от оператора. Ведь дата такого подтверждения и считается датой отправки декларации или бухгалтерской отчетности. Это подтверждают и судьи (см., например, Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 3 августа 2005 г. N Ф04-4990/2005(13579-А27-40) и ФАС Северо-Западного округа от 3 апреля 2006 г. N А42-8980/2005). То есть тот факт, что до налоговой документ не дошел, совсем не значит, что он не был подан вовсе. В этом случае документ надо просто отправить повторно.

Однако трений с чиновниками можно избежать вовсе.

Примечание. Комментирует Инна Асташенкова, главный бухгалтер компании "Квазар-Микро":

- Чтобы исключить ситуацию, когда отчетность из-за сбоев в программе своевременно не попадает в налоговую, я стараюсь отправлять документы за несколько дней до отведенного срока. Если в течение суток я не получаю подтверждения налоговой о том, что отчетность налоговиками получена, у меня есть возможность послать декларации повторно. Конечно, готовить отчетность заранее не очень удобно, однако в целом мы довольны использованием способа электронной сдачи отчетности.

А вот если при заполнении электронного формата бухгалтер допустил ошибки, которые программа не смогла выявить из-за сбоев, документ не пройдет входной контроль в налоговой. И, исправив бланк, бухгалтер должен послать декларацию еще раз. Она будет считаться уточненной.

В-третьих, проблема возникает в ситуации, когда требуется представить экземпляр отчетности на бумаге со штампом налоговой инспекции. Например, этого требуют банки при выдаче кредита. В этом случае подача деклараций и отчетности в электронной форме просто теряет смысл, так как бухгалтеру все равно придется ехать в налоговую с бумажными экземплярами.

И, наконец, в-четвертых, по Интернету можно сдавать только те отчеты, которые представляются в налоговую инспекцию. В другие контролирующие организации, например, в Пенсионный фонд РФ, все равно придется подавать бумажные бланки.

Для удобства мы свели в таблицу все основные преимущества и недостатки сдачи отчетности в электронном виде.

Оцениваем сдачу отчетности в электронной форме

┌────────────────────────────────┬───────────────────────────────┐

│          Преимущества          │           Недостатки          │

└────────────────────────────────┴───────────────────────────────┘

 Экономия времени                 Дополнительные затраты на

                                  услуги оператора

 Сокращение технических ошибок    Технические сбои при передаче

 как у налогоплательщика, так и   отчетности

 у инспекции

 Оперативное обновление форм      Нельзя представлять в

 бухгалтерской и налоговой        электронном виде отчетность в

 отчетности                       Пенсионный фонд РФ

 Возможность получать выписки

 о состоянии расчетов с бюджетом

 и другую информацию из

 налоговой инспекции

 Нет необходимости вести

 бумажный архив

------------------------------------------------------------------

Как мы видим, доводов за применение электронного способа сдачи отчетности больше, чем доводов против. Но, с другой стороны, недостатки полной автоматизации процесса тоже довольно серьезные. И если фирма все же не готова перейти на электронную отчетность, никто не сможет ее заставить подавать документы этим способом (п. 2 ст. 80 Налогового кодекса РФ).

Литература

Электронная сдача отчетности - преимущества и недостатки

("Главбух", 2006, N 13)

Опыт сдачи налоговой отчетности в электронном виде в Республике Казахстан

("Налоговед", 2006, N 7)