3. Настройка интерфейса (таблиц, форм, полей БД).

3.1. Настройка таблиц.

Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления, в кото­рых таблицы совмещены с диаграммой, например Gantt Chart (Диаграмма Ган­га), а есть представления, состоящие из од­ной таблицы, например Resource Sheet (Лист ресурсов).

В настройках представления определено, какая таблица открывается по умолчанию при его загрузке. При этом в любой момент можно вывести на экран другую таблицу такого же типа. Например, в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) при открытии отображается таблица Entry (Ввод данных), а в представлении Task Usage (Использование задач) — таблица Usage (Использование). Однако можно отобразить таблицу Entry (Ввод данных) в представлении Task Usage пользование задач) или таблицу Task Usage (Использование задач) в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта).

Таким образом образом, хотя в представлении заложено ограничение на тип отображаемых таблиц (таблицы с данными о задачах или ресурсов), просматривать в нем можно любые таблицы этого типа. Переключение между таблицами осуществляется с помощью команды View > Table (Вид > Таблица).

При настройке таблиц можно добавить (Insert > Column (Вставить > Столбец), удалить и форматировать колонки таблицы, если набор столбцов по умолчанию включенных в таблицы не подходит к задаче. В раскрывающемся списке Field name (Имя поля) перечислены поля, которые можно добавить в таблицу (поля из "внутренней" таблицы того же типа, что и настраиваемая).

3.2. Настройка диаграмм.

Для настройки диаграмм используются средства форматирования. Они позволяют: 1) изменять форму и цвет составляющих диаграмму отрезков; 2) определять, какая проектная информация отображается на диаграмме рядом с отрезками; 3) отображать дополнительную графическую информацию (отклонение от базового плана и пр.); 4) форматировать шкалу времени (тем самым уменьшая или увеличивая масштаб отображения проекта.

Настройка происходит с помощью диалогового окна форматирования (Format > Format Bar).

В  том случае, когда требуется форматировать внешний вид сразу всех задач плана или задач определенного типа (например, завершающих), используется групповое форматирование элементов диаграммы (Format > Bar Styles (Формат > Стили отрезков). Оно позволяет полностью настраивать вид диаграммы, определяя, какая именно информация из проектного файла и каким образом отображается  на диаграмме. Для  этого в диалоговом окне определяются типы (или стили) отрезков. Каждый стиль соотносится с определенным типом задач и имеет свои параметры представления на диаграмме. Отбор задач происходит на основании полей типа Flag (Флаг) с использованием списка.

Для одного и того же типа задач на диаграмме может отображаться несколько отрезков, например, Task (Задача) и Progress (Ход выполнения) относятся к типу задач Normal (обычная) и потому наслаиваются друг на друга (один отрезок поверх другого). Для того, чтобы отображались друг под другом, следует воспользоваться столбцом Row (Строка) в окне форматирования.

Начальные и конечные точки отрезков выбираются из дат, хранящихся во внутренней таблице. Чтобы задачи отображались на диаграмме в удобном масштабе, в диалоговом окне форматирования шкалы времени (в диалоговом окне – шкала Format >Timescale (Шкала времени)).

Шкала времени в диаграмме Ганта состоит из 3 уровней (показывают порядок отображения на диаграмме – вверху, посередине, внизу) – верхнего, среднего и нижнего; обязателен только средний. Каждый уровень содержит единицы измерения, при этом единицы уровня, расположенного ниже, должны быть не больше единиц более высокого уровня. Например, если верхний уровень разделен на кварталы, то нижний может содержать  месяцы, (недели, дни и т.д.), но не на года.

В некоторых случаях при планировании проекта нужно относить затраты  к финансовому, а не календарному  году. Для перехода к нему в MS Project следует установит флажок Use Fiscal Year (использовать финансовый год)

Для настройки диаграмм также используются переключатель Drow (Показывать) – определение способа отображения нерабочих промежутков на диаграмме, при стандартной настройке оно скрыто за отрезками диаграммы; диалоговое окно Zoom (Масштаб) – форматирование шкалы времени, изменение единиц измерения диаграммы в зависимости от того, сколько дней из плана проекта должны разместиться в окне MS PROJECT и др. Для удобства просмотра больших диаграмм используются вспомогательные линии (Gantt Rows - Горизонтальные линии на диаграмме, соответствующие линиям между названиями задач в сопутствующей диаграмме таблице; Current date – Вертикальная линия, соответствующая текущей дате; Top Tier – Вертикальные линии, соответствующие границам между единицами измерения на верхнем уровне шкалы времени и др.), позволяющие соотносить отрезок со шкалой времени. Их настройка производится с помощью диалогового окна Gridlines (Сетка) (в меню Format (Формат)).

Настройка параметров диаграммы не ограничивается определением параметров отображения на ней. Диалоговое окно Layout (Макет) меню Format (Формат) позволяет определить ее дополнительные свойства, общие для всех размещенных на ней отрезков. В разделе Link (Связи) диалогового окна определяется, как на диаграмме должны отображаться связи между задачами или отменяется отображение связей.

В MS Project есть возможность отображать сводную информацию о задачах, включенных в фазу на самом отрезке фазы. В этом режиме все отрезки задач совмещаются в единый отрезок фазы (установка флажка Always roll Gant bars (Всегда выполнять сведение диаграммы Ганта)). Просматривать сводную информацию обо всех задачах фазы удобно, когда на диаграмме отображаются только отрезки фаз, а отрезки задач скрыты. Когда же на диаграмме видны задачи, составляющие фазу, то потребность в сводной информации отпадает и ее можно убрать с помощью флажка Hide rollup bars when summery expended (Скрывать сведенные отрезки при развертывании суммарных задач). При небольших единицах измерения по шкале времени отрезки (например, 1,5 дня) округляются до ближайшего целого с помощью флажка Round  bars to whole days (Округлять отрезки до целых дней). При этом реальная длительность задачи не меняется, удлиняется только отрезок на диаграмме). Вид показа на диаграмме задач с прерыванием определяется при помощи флажка Show bar sptits (Показывать прерывание отрезков).

Для быстрой настройки многочисленных параметров диаграммы в MS PROJECT имеется специальный компонент – мастер диаграмм Ганта (GanttChartWizard – Мастер диаграмм Ганта в меню Format (Форматирование)). Работа мастера выполняется за несколько шагов, на которых надо последовательно определить основные параметры настраиваемой диаграммы.

Диаграмма Ганта дает возможность не только просматривать проектную информацию в удобном формате, но и редактировать ее (с помощью  мыши): изменения дат начала и окончания задач; задать процент выполнения задачи; произвести связывание задач; прервать задачу (например, при болезни исполнителя).

3.3. Настройка форм.

Формы вызываются с помощью окна со списком представлений, в котором представлены все доступные формы. Отличить их можно по названию, которое  всегда содержит слово Form (Форма), например Resource Form (Форма ресурсов). Кроме того, при разбиении окна командой Window " Split (Окно > Разделить) до именно форма загружается в нижнюю часть комбинированного представления.

Из-за удобства редактирования и неудобства просмотра общей проектной информации формы обычно включаются в нижнюю часть комбинированного представления. В таком случае в верхнем представлении можно анализировать план проекта и выбирать нужную задачу, а в нижней части представления редактировать ее свойства в форме.

Все формы имеют одинаковую структуру: в верхней части располагается заголовок, под ним - информационный блок. Заголовок содержит элементы редактирования свойств задачи или ресурса. Число элементов зависит от типа формы, например, в заголовке формы названий ресурсов присутствует только поле Name (Название).

Рядом с элементами редактирования свойств располагаются кнопки Previous (Предыдущий/Предыдущая – в зависимости от того, к ресурсу или задаче относится форма) и Next (Следующий/Следующая), которые служат для перемещения по списку задач или ресурсов. Если данные в форме были отредактированы, эти кнопки меняют названия на ОК и Cancel (Отмена) для принятия отмены сделанных изменений.

В информационном блоке отображается дополнительная информация о ресурсе или задаче, например список задействованных ресурсов, стоимость работ каждого из них, связанные объекты, заметки и пр. Например, форма может содержать список задействованных в задаче ресурсов и список предшествующих задач.

Для выбора типа отображаемой информации можно воспользоваться командами подменю Details (Подробности) контекстного меню формы или меню Format (Формат). Состав команд для форм с информацией о ресурсах и для форм с информацией о задачах различается, но в обоих случаях в нем имеются команды Notes (Заметки) и Objects (Объекты), предназначенные для просмотра и редактирования связанных с задачей или ресурсом объектов (например, файлов) и заметок.

На форме ресурсов можно просматривать и редактировать данные о календарном плане (Shedule), затратах (Cost) и трудозатратах (Work) ресурса. При выборе этих команд в информационном блоке отобразится таблица со списком задач, в которых используется этот ресурс, и данные, соответствующие выбранной команде меню: даты участия в задаче и ее длительность, стоимость участия ресурса в работах или трудозатраты ресурса в рамках выполнения задач. В заголовке формы названий можно редактировать лишь название ресурса.

Формы с информацией о задаче с помощью команд подменю Details (Подробности) меню Format (Формат) можно просматривать и редактировать информацию как о задействованных в задаче ресурсах, так и о связях задачи с другими задачами проекта.

Команда Resources & Predecessors (Ресурсы и предшественники) отобразит две таблицы, в одной из которых будет содержаться информация о задействованных в задаче ресурсах, а в другой перечислены задачи, предшествующие выбранной. Команда Resources & Successors (Ресурсы и последователи) действует  аналогично, отображая во второй таблице информацию не о предшествующих, а о последующих задачах. А команда Predecessors & Succesors (Предшественники и последователи) объединит таблицы с данными о предшествующих и последующих задачах в информационном блоке формы.

На форме описания задачи можно также просматривать данные об участии ресурсов в выбранной задаче, основываясь на календарном плане ресурсов (Resourse Shedule), затратах на ресурсы (Resource Cost) и трудозатратах ресурса (Resource Work). При выборе любой из этих команд в информационном блоке отображается таблица со списком участвующих в задаче ресурсов, а также данные, соответствующие выбранной команде.

Если диаграммы предназначены в первую очередь для просмотра, то  формы - для их ввода и редактирования, поэтому формы и диаграммы удобно применять вместе. Если подвести мышь к нижней стрелке вертикальной полосы прокрутки окна открытой диаграммы и потащить полоску, расположенную под ней, то на экране появиться форма, сочетающаяся с открытой диаграммой.

3.4. Просмотр и настройка существующих представлений.

Представление (View) - это основное средство отображения проектных данных и редактирования, которое может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы. Представление имеет гибкую структуру, что позволяет изменять его в зависимости от потребностей пользователя.

Просмотр информации с помощью представлений и создание комбинированного представления.

При создании файла проекта для просмотра данных открывается представление, заданное по умолчанию, а при открытии файла — представление, в котором просматривали проектную информацию перед закрытием файла. Переключаться между представлениями можно с помощью панели View Bar (панели преставлений) или меню View (Вид). На панели и в меню перечислены не представления - полный список представлений, (файл 1.mрр), вызывается с помощью команды View > More Views (Вид > Другие представления). При загрузке этого диалогового окна открытое представление оказывается в списке выделенным. Чтобы открыть другое представление, нужно выделить звание в списке и щелкнуть по кнопке Apply (Применить).

По умолчанию список состоит только из одиночных представлений (single view), т.е. представлений, содержащих одну диаграмму или таблицу. Но часто бывает удобно просматривать информацию о ресурсах или задачах на двух диаграммах одновременно, то есть в комбинированном представлении (combir view). Например, просматривать одновременно диаграмму Ганта для анализа плана проекта и диаграмму использования задач для анализа участия ресурсов в выполнении выбранной задачи.

Комбинированное представление создается с помощью команды Window (Окно > Разделить), разделяющей окно с текущим представлением на два окна.  После этого, установив курсор в нужную часть окна, можно выбрать соответствующее представление с помощью панели представлений. Для возврата к одиночному виду нужно воспользоваться командой Window > Remove Split (Окно > Снять разделение). Одиночное представление, открытое в нижней части комбинированного, связано с представлением, открытым в верхней части. Так, если оба представления содержат  шкалу времени, то она синхронизируется, и прокрутка вдоль шкалы одной части окна приводит к автоматической прокрутке другой. Например, при одновременном просмотре диаграммы Ганта и диаграммы использования задач, благодаря этой особенности комбинированных представлений данные о работе отображаются на диаграмме использования задач точно под отрезком, соответствующим этой задаче на диаграмме Ганта данные отражаемые в нижнем представлении, также связаны с данными верхнего представления. В рассматриваемом примере, в нижнем представлении отображается информация только о задаче, выбранной в верхнем представлении, а не все данные, которые обычно отображаются на диаграмме использования задач. И если выделить две задачи на диаграмме Ганта, то в нижнем представлении появится об обеих задачах, а не об одной. Благодаря такой связи составляющих комбинированного представления с его помощью можно просматривать данные в разнообразных срезах. Например, диаграмма Ганта может быть совмещена с графиком ресурсов. На графике ресурсов можно просматривать информацию о работе любого из ресурсов, задействованных в выделенных на диаграмме Ганта задачах, причем работа над выделенными задачами отображается особым цветом. Светлые столбцы обозначают работу ресурса над выделенной задачей, темные - работу над всеми остальными. При этом столбцы графика ресурсов расположены под соответствующими отрезками диаграммы Ганта

Для того чтобы сохранить удачно подобранные настройки, стоит создать представление и сконфигурировать его в соответствии с ними. Это гарантирует,  что настройки можно будет использовать в дальнейшем при просмотре информации как текущего проекта, так и других.

Использование окон.

MS Project позволяет открывать несколько окон с разными представлениями проектного файла. Т.е. можно открыть новое окно и просматривать в нем другое представление уже открытого файла. Переключение между открытыми в разных окнах представлениями происходит либо с помощью меню Window (Окно), либо с помощью панели задач, если включен режим отображения окон представлений на этой панели.

Переключение между представлениями с помощью панели представлений не очень удобно при редактировании данных, поскольку при переходе в новое представление курсор оказывается в тол же строке таблицы, в которой он был в предыдущем и его надо перемещать в нужную строку. Если же представления открыты в разных окнах, то при переключениях между ними сохраняются прежние положение курсора в таблице, выделения и пр.

Кроме того, в нижней части комбинированного представления отображаются только связанные с верхним представлением данные. Но  часто нужно просматривать в нижней части комбинированного представления проектные данные в формате другого представления. И в этом случае работа с окнами удобнее: открыв два или больше представлений в разных окнах, можно совместить их в одном окне MS Project и работать с ними. Кроме того, в каждом из окон может быть отображено комбинированное представление.

Страницы: 1, 2, 3