Под контролем подразумевается активное слежение за исполнени­ем управленческих воздействий, проверка соблюдение документов, регламентирующих коммерческо предпринимательскую деятельность торгового предприятия. Контроль вместе с учетом информирует пред­принимателя о результативности торговых процессов и служит сред­ством корректирующего воздействия со стороны органов управления на тех, кому надлежит исполнять управляющие решения.

В крупных торговых предприятиях в процессе управления коммерческой деятельностью реализуются такие функции управления, как экономический анализ показателей коммерческой деятельнос­ти, прогнозирование спроса и продаж.

Функции коммерции обусловлены взаимодействием с рынками, потребителями, конкурентами и другими элементами внешней сре­ды. Полученные исходные данные из внутренних и внешних источ­ников трансформируются в информацию, на основе которой осу­ществляется коммерческая деятельность в торговом предприятии (рис. 2). По мере становления рынка предполагается проведение корректировок в системе управления коммерческой деятельностью на основе всестороннего анализа деятельности торгового предпри­ятия и факторов внешней среды.

Рис. 2. Основные источники осуществления коммерческой деятельности торгового предприятия.

В зарубежной практике выделяются два аспекта коммерции: один связан с деятельностью службы коммерции, а другой - с обеспечением взаимных интересов между структурными подразделениями предприятия и коммерческой службой. В рамках первого ас­пекта деятельность службы коммерции ориентирована на один из следующих вариантов: товары; функции; товарные рынки и поку­патели; товары и функции; функции и товарные рынки. Из этого перечня преобладают варианты по товарам и по функциям.

Рассмо­трим структуру управления коммерческим подразделением в этих двух вариантах. На рис. 3 изображена структура управления коммерческой службой, в состав которой входят коммерческие группы, специали­зированные по товарному признаку. В каждой группе сосредоточе­на определенная номенклатура товаров. Эти группы осуществляют закупку и продажу товаров с учетом потребностей покупателей и сокращения издержек обращения.

Рис. 3. Структура управления коммерческой службой по товарному признаку.

На рис. 4 представлены структура управления коммерческим подразделением, действующим по функциональному признаку. Вся це­почка обращения продукции представлена четырьмя блоками, каждый из которых наделен свойственными ему функциями, в том числе и ком­мерческими. Первый блок обеспечивает закупку сырья для изготовле­ния продукции на своих предприятиях, которая затем поступает в про­дажу. Второй блок осуществляет прямые закупки товаров у производителей для последующей реализации. Третий блок связан с продви­жением товаров, сопровождаемым складированием и хранением. Чет­вертый блок выполняет операции по подготовке товаров к продаже и подаче к местам продажи. Все товары, поступающие в продажу, груп­пируются по однородному признаку. Коммерческая деятельность ко­ординируется и контролируется коммерческим директором, который подчиняется руководителю торговой фирмы (компании).

	Закупка сырья для производства продукции		Закупка товаров
					Продвижение товаров		Реализация товаров

 

Рис. 4. Структура управления коммерческой службой по функциональному признаку

Важным условием эффективности управления коммерческой де­ятельностью является ее местоположение и взаимосвязанные дей­ствия в организационной структуре торгового предприятия. Эти признаки определяются сферой деятельности предприятия, его стра­тегическим курсом и объемом реализации продукции.

Существует несколько типов организационной структуры торго­вого предприятия:

линейная,

функциональная,

линейно-функцио­нальная,

линейно-штабная,

дивизиональная,

матричная и др.

Обычно малые торговые предприятия начинают свою деятель­ность с простой линейной организации, в которой распределение полномочий идет сверху вниз.

Функциональное управление, широко используемое в средних торговых предприятиях, - это управле­ние по отдельным функциям (маркетинг, финансы, сбыт, кадры), при котором высшее звено руководит сотрудниками низовых уровней, но только в пределах одной функции. Основу линейно-функциональных структур составляет так назы­ваемый шахтный принцип построения и специализации управлен­ческого процесса по основным функциям. По каждой из них форми­руется иерархия служб по уровням (шахтам), пронизывающая всю ор­ганизацию сверху донизу.

Линейно-функциональные структуры на­иболее эффективны в условиях использования аппаратом управле­ния определенного заданного алгоритма при решении типичных за­дач. Однако при линейно-функциональном управлении слабо учи­тываются постоянно изменяющиеся внутренние и внешние условия деятельности торгового предприятия, допускается нерациональное распределение информационных потоков, превышаются нормы уп­равляемости, особенно у руководителей высшего звена.

Суть линейно-штабной организационной структуры состоит в том, что при линейном руководителе создается в помощь ему груп­па специалистов, так называемый штаб, или оперативно-аналити­ческий отдел. В его задачи входит: получение и анализ информации о внешней и внутренней среде; осуществление контроля; подготов­ка проектов решений; текущее информирование и консультирова­ние руководства. При штабной структуре управления высшее звено руководителей в значительной мере освобождается от вспомогатель­ных, второстепенных функций в процессе управления.

Дивизиональная организационная структура предполагает деле­ние организации на элементы и блоки по видам товаров или услуг, группам покупателей или географическим районам. Разработка та­кой структуры вызвана расширением масштабов предприятий, ди­версификацией производства и изменениями внешней среды.

При матричной структуре управления сочетаются вертикальные линейные и функциональные связи с горизонтальными. Персонал функциональных подразделений, оставаясь в их составе и подчине­нии, обязан также выполнять указания руководителей проектов или специальных штабов, которые образуются для руководства отдель­ными проектами и работами. Руководители проектов устанавливают состав и очередность работ, а руководители подразделений несут ответственность за их надлежащее и своевременное исполнение.

В практике управления торговыми предприятиями обычно ис­пользуются типы организационной структуры в определенной ком­бинации. Разнообразие организационных структур вызвано адапта­цией торговых предприятий к новым условиям, развитием потреби­тельского рынка, коммуникационных сетей и совершенствованием коммерческой деятельности.

Можно выделить три наиболее характерных варианта организа­ционной структуры торгового предприятия в увязке с местоположе­нием и управлением коммерческой деятельностью.

Первый вариант (рис.5.) предпочтителен для торгового пред­приятия со средним товарооборотом и неширокой номенклатурой то­варов, например предприятия, занятые розничной продажей мебель­ных товаров. Основное достоинство этой организационной структу­ры – простота  системы управления, возможность прослеживать ком­пактность и соподчиненность всех функциональных подразделений. Иерархический ранг имеет две ступени, т. е. два уровня управления. Предусматривается линейная связь управления функциональными подразделениями с подчинением администрации предприятий.

	Торговый процесс по группам товаров

Корпусная мебель (стенки), отдельные секции стенок

Комплекты мягкой мебели: диваны, кресла, мягкие уголки

Спальные гарнитуры комоды, кровати, тумбочки, трюмо

Кухонные наборы: отдельные элементы кухонной мебели

Столы обеденные письменные журнальные стулья столы-трансформ.

Сопутст-вующие товары: зеркала, ковры, декорат. украшения

 

Рис. 5. Организационная структура торгового предприятия по продаже мебели.

Такие группы, как планово-экономическая, бухучета финансов, коммерческо-распорядительная, составляют первый уровень органи­зационной структуры. На коммерческо-распределительную службу возложены совершение коммерческих сделок, закупки и организа­ция поставок товаров. Но главные функции коммерческой службы ­это управление операциями купли-продажи и расширение целевых рынков мебели, действующих на коммерческой основе. Процессы, связанные с реализацией мебели, представлены вторым уровнем уп­равления. Вся технологическая цепочка по доведению товаров из сферы производства в сферу конечного потребления ориентирована на минимальные издержки.

Второй вариант (рис. 6) наиболее типичен для торгового пред­приятия с большим объемом реализации продовольственных това­ров. В этом случае предусматривается линейно-функциональная ор­ганизационная структура с централизованным управлением деятель­ностью торгового предприятия.

ЗАКУПКА ПРОДУКЦИИ

ПРОДАЖА ТОВАРОВ

ОПЕРАТИВНО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Хлеб и                хлебобулочные                изделия

Молоко и молочные продукты

Маркетинговые исследования и                анализ состояния                рынков

 

			СОБСТВЕННОЕ ПРОИЗВОДСТВО

 

Рис. 6. Организационная структура торгового предприятия по продаже продовольственных товаров.

Система управления состоит из трех взаимосвязанных уровней. В непосредственном подчинении администрации торгового предпри­ятия находятся четыре подразделения первого уровня, занимающие­ся экономическими, бухгалтерскими, финансовыми и коммерчески­ми вопросами, а также маркетинговыми исследованиями состояния целевых рынков продовольственных товаров. На втором уровне уп­равления представлены службы, организующие закупку, поставку, предпродажную подготовку и реализацию продовольственных това­ров. Продажа товаров выполняется по группам товаров однородного состава. На третьем уровне управления задействовано производствен­ное подразделение, отвечающее за организацию выпуска продукции своими силами. В обязанности подразделения входит обеспечение уп­равления технологическими процессами и всей цепочкой производ­ства предусмотренной номенклатуры продукции. Информационное обеспечение и управленческие решения рассчитаны на компьютер­ные средства. В рассмотренной организационной структуре осуще­ствляются вертикальные и горизонтальные связи, координация и управление всей деятельностью торгового предприятия.

Третий вариант (рис.7.) используется в крупном торговом пред­приятии со значительным объемом реализации продукции. Обычно такая схема свойственна фирмам с централизованной оптовой про­дажей непродовольственных товаров или средств производства. Иерархический ранг и управление имеют два уровня. К первому уровню относятся такие отделы, как планово-экономический, фи­нансовый, маркетинговых исследований, юридический, бухгалтерия.

Рис. 7. Организационная структура торгового предприятия по продаже сырья и средств производства.

Особая роль принадлежит коммерческой службе, объединяющей пять отделов, которые осуществляют коммерческую политику фир­мы. Деятельность отдела закупок осуществляется на основе постоянного изучения рыночной конъюнктуры спроса и предложения. В результате вырабатывается стратегия товарно-материального обес­печения. В обязанности этого отдела входят также управление ма­териальными запасами и поддержание должного уровня обслуживания потребителей. Отдельно выделен транспортный отдел, отве­чающий за доставку сырья и средств производства потребителям. Он координирует отправку железнодорожных вагонов с отгружен­ной продукцией, отслеживает прохождение вагонов до потребите­лей, контролирует погашение транспортных расходов и др. Опреде­ленное значение придается отделу взаимозачетов. Отдел внешних связей решает вопросы, касающиеся поставок импортного сырья, материалов и средств производства, таможенного обслуживания и досмотра.

Второй уровень представляет управление всей технологической цепочкой при реализации сырья и средств производства на целевых рынках. Особое внимание уделяется получению прибыли в результа­те успешного ведения и расширения коммерческого дела.

В нынешних условиях перехода к рынку многие предприятия ис­пытывают платежеспособный кризис, поэтому они не могут рассчи­тываться за то количество сырья и средств производства, которое им необходимо для выпуска продукции. Особенно это касается предпри­ятий ведущих отраслей промышленности. Практически они являют­ся должниками из-за дебиторской или кредиторской задолженнос­ти: металлурги должны энергетикам, энергетики - машиностроите­лям, машиностроители - химикам и т. д. Больше всех страдают железнодорожники из-за дебиторской задолженности. В результате предприятия попадают в затруднительное положение, приводящее порой к остановке производства.

В данной ситуации важная роль принадлежит оптовым торго­вым предприятиям, в частности их взаимозачетным отделам по реализации сырья и средств производства. Рассмотрим организацию централизованной и взаимозачетной (бартерной) поставки продук­ции предприятиям-потребителям рамках замкнутого цикла на примере концерна «Еврохим» (pис. 8). В этом случае предусматри­вается новый подход к становлению партнерских связей. Суть схемы заключается в следующем: в соответствии с договором между кон­церном «Еврохим» и предприятиями-потребителями концерн берет на себя обязанности поставщика (дистрибьютора) материалов и средств производства. Выполняя торгово-посреднические функции, он обеспечивает поставки материалов и средств производства со своего склада, или отправляются транзитом (прямые сообщения от изготовителя) железнодорожным транспортом.

			Бельгийская компания

 

Рис. 8. Схема поставки средств производства и готовой продукции между предприятиями по взаимозачетному замкнутому циклу.

В нашем примере поставки продукции осуществляются в пределах пяти предприятий: концерн «Еврохим», Каменск-Уральский электромаш, Пензаэнерго, Пензакомпрессормаш, Каучук-Стерлитамак. Основой взаимных расчетов служат долговые обязательства (векселя) задействованных предприятий.

Опыт показывает, что рассмотренная система поставки и расчетов за продукцию удовлетворяет потребности всех участников замкнутого цикла.

Задача.

Рассчитайте средние товарные запасы (в днях) и их оборачиваемость за год (число оборотов) из данных таблицы 1.

Сделайте вывод об эффективности использования оборотных средств розничными торговыми предприятиями по продаже продовольственных товаров.

Таблица 1