Система бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности

Система бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности.

ПЛАН

Теоретическая часть............................................................................................ 3

Система бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности...................... 3

а) Автоматизация системы бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности    3

б) Понятие специализированных систем бюджетирования......................... 6

в) Системы бюджетирования смешанного типа........................................... 8

г) Роль автоматизированных систем бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности в схеме управления предприятием........................................... 12

Практическая часть............................................................................................ 15

Список использованной литературы................................................................. 19

Теоретическая часть

Система бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности

а) Автоматизация системы бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности

Сегодня на российском рынке представлено более двух десятков систем автоматизации бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности как иностранного, так и отечественного производства. Они разнообразны по своему построению, применяемым информационным технологиям, глубине проработки функций и ориентации на количество пользователей. Однако до сих пор не существует стройной системы классификации программ для бюджетирования, определяющей концепции их построения и позволяющей пользователю выделить из всего разнообразия две-три системы для более детального изучения их возможностей. Очевидно, что при отсутствии стройной системы классификации пользователи сталкиваются со значительными трудностями при выборе подходящего для них инструментального средства.

Обычно осознание необходимости автоматизации процесса бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности зарождается именно в финансовых службах. Но процесс планирования и исполнения бюджета охватывает всю организацию, ведь планы одного подразделения тесно увязаны с планами другого. Так, бюджет продаж должен быть тесно связан с бюджетом закупок и с бюджетом расходов на рекламу, бюджет налогов зависит от общего бюджета доходов и расходов и т. д. В небольших организациях процесс бюджетирования может быть централизован. Для данного случая подойдут “коробочные” программы с простой адаптацией под требования единственного пользователя, но функционально они поддерживают лишь базовые элементы бюджетирования. Для крупных предприятий, в которых процесс бюджетирования распределён по подразделениям, требуются гораздо более мощные программы, поддерживающие сотни пользователей. Например, электронная таблица — это эффективное средство отслеживания бюджетных показателей на уровне одного финансового подразделения, но она несравнима по возможностям со специализированной автоматизированной системой бюджетирования.

В годы существования СССР и наличия централизованной социалистической экономики не было экономических стимулов для создания автоматизированных систем оперативного управления финансами предприятий и проведения научных исследований в данной области. Тогда продажи считали в условных штуках, а затраты — в нормо-часах и прочих суррогатах. Процесс автоматизации промышленности и торговли шёл по пути разработки АСУ крупных государственных структур, отраслевых АСУ, систем подготовки статистической отчётности для высших и средних звеньев управления в государстве (министерств союзных республик, отраслевых объединений, областных и краевых управлений, а также для крупных предприятий), создаваемых на базе универсальных, больших ЭВМ. Внедрение локальных вычислительных систем на отдельных предприятиях в большинстве случаев было возможно благодаря развитию производства отечественных микро-ЭВМ. После либерализации экономики и широкого распространения доступных персональных компьютеров развитие получили учётные системы, значительную долю которых составляли приложения баз данных. Позже они получили серьёзное развитие и стали называться корпоративными информационными системами (КИС), а далее, в зависимости от уровня и направления автоматизации, ещё классифицировались как более высокоразвитые MRP- и ERP-системы (Material Requirements Planning — планирование потребности в материальных ресурсах, Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия). Они охватывали все основные участки информационного поля коммерческих фирм, что стало возможным только с применением модульной концепции построения приложений с единой базой данных.

С развитием рынка и повышением конкуренции, в том числе и со стороны западных компаний, российские фирмы вынуждены искать новые инструменты, которые обладали бы не только учётными функциями, но и широкими возможностями проведения анализа и поддерживающих процесс бюджетного управления. Так как значительная часть информации о хозяйственной деятельности предприятия уже была сосредоточена в существующих ERP-системах, то логичным стало появление отдельных бюджетных модулей, работающих с уже имеющейся базой учётных (бухгалтерских) данных. Однако внедрение и поддержка таких крупных систем требуют от пользователя не только затрат на приобретение лицензий, но и серьёзных дополнительных финансовых вложений — как капитальных (модернизация компьютерного и коммуникационного оборудования), так и текущих (затраты на интеграцию модулей, содержание квалифицированных специалистов ИТ-службы, обучение пользователей и пр.). Кроме того, пользовательские лицензии на такие системы достаточно дороги, так как создание самого программного продукта требует больших затрат со стороны разработчиков. Поэтому окупиться ERP-системы могут только на крупных предприятиях, способных с их помощью повышать эффективность настолько, чтобы покрывать расходы на приобретение и содержание этих систем. Тем более что сроки внедрения ERP-систем нередко составляют два-три года, а то и больше.

Новая экономическая ситуация в России порождает конкуренцию и затрагивает значительное количество малых и средних предприятий, на которых применение EPR-систем было бы убыточным. Однако такие предприятия также нуждаются в программах, поддерживающих современные технологии управления и бюджетирования. В результате массового внедрения персональных компьютеров в хозяйственную деятельность небольших и средних предприятий появилась возможность использования таких программ, но с учётом ограничений по системным требованиям для относительно недорогих персональных ЭВМ. Кроме того, такое ПО должно обладать коротким сроком внедрения, простотой в эксплуатации, удобным пользовательским интерфейсом и невысокой стоимостью. Такие программы, конечно, не поддерживают все возможности ERP-систем, однако выполняют базовый набор функций бюджетирования.

В то же время на российском рынке появились и обосновались западные специализированные системы бюджетирования, которые хотя и дороже, чем российские, но поддерживают более широкий набор функций. Они используют более современные и дорогие ИТ-технологии, чем российские системы, но, как правило, их внедрение обходится пользователю дешевле, чем внедрение ERP-системы. Такая специализация не влечёт за собой для разработчиков дополнительных расходов на поддержку интеграции, которые существуют при создании ERP-систем, и позволяет создателям системы сконцентрировать ресурсы на повышении функциональности и производительности именно бюджетных функций, что находит своё отражение как в меньшей стоимости программного решения для пользователя, так и в более широком наборе бюджетных функций.

б) Понятие специализированных систем бюджетирования

Основное отличие специализированных АСБ (присвоим им условный код модели “С”) от ERP-модулей бюджетирования (присвоим им условный код модели “М”) кроется в отказе от концепции единой унифицированной базы данных для всего предприятия в пользу распределённого хранения и обработки специализированной информации. Взаимодействие с учётными и другими программами в специализированных системах бюджетирования осуществляется через взаимный обмен данными. Таким образом, можно говорить о существовании двух базовых концепций автоматизации бюджетного процесса на предприятиях. Первая состоит в применении интегрированных модулей корпоративных информационных ERP-систем. Вторая предполагает использование специализированных систем бюджетирования.

Обе концепции имеют право на существование хотя бы потому, что есть сотни примеров успешных внедрений и по одной, и по другой модели. Однако пользователю, перед которым стоит вопрос выбора компьютерной программы, резонно поставить здесь вопрос о различии в эффективности применения программ, построенных на этих концепциях, на предприятиях различного типа. В числе прочего значительную роль здесь играют задачи, которые требуется решить с внедрением АСБ. В интегрированных бюджетных ERP-модулях планирование идёт в основном не от целей, а от плана продаж. В них закладывается, каким образом распределять имеющиеся ограниченные ресурсы, чтобы выполнить такой план продаж наиболее эффективно, выявляя резервы, наводя экономию и т. д. В отличие от специализированных систем бюджетирования здесь используется детальная номенклатура бюджетных аналитик. При этом для модулей бюджетирования важна интеграция с корпоративной учётной системой, так как если составляется бюджет с детальными аналитиками, то и контролировать его выполнение необходимо в том же детальном разрезе. Поэтому управленческий учёт по бюджетным аналитикам должен быть организован очень чётко.

Примеры построения различных вариантов систем бюджетирования приведены в табл. 1.

Таблица 1

Варианты построения систем бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности