Пишется с прописной буквы первое слово в названиях праздников и знаменательных дат. С прописной буквы пишется первое слово в названии научных учреждений, учебных заведений, промышленных и торговых предприятий.

С прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена в составных названиях важнейших документов, государственных законов.

Числа. Многозначные целые числа разбивают на группы (по три цифры) справа налево, начиная с четырехзначных. Например: 465 697, 46 395 305. Точку в пробелах между цифровыми группами многозначного числа ставить запрещается, цифры разбиваются пробелом.

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номера в марках машин и механизмов. Например: № 5748493903.

Для обозначения буквенно-цифровой формы чисел рекомендуется сокращать следующим образом: 20 млрд, 12 млн, 564 тыс. В конце сокращения млрд, млн точка не ставится.

Дробные числа пишутся через косую черту. Например: 4/5. Десятичные дроби, как и целые числа, делятся пробелами на группы по три знака в каждой, но после запятой в обратном направлении по сравнению с целыми числами. Например: 64,476 385.

Для обозначения диапазона значений используют многоточие ... и предлоги от и до.

Номера телефонов отделяются пробелом. Например: 354 56 57. Двойные номера домов пишутся через косую черту. Например: ул.Горького 71/70. Литерные номера домов пишутся слитно с номером. Например: Пушкинский пер., д.7а.

Количественные числительные в документах предпочтительно писать в цифровой форме. Например: Сбор состоится в 14 часов. Хорошим тоном делопроизводства является обозначение числительных от одного до десяти в буквенной форме.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, имеют падежные окончания, которые пишутся через дефис. Например: 3-я линия, 5-й этаж.

Для письма римских чисел используют прописные буквы: П - два, Ш - три, У - пять, Х - десять, Л - пятьдесят, С - сто, Д - пятьсот, М - тысяча. Остальные римские цифры составляют путем комбинаций.

Буквенно-цифровые обозначения пишут слитно или через дефис.

Сокращения. Сокращения слов, применяемые в документах, должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов и сокращениям, принятым в классификаторах технико-экономической информации.

Отдельные слова, если они стоят при именах собственных или цифровых величинах, сокращают одной буквой с точкой или несколькими буквами. Во множественном числе ставят две буквы без точки между ними. То есть удвоенное однобуквенное графическое сокращение пишется слитно, а точку ставят только в конце.

Инициалы пишут сокращенно прописными буквами через точку без промежутка между ними.

После сокращенных слов с точкой рекомендуется не делать промежутков, так как эта точка не означает законченной мысли, а указывает на сокращенное слово.

Самостоятельные графические сокращения употребляются в любом контексте, независимо от того, с какими словами они соседствуют. Например: и др. - и другие, и т.д. - и так далее.

Общепринятые буквенные аббревиатуры, состоящие из начальных букв, входящих в название, не склоняются и пишутся прописными буквами без кавычек и точек. Буквенные аббревиатуры - марки машин и механизмов - при сочетании с цифрами пишутся слитно, если цифры предшествуют аббревиатуре (5ЗК), или через дефис, если следуют за ней (ЗИЛ-131).

Буквенная аббревиатура, которая обозначает нарицательное название, но по правилам пишется прописными буквами, в составе сокращения смешанной формы сохраняет написание прописными буквами. Например: ВНИИспецтехники.

Письмо текста. При оформлении документов машинописным способом предусматриваются следующие поля:

- левое поле - 20 мм (7…8 шагов курсора или знакомест);

- правое поле - 10 мм (4...5 шагов);

- верхнее поле - 20 мм;

- нижнее поле – 10 мм.

Таким образом получается, что длина стандартной строки равняется примерно 70 знакам.

При печатании текста документа каждую законченную мысль выделяют в отдельный абзац. Абзацы отделяют друг от друга красными строками. Красная строка в машинописи - пять пробелов.

Письмо текстов может осуществляться через один, полтора и два интервала. Через один интервал печатают тексты документов формата А5. При письме текстов через один интервал между абзацами необходимо делать дополнительный интервал, т.е. абзац от абзаца отделяется двумя интервалами.

Через полтора и два интервала пишут остальные тексты. Все текстовые документы на бумаге формата А4 печатаются через полтора интервала. При подготовке документов к изданию типографским способом их тексты печатаются через два интервала.

В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны проставляться арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания посередине верхнего поля страницы.

Документы сроком хранения до трех лет разрешается печатать на двух сторонах листа.

При переходе на следующую страницу не рекомендуется:

- отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца;

- начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на другой странице;

- начинать в конце строки слово с переносом, лучше перенести это слово на новую страницу.

Заголовок к тексту пишут прописными буквами, подзаголовок - строчными. Длина строки заголовка ( подзаголовка) должна быть не более 40 знаков. Переносы слов в заголовке (подзаголовке) не делают. Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится, подчеркивание не допускается. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку. Если заголовок или подзаголовок большой, его делят по смыслу на несколько строк, которые печатаются через один интервал.

