Документация кабинета информатики.Стендовый доклад. Менеджмент и маркетинг информационной деятельности.

ВОСТОЧНО - СИБИРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ

АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ и ИСКУССТВ

Менеджмент информационных технологий

Менеджмент и маркетинг информационной деятельности

Стендовый доклад.

Документация кабинета информатики.

Выполнили студенты 2-го курса очного отделения 423-1 группы. Специальность

351400 «Прикладная информатика в социально-культурной сфере». Квалификация

«Информатик-технолог»:

Алексеев Сергей Николаевич

Поняев Алексей Борисович

Научный руководитель:

Леонтьева Светлана Леонидовна

Улан-Удэ

2003г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ ПО КАБИНЕТУ ИНФОРМАТИКИ

1.1. Создание таблиц

1.2. Создание запросов

1.3. Создание форм

1.4. Создание отчетов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ВВЕДЕНИЕ

Использование баз данных и информационных систем становиться неотъемлемой

составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования

преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает

освоение принципов построения и эффективно применение соответствующих

технологий и программных продуктов: систем управления баз данных, CASE -

систем автоматизации проектирования, средств администрирования и защиты

баз данных и других.

От правильного выбора инструментальных средств создания информационных

систем, определение подходящей модели данных, обоснование рациональной

схемы построения баз данных, организация запросов к хранимым данным и ряда

других моментов во многом зависит эффективность функционирования

разрабатываемых систем. Все это требует осознанного применения

теоретических положений и инструментальных средств разработки баз данных и

информационных систем.

В данной курсовой работе осуществлена разработка базы данных для кабинета

информатики. Целью ее разработки является автоматизация учета хранящейся

документации: книг, журналов, компакт - дисков, дипломных и курсовых

работ, научных работ преподавателей факультета МИТ.

База данных «Документация кабинета информатики» была создана в Access,

который представляет собой мощную программу управления данными,

предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется

только в составе профессионального пакета Office.

Microsoft Access, обладает всеми чертами классической СУБД, предоставляет

и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и

простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с

базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение,

работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям

пользователя по управлению данными.

ГЛАВА 1. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ

ПО КАБИНЕТУ ИНФОРМАТИКИ

1.1. Создание таблиц

СУБД Microsoft Access предоставляет несколько способов создания пустых

таблиц, что отображено в диалогом окне «Новая таблица», показано на рис.

1.

0x01 graphic

Рис. 1. Создание таблиц

На пример, можно создать таблицу с помощью мастера или посредством ввода

данных прямо в пустой бланк сетки данных. В последнем случае при

сохранении введенных данных каждому столбцу (полю) автоматически

назначается соответствующий тип и формат данных. В сетке данные

отображаются в виде столбцов и строк, что внешне напоминает вид

электронных таблиц. В данной курсовой работе мы, будем создавать таблицы в

режиме конструктора, т.к. в этом случае существует больше возможностей для

установления необходимых параметров полей.

В режиме конструктора необходимо заполнить столбцы имя поля, тип данных и

описание показанное на рис. 2.

Базы данных «документация кабинета информатики» состоит из нескольких

основных таблиц:

* Книги;

* Журналы;

* Компакт - диски;

* Формуляр читателя;

0x01 graphic

Рис. 2. Табл. «Формуляр читателя», представленная в режиме конструктора

В таблице «Книги» содержится информация о книгах числящихся на кафедре

МиМИД. Здесь имеются следующие поля: КодКниги (для идентификации книги в

базе даных), Читатель (определяет читателя, взявшего книгу), Заголовок

(указывается заголовок книги), Автор(ы) (указывает автора или авторов

книги), Место издания (где издана книга), Издательство (кем издана данная

книга), Год (год издания),Страницы (объем данной книги), Экземпляры

(количество экземпляров), На руках (указывает на то, что книга на руках

или нет). В таблице 1.1. показаны типы данных и описание полей «Книги».

Таблица 1.1.

Характеристика полей «Книги»

+---------------------------------------------------------+

| Имя элемента | Тип данных | Описание |

|--------------+--------------------+---------------------|

| КодКниги | Счетчик | 15 |

|--------------+--------------------+---------------------|

| Читатель | Текстовый (5) | Федорова |

| | | Александра. |

|--------------+--------------------+---------------------|

| Заголовок | Текстовый (200) | CORELDRAW 6.0 |

|--------------+--------------------+---------------------|

| Автор(ы) | Текстовый (50) | Таяновский П. |

|--------------+--------------------+---------------------|

| Место из-ия | Текстовый (20) | Киев |

|--------------+--------------------+---------------------|

| Изд-во | Текстовый (20) | \\\\\\\"BHV\\\\\\\" |

|--------------+--------------------+---------------------|

| Год | Числовой | 1996 |

|--------------+--------------------+---------------------|

| Страницы | Числовой | 416 |

|--------------+--------------------+---------------------|

| Экземпляры | Числовой | 1 |

|--------------+--------------------+---------------------|

| На руках | Логическое | Да |

| | (Да/Нет) | |

+---------------------------------------------------------+

Таблица «Журналы» содержит информацию о журналах. В нее включены семь

полей: КодЖурнала (для идентификации журнала в базе данных), Читатель

(устанавливает читателя взявшего журнал), Заголовок (указывает заголовок

журнала), Номер (определяет номер выпуска), Год (год издания), Количество

экземпляров (число данных журналов), На руках (указывает, имеется ли

журнал на кафедре). Основные характеристики полей приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2.

Характеристика полей «Журналы»

+---------------------------------------------------------+

| Имя элемента | Тип данных | Описание |

|-----------------+----------------------+----------------|

| КодЖурнала | Счетчик | 150 |

|-----------------+----------------------+----------------|

| Читатель | Текстовый (5) | |

|-----------------+----------------------+----------------|

| Заголовок | Текстовый (200) | МИРInternet |

|-----------------+----------------------+----------------|

| Номер | Числовой | 2 |

|-----------------+----------------------+----------------|

| Год | Числовой (20) | 2002 |

|-----------------+----------------------+----------------|

| Кол-во экз. | Числовой(20) | 2 |

|-----------------+----------------------+----------------|

| На руках | Логический (Да/Нет) | Нет |

+---------------------------------------------------------+

Следующей таблицей является «Компакт - диски». В ней представлены

следующие поля: КодКД (показывает код диска), Читатель (определяет

читателя взявшего компакт - диск), Название диска (наименование диска),

Номер (указывает номер для дисков, прилагающихся к журналу), Год

(определят год выпуска диска), Количество экземпляров (число компакт -

дисков), На руках (показывает, имеется ли диск на кафедре). Основные

характеристики полей приведены в таблице 1.3.

Таблица 1.3.

Характеристика полей «Компакт - диски»

+---------------------------------------------------------+

| Имя элемента | Тип данных | Описание |

|----------------+------------------+---------------------|

| КодКД | Счетчик | 21 |

|----------------+------------------+---------------------|

| Читатель | Текстовый (5) | Федорова Александра |

|----------------+------------------+---------------------|

| Название диска | Текстовый (200) | КОМПЬЮТЕРПРЕСС |

|----------------+------------------+---------------------|

| Номер | Числовой | 4 |

|----------------+------------------+---------------------|

| Год | Числовой | 2000 |

|----------------+------------------+---------------------|

| Кол-во экз. | Числовой | 1 |

|----------------+------------------+---------------------|

| На руках | Логический | Да |

| | (Да/Нет) | |

+---------------------------------------------------------+

В состав таблицы «Формуляр читателя» входят следующие столбцы: Код

Читателя (определяет номер читателя), Фамилия, Имя и Отчество (указывают

фамилию, имя и отчество читателя, соответственно), №группы (обозначает в

какой группе обучается студент), Факультет (указывает название факультета

читателя), Национальность (показывает национальность), Пол (идентифицирует

пол читателя), Год рождения (дата рождения), Отчислен (показывает по

каким причинам читатель выбыл, взял академический отпуск), Кафедра

(указывает название кафедры читателя), Соц. положение (определяет

социальное положение читателя), Форма образования (указывает форму

образования, для студентов), По образованию (показывает какое у читателя

образование), Домашний адрес, № телефона и № паспорта (для идентификации

адреса, № телефона и № паспорта читателя, соответственно), Год (показывает

дату записи в библиотеку кафедры МиМИД). Данная таблица имеет связи с её

предками и показаны в Прил. 3.

Характеристики вспомогательных таблиц даны в приложении 4

1.2. Создание запросов.

В Microsoft Access для создания запросов, также как и в других объектах,

предоставляет ряд мастеров. Мастера позволяют в диалоге с пользователем

построить простые и перекрёстные запросы, запросы на выборку повторяющихся

записей или значений полей в таблице или записей без подчинённых. Основным

средством разработки запросов, реализующим все возможности диалогового

средства QBE, является конструктор.

Наиболее распространённым типом запроса является запрос на выборку. Запрос

на выборку отбирает поля из одной или более таблиц по заданным условиям, а

затем отображает их в нужном порядке. На основе запроса на выборку

создаются запросы других типов.

Так же как и таблицы с помощью конструктора мы создали запросы. В общей

сложности было создано восемь запросов:

* «Читатели: преподаватели и сотрудники»;

* «Читатели: студенты»;

* «Журналы на кафедре»;

* «Журналы на руках»;

* «Книги на кафедре»;

* «Книги на руках»;

* «Компакт - диски на кафедре»;

* «Компакт - диски на руках».

Запрос «Читатели: преподаватели и сотрудники» основан на двух таблицах

имеющих между собой связь вида 1 : М: «Социальное положение» и «Формуляр

читателя». Из таблицы «СП» добавлено поле социальное положение которое

имеет условие отбора следующего вида (\\\\\\\"Преподаватель\\\\\\\" Or \\\\\\\"Сотрудник\\\\\\\")

предназначенное для вывода всех преподавателей и сотрудников академии

введенных в базу данных. А так же из таблицы «Формуляр читателя» добавлены

следующие поля: ФИО, факультет, национальность, кафедра, пол. «Читатели:

студенты» базируется на таблицах имеющих связь вида М : 1: «Формуляр

читателя» и «Группы». В поле группы (табл. «Группы») было введено условие

отбора ([Введите группу:]), при открытии запроса, необходимо ввести номер

группы, например, 423-1.

Из таблицы «Журналы» в конструктор были добавлены поля (Читатель,

Заголовок, Номер, Год, Кол-во экземпляров, на руках), и на основе их были

созданы запросы «Журналы на руках» и «Журналы на кафедре». Эти запросы

отличаются друг от друга тем, что поле На руках имеет условия отбора,

которые позволяют выводить списки журналов находящихся у

читателей(«Журналы на руках») или на кафедре («Журналы на кафедре»). На

рис. 3 показан запрос «Журналы на кафедре» в режиме конструктора.

Все остальные запросы сделаны подобным образом.

0x01 graphic

Рис. 3. Запрос «Журналы на кафедре»

1.3. Создание форм

Access предоставляет широкие возможности для конструирования форм -

графического диалогового интерфейса пользователя

Формы являются основой разработки диалоговых приложений. Через формы можно

загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов -

источников, просматривать данные, а также их корректировать. Работая с

формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять

значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать

вводимые данные, устанавливать ограничения на доступ к данным, выводить

необходимые сообщения.

При работе с формой может выполняться обработка событий, инициируемых

пользователем или наступающих в процессе работы с формой. Форма может

создаваться для управления приложением пользователя. Типовые процедуры

формируются автоматически при создании элементов формы. Такими элементами,

например, являются, графические кнопки, с которыми могут связываться

события следующих категорий:

* переход по записям, обработка записей (добавление, удаление, печать,

восстановление);

* работа с формой (открытие, закрытие, изменение фильтра; обновление

Страницы: 1, 2, 3