Проекты приказов подготавливаются специалистами организации, согласовываются с главным ведущим специалистом, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором организации. Подписанный директором приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты: Наименование организации, наименование вида документа, дата, индекс, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемых действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами на отдельной строчке от нулевого положения табулятора (от начала левого поля). После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами

1

1.1

1.1.1

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание должностному лицу, ответственному за исполнение приказа в целом. Пример приказа изображен на рис. 5.

Рис. 5 Приказ об изменении графика работы ООО «Диагностика – 2»

Отдельные задания (например: задание, содержащее цифровые данные), могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение

к приказу директора

ООО «Диагностика-2»

от 11.02.2002 г. № 4

Если приложений несколько, каждое из них нумеруется. Знак "№" перед цифровым обозначением не ставится.

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:

Приложение 2

к приказу директора

ООО «Диагностика-2»

от 02.01.94 г. № 1

(Инструкция Минфина РФ)

от 13.04.94 г. № 134/56

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности.

Выписка - это копия определенной части подлинного документа.

В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставление отметки о заверении копии.

         Таким образом, в данном разделе курсовой работы мы рассмотрели особенности организации процесса распределения полномочий между сотрудниками исследуемого предприятия ООО «Диагностика-2».

3. Системы распределений полномочий между сотрудниками предприятия.

В   некоторых   организациях   сотрудники  по  всем  вопросам  обращаются  к начальнику,  и только он принимает решения. При этом начальник демонстрирует свою  власть и получает удовлетворение от чувства собственной незаменимости, а   подчиненные   перекладывают   часть   своей   работы  и  полностью  свою ответственность  на плечи начальника. Однако эффективность такой организации труда  невелика.  Начальник  задыхается среди мелочей и не может найти время для  той  работы  (например,  по  выбору  стратегических приоритетов фирмы), которую  только  он  может выполнить, а сотрудники полубездельничают, ожидая визита к начальству.

Более  рациональна  система  «делегирования полномочий», при которой процесс принятия  решений  распределен  по  всей иерархической структуре управления.

Задачи,  стоящие  перед организацией, разбиваются на более мелкие задачи, за решение  которых  отвечают те или иные подразделения и отдельные сотрудники.

При этом каждый из них:

·        "знает  свой  маневр",  т.е.  четко  знает,  за  выполнение  какой работы отвечает;

·        знает,  какими  ресурсами  может  распоряжаться  самостоятельно,  в каких случаях имеет право обращаться за помощью к руководству;

·        знает,  что  результат его работы оценивается по тому, как он делает свое дело, и имеет представление о величине и способе вознаграждения за труд.

Таким  образом,  происходит  «распределение  полномочий»  между  менеджерами различных  уровней.  Важно, что работа каждого оценивается самим выполняемым этим  менеджером  делом, в частности, не зависит от личных взаимоотношений с начальством.  Поэтому известный отечественный менеджер и публицист Ю.И.Мухин называет такую систему распределения прав и обязанностей «делократией».

Распространенным  примером  делократии является подрядный метод, при котором подрядчик  получает  от  фирмы задание, правила приемки работы и ее оплаты в зависимости  от  качества, а также начальное финансирование, а все остальное -  набор  работников,  организация  трудового  процесса, выбор поставщиков и т.п. - дело подрядчика, а не фирмы.

Таким образом, можно констатировать, что современная компания нуждается в грамотном управлении и должна мгновенно реагировать на постоянно изменяющиеся приоритеты в деятельности. Ведения бизнеса в рыночных условиях требует от руководителей способности четко знать и оперировать трудовыми, материальными и финансовыми ресурсами предприятия. Руководитель обязан постоянно быть в курсе всех условий, иметь полный доступ к необходимой деловой информации, иметь возможность контролировать и направлять деятельность сотрудников.

Для решения этих задач на ООО «Диагностика-2» была внедрена Система оперативного управления компанией "Мотив". Она призвана осуществлять поддержки групповой проектной работы современного предприятия. "Мотив" позволяет руководству и сотрудникам совместно планировать, вести мониторинг действий персонала по выполнению задач, решать вопросы координации совместной деятельности в рамках проектов предприятия.  

Функциональность программы рассчитана как на управляющий персонал, так и на обычных сотрудников. В организационной системе "Мотива" заложена система распределения полномочий между сотрудниками. Использование такой системы предполагает разграничение прав доступа к информации и ее представление в наиболее удобном формате. Это в свою очередь позволяет сотруднику сосредоточиться на выполнении задач с узкоспециализированной направленностью и, тем самым, ускорить общий процесс и оптимизировать выполнение проектов.  

С помощью системы возможны ведение гибкой системы отчётов о ходе исполнения проектов. Вся важная информация, файлы и отчеты хранятся в базе данных, которая может быть доступна руководителю в любое время. Возможность просмотра текущих результатов деятельности позволяет совместно скоординировать действия, сделать поправки и необходимые уточнения, опираясь на отчетную информацию, доступную всем участникам конкретного проекта; создать сопутствующие подзадачи, способствующие более быстрому и эффективному решению задач.  

Система "Мотив" позволяет вести мониторинг загруженности персонала, грамотно распределять трудовые ресурсы. Предусмотренное системой ведение базы персональных данных пользователей обеспечивает возможность доступа к персоналиям сотрудников, облегчит возможность взаимодействие руководителей и подчиненных вне предприятия или рабочего места.

         Мы считаем, что внедрение аналогичных систем на другие предприятия позволит существенно улучшить сам процесс распределения полномочий между разными звеньями организации, что в конечном счете улучшит функциональность организации и положительно скажется на финансовых результатах ее деятельности.

4. Понятие «Должностной инструкции».

         Рассмотрим, на примере Должностной инструкции финансового директора ООО «Диагностика-2», особенности структуры данного документа. Ниже приводим саму инструкции и наши комментарии к ней.

“УТВЕРЖДАЮ”

“___”______________________ 1999г.
Директор
______________________ /XXXXX В.В./

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

08.09.98г.

№____________

Москва

Финансовый директор осуществляет руководство финансами с позиции совершенствования экономической деятельности Компании, направленной на достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов, формирует финансовую политику Компании.

Подбирается из числа квалифицированных специалистов, имеющих высшее экономическое образование, обладающих хорошими организаторскими способностями и стаж финансово-экономической работы на руководящих должностях не менее трех лет.

Назначается Директором Компании. Подчиняется непосредственно Директору Компании.

В работе руководствуется нормативными документами, утверждаемыми в установленном порядке: "Должностной инструкцией", "Положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения", "Положением о планировании", "Положению мотивации персонала", и прочими письменными и устными указаниями Директора Компании.

Отвечает за организацию финансовой деятельности Компании, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана и эффективного использования основных фондовых и оборотных средств Компании.

Должен знать:

·        Постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы финансовых и контрольно-ревизионных органов по организации финансового учета и составлению планово-экономической отчетности, а также касающиеся хозяйственно-финансовой деятельности Компании;

·        Структуру Компании и перспективы ее развития;

·        Порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;

·        Формы и порядок финансовых расчетов;

·        Методы анализа хозяйственно-финансовой деятельности Компании.