Заголовок от подзаголовка отделяют двумя интервалами, а текст документа начинают печатать через 3...4 интервала от подзаголовка.

При оформлении документа заголовки и подзаголовки могут располагаться центрованным способом (посередине текста) и фланговым (от левого поля).

Внутритекстовые примечания различают двух видов:

- помещаемые в строку с основным текстом в виде вводных фраз в круглых скобках;

- выделяемые отдельными строками и обозначаемые специальной рубрикой «Примечание (я)».

Слово «Примечание» пишут строчными буквами (первая буква заглавная) от левого поля, затем ставят точку или двоеточие. Текст примечания печатают справа, столбиком через один интервал. Если примечаний несколько, то после слова «Примечание» ставит двоеточие и нумеруют последовательно арабскими цифрами. От основного текста примечания отделяются двумя - четырьмя интервалами.

Если текст примечания не умещается на одной строке и его нужно перенести на следующую строку, то следующую строку начинают печатать от 12 шага курсора.

1.4. Основные реквизиты документов

Документы системы служебно-распорядительной (или, как их иначе называют, организационно-распорядительной) документации состоят из отдельных информационных элементов, которые принято называть реквизитами. Реквизиты несут сведения о самом документе, его содержании, юридической силе и другие данные.

В зависимости от документа и его назначения количество реквизитов бывает разное. Некоторые реквизиты имеются почти во всех документах: автор документа, дата, подпись, текст.

Существующий ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает следующий состав реквизитов:

01               - Государственный герб Российской Федерации (размер17х17 мм);

02                - герб субъекта Российской Федерации;

03                - эмблема органов внутренних дел РФ или внутренних войск МВД РФ;

04                - код организации по классификатору предприятий и организаций;

05                - код формы документа по классификатору управленческой деятельности;

06                - наименование организации;

07                - справочные данные об организации;

08                - наименование вида документа;

09                - дата документа;

10                - регистрационный номер документа;

11                - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12                - место составления или издания документа;

13                - гриф ограничения доступа к документу;

14                - адресат;

15                - гриф утверждения документа;

16                - резолюция;

17                - заголовок к тексту;

18                - отметка о контроле;

19                - текст документа;

20                - отметка о наличии приложения;

21                - подпись;

22                - гриф согласования документа;

23                - визы согласования документа;

24                - печать;

25                - отметка о заверении копии;

26                - отметка об исполнителе;

27                - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28                 - отметка о поступлении документа в организацию;

29                - отметка для автоматического поиска документа.

Каждый документ имеет присущий только ему набор реквизитов, однако в любом документе можно условно выделить следующие три части: заголовочную (реквизиты 1 – 16), содержательную (реквизиты 17 – 20) и оформляющую (21 – 29).

Реквизиты 1 – 12 заголовочной части используются при разработке бланков организационно-распорядительных документов (ОРД) и могут располагаться вдоль верхней стороны листа (продольное расположение) или в левом верхнем углу стандартного листа бумаги (угловое расположение).

Способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей в соответствии с ГОСТ 6.30-97 даны в приложениях 2 и 3.

По назначению реквизиты принято делить на две группы. К первой группе относятся реквизиты, несущие сведения только о самом документе: автор, дата, регистрационный номер, подпись, наличие приложения и др. Эта группа реквизитов обязательна для придания документу юридической силы.

Ко второй группе относится наиболее важный реквизит - текст документа, отражающий различные вопросы управления, объективной и мыслительной деятельности человека.

Документ является как таковым только при правильном оформлении первой и второй группы реквизитов.

1.4.1. Порядок оформления реквизитов

Во всех учреждениях документы составляются на бланках с воспроизведенными на них реквизитами, содержащими постоянную информацию. Переменные реквизиты наносятся на бланк машинописным способом или с помощью принтера.

Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов центрированно относительно наименования организации. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации». Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ регламентируется соответственно Положением о Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.

Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, т.е. зарегистрированного в установленном порядке товарного знака (знака обслуживания) организации. При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится. Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне реквизита «Наименование организации».

Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации.

Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сокращенное или иноязычное наименование может помещаться на бланке вслед за полным наименованием организации на русском языке. Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций – субъектов Российской Федерации.

При наличии у предприятия вышестоящей организации, ее наименование полное или сокращенное указывают выше наименования предприятия, например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ СВЯЗИ И ИНФОРМАЦИИ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Военный институт правительственной связи

ВИПСФАПСИ

Это же правило распространяется на оформление наименования министерства. В случае подготовки документов от имени двух и более министерств, учреждений и организаций они оформляются без использования бланка.

Реквизит «Справочные данные об организации» используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с организацией, а также для выполнения расчетных денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи. Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.

Наименование вида документа должно быть на каждом документе (за исключением письма). Его печатают прописными буквами (ПРОТОКОЛ, ПРИКАЗ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и т.д.) после наименования организации в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД. Название вида документа отделяется от остальных реквизитов двумя межстрочными интервалами.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6