Многочисленные документы по учету выработки и заработной платы поступают в бухгалтерию или на вычислительный центр из производственных подразделений по графику. После поступления документов производится их группировка с целью определения общего месячного заработка каждого работника и общего фонда заработной платы по предприятию в целом и по категориям работающих.

Основным сводным документом по исчислению заработной платы является расчетная ведомость (расчетный лист - та же расчетная ведомость только на одного человека). 

 Основанием для составления расчетной   ведомости   служат   следующие   первичные документы:

- табель учета использования рабочего времени;

- накопительные карточки заработной платы. Такая карточка используется для исчисления заработной платы рабочих-сдельщиков. Она заводится на каждого работника на месяц. В нее из нарядов, маршрутных листов или других документов переносится заработок за тот или иной период, например, за день;

- справки-расчеты на отдельные виды доплат, сумм дополнительной заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности;

-  исполнительные листы и заявления работников на различные вычеты и удержания из заработной платы;

-   платежные ведомости или расходные кассовые ордера на выданные авансы.

Платёжная ведомость составляется по структурным подразделениям СПК «Степное».

В платежной ведомости содержатся только показатели, связанные с выдачей заработной платы на руки:

табельный номер, Ф.И.О., сумма к выдаче, расписка в получении.

Работники получают заработную плату либо в кассе предприятия, либо в отделении банка, в котором открыт их личный счет.

Для выплаты заработной платы из кассы установлены жесткие сроки - три дня с момента получения наличных денежных средств в учреждении банка. В эти дни разрешается хранить наличность в кассе сверх установленного лимита.

Если заработная плата не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости против Ф.И.О. работника специальным штампом иди от руки делается отметка  «депонировано», а не выданные суммы называются депонентскими.

На лицевой стороне платежной ведомости кассир делает запись о ее закрытии. При этом указываются суммы выданной наличными и депонированной заработной платы.

На депонентские суммы составляется реестр невыданной заработной платы.

Закрытая платежная ведомость и реестр не выданной заработной платы передаются кассиром в бухгалтерию, в расчетный отдел. После их проверки бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его в кассу для составления отчета кассира.                   

Вся, не выданная в указанные сроки заработная плата, подлежит возврату на расчетный счет предприятия. При этом в объявлении на взнос наличными указывается, что это депонированные суммы. Эти суммы банк не может направлять на погашение задолженности предприятия или на прочие выплаты и обязан выдать их по первому требованию предприятия.

В бухгалтерии предприятия учет депонентских сумм ведется в Книге учета депонированных сумм. Книга открывается на год. Учет ведется в разрезе производственных подразделений (цехов, отделов). Сумма задолженности по невиданной заработной плате числится в учете и течение трех лет. По истечении этого срока сумма списывается в состав балансовой прибыли, как прибыль от внереализационных операций. Возможно, организовать учет депонированной заработной платы и на основании реестров не выданной заработной платы, в которых предусмотрены для этого соответствующие графы.

Выплата депонентских сумм оформляется либо расходным ордером, либо выполняющей его функции отрезной частью листка книги учета депонированных сумм. Выплата отпускных и расчета при увольнении оформляется либо расходным ордером, либо платежной ведомостью.

В специальных графах документа записываются суммы начисленной основной и дополнительной заработной платы по её видам, а также указываются начисленные пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам, премии за счёт фондов экономического стимулирования. После подсчёта общей суммы, начисленной за месяц, в ведомости отражают также суммы удержаний в бюджет, по исполнительным листам и другие виды удержаний. Затем определяют сальдо на конец месяца по каждому работнику и суммы, подлежащие выплате. Расчётно-платёжная ведомость подписывается главным бухгалтером и руководителем.

При выдаче из кассы заработной платы составляют платёжную ведомость, где записывают Ф.И.О. работника, его табельный номер и суммы к получению. В ведомости должны быть подписи руководителя хозяйства и главного бухгалтера, разрешающие выдачу денег из кассы. Деньги из кассы выдаёт кассир под расписку получателя или по доверенности. Неполученная в сроки заработная плата относится в счёт расчётов с депонентами. В платёжной ведомости в этом случае против фамилии лица, не получившего сумму, ставится отметка «депонировано». О выданной из кассы сумме заработной платы делаются соответствующие отметки в расчётно-платёжных ведомостях. Расчётно-платёжная ведомость, составленная на отделениях и в других подразделениях, подписывается управляющим отделения или руководителем подразделения и бухгалтером. После проверки главным бухгалтером ведомость утверждает руководитель хозяйства.

Аналитический учёт расчётов с депонентами по суммам своевременно не выданной оплаты труда ведут в ведомости учёта депонированной оплаты труда.

Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда осуществляется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Счет преимущественно пассивный, входит в группу счетов расчетов. На этом счете отражается состояние расчетов с работниками как состоящими, так и не состоящими в списочном составе предприятия по всем видам выплат.  По кредиту счета отражают начисления по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям, работающим пенсионерам и др. выплаты), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации, а по дебету – удержания из начисленной суммы оплаты труда и выдачу причитающихся сумм работникам. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате.

Состав и перечень учетных регистров синтетического учета при журнально-ордерной форме учета ограничиваются следующими журналами-ордерами:

-  оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» находит отражение в журнале-ордере № 10. В нем отражаются суммы начисленной    заработной    платы,    включаемые    в    себестоимость продукции,  т.е.  отнесенные  в дебет счетов  20,23,25,26  и  в кредит  70,  а также отнесенные в дебет счетов 08,69,91.

-   оборот по дебету счета 70, т.е. суммы выплат, удержаний и вычетов из заработной платы в зависимости от их вида, находит отражение в журнале - ордере № 1 - суммы ранее выданного аванса (кредит счета 50), в журнале – ордере  № 8 -суммы       удержанных       налогов       (сч.68),       погашение       ранее предоставленных займов и  кредитов (сч.73),  а также алименты и прочие платежи (сч. 76).

Обобщающим реестром, в котором группируются все затраты производства по объектам учёта затрат для калькуляции себестоимости, являются лицевые счета подразделений (производственный расчёт) и сводные лицевые счета по хозяйству в целом.

В лицевых счетах затраты группируются по установленным статьям, но поскольку они различны, в лицевых счетах их записывают от руки. Также, в лицевых счетах обеспечивается группировка по видам производства, объёмам затрат и корреспондирующим счетам.

Сводные лицевые счета по хозяйству в целом составляют при наличии нескольких однородных подразделений (растениеводство, животноводство).

Таблица 3.1. Хозяйственные операции по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в СПК «Степное»

С-до по Кт сч.70 на 1.01.2004 г. 1033тыс. руб